Ha nem menti el a munkáját egy Office-dokumentumban, munkafüzetben vagy prezentációban, az alkalmazás bezárásakor vagy a számítógép kikapcsolásakor minden beírt elem eltűnik. A munka elmentése későbbi használatra tárolja. Amikor megjelenik a „később”, a fájlt többféleképpen megnyithatja.
Az adatfájlok mentésének, megnyitásának és nyomtatásának lépései szinte teljesen megegyeznek az egyes alkalmazásokban, így egy programban való elsajátítása nagy előnyt jelent a többi programban. Ebben a fejezetben azokat az alapvető készségeket láthatja, amelyek jól szolgálják az adatfájlokkal való munkavégzést, függetlenül attól, hogy melyik programot használja.
Minden alkalmazásban a legutóbb használt fájlokra mutató hivatkozások megjelennek a Fájl menüben, a Legutóbbi listában. Kattintson a Fájl gombra, majd a Legutóbbi kategóriára; majd kattintson bármelyik nemrég használt fájlra a gyors újranyitáshoz.

Ahogy több fájlt nyit meg és ment, a legutóbb használt fájlok listája módosul. Ha meg szeretne győződni arról, hogy egy adott fájl a listán marad, kattintson a tőle jobbra található gombostű ikonra.
Ha a megnyitni kívánt fájl nem jelenik meg a Legutóbbi listában, kattintson a Megnyitás parancsra (Fájl→Megnyitás) a Megnyitás párbeszédpanel megjelenítéséhez. Innen kiválaszthatja a kívánt fájlt, majd kattintson a Megnyitás gombra.
![Meglévő dokumentum megnyitása az Office 2010-ben]()
Ha egy fájlt az alapértelmezett mappától eltérő helyen szeretne megnyitni, akkor a Megnyitás párbeszédpanelen a Mentés másként párbeszédpanelhez hasonlóan más tárolási helyekre válthat.