Jelentés készítése a Crystal Reports segítségével 10

Amikor elindítja a Crystal Reports 10-et, általában három dolog egyikét kell tennie: jelentést készíteni, jelentést módosítani, vagy jelentést futtatni az adatbázisban lévő adatok alapján. A jelentések adatokat vesznek egy adatbázisból, feldolgozzák, formázzák, majd kiadják a nyomtatóra, a számítógép képernyőjére vagy a webhelyre.

A Crystal Reports egy mintaadatbázist tartalmaz, amelyet gyakorláshoz használhat. Ez egy Microsoft Access adatbázis egy Xtreme Mountain Bikes Inc. nevű fiktív cég számára.

Az xtreme.mdb adatbázis számos adatbázistáblát tartalmaz, amelyek reprezentálják azokat a táblázatokat, amelyeket egy igazi kerékpárgyártó tarthat fenn. A táblázatok tele vannak mintaadatokkal, amelyeket a Crystal Reports segítségével kezelhet és megjeleníthet. Ezeket a mintaadatokat használhatja első jelentésének alapjául.

Jelentés készítéséhez ismernie kell néhány dolgot:

• Az adatbázis mely táblái tartalmazzák a kívánt adatokat

• Milyen adatelemeket szeretne ezekben a táblázatokban

• Milyen manipulációkat kell végrehajtani az adatokkal, hogy megkapja a kívánt információt

• Hogyan szeretné formázni a jelentést

• Függetlenül attól, hogy a jelentés felhasználói fekete-fehér nyomtatóról, színes nyomtatóról, helyi számítógép képernyőjéről vagy webhelyről kérik le

E bevezető céljaira (és egyelőre) képzelje el, hogy mindezt már tudja.

A Crystal Reports indítása 10

Valószínűleg azért választotta a Crystal Reports-t, mert van egy adatbázisa, amely az Ön számára fontos információkat tartalmaz. Minden valószínűség szerint az adatbázisban lévő adatok idővel változnak, és Ön lépést szeretne tartani az aktuális állapotával. Meg lehet letölteni kívánt információt azáltal SQL lekérdezések, de ez már túl sok lenne, mint a munka. Sokkal jobb, ha jelentést hoz létre a Crystal Reports segítségével, majd bármikor lefuttatja a jelentést, amikor csak az érdeklődésre számot tartó információk legfrissebb állapotát szeretné. A jelentést csak egyszer kell elkészíteni, de többször is lefuttathatja, így minden egymást követő futtatással megkapja a legfrissebb eredményeket. Nem kell megtanulnia az SQL-t vagy bármely más módszert az adatok adatbázisokból való kiemelésére. A Crystal Reports segítségével készített jelentések könnyen összeállíthatók, könnyen olvashatók és könnyen érthetők. Mi lehet jobb?

A jelentéskészítés első lépése a Crystal Reports elindítása a Windows Start menüjéből. Ha ezt megteszi, megjelenik a Crystal Reports főablakja, és megjelenik a párbeszédpanel, amely üdvözli a Crystal Reports szolgáltatásban.

Három lehetőség közül választhat. Létrehozhat egy Crystal Reports dokumentumot a Jelentésvarázsló segítségével vagy üres jelentéssel kezdve. Alternatív megoldásként megnyithat egy már létező jelentést annak módosításához vagy futtatásához.

Bár a Jelentésvarázsló időt és munkát takaríthat meg, korlátozza a jelentés formáját. Tehát ez a fejezet közvetlenül a lényegre vezet, és bemutatja, hogyan hozhat létre jelentést a maga módján, üres jelentésből indulva a Jelentésvarázsló használata helyett.

Az Üres jelentés opció használata

Ha a nulláról szeretne jelentést készíteni, az üres jelentés opcióval kezdve, kövesse az alábbi lépéseket:

1. Indítsa el a Crystal Reports programot.

Megjelenik az Üdvözli a Crystal Reports párbeszédpanel.

2. Válassza az Üres jelentésként lehetőséget, majd kattintson az OK gombra.

Megjelenik az Adatbázis-szakértő párbeszédpanel, amely megmutatja a lehetséges helyeket, ahol megtalálhatja az adatok forrását.

3. Az Elérhető adatforrások panelen kattintson az Új kapcsolat létrehozása mappa bal oldalán található pluszjelre a kibontásához.

Ezt a mappát választja, amikor jelentést készít a semmiből. Amikor csatlakozik egy adatbázishoz, a Crystal Reports megjegyzi, hogy hol van.

4. Kattintson duplán az adatforrásnak megfelelő adatbázistípusra.

A Crystal Reports számos különböző adatbázistípust ismer fel. Ki kell választani a megfelelőt. Ha nem tudja, melyik típus a helyes, kérdezzen meg valakit, aki ismeri az adatforrást. A példa követéséhez kattintson duplán az Access/Excel (DAO) elemre. Megjelenik az Access/Excel (DAO) párbeszédpanel, amely megkérdezi, hogyan csatlakozhat az adatforráshoz.

5. Kattintson az Adatbázis neve mezőtől jobbra található ellipszis (…) gombra.

Megjelennek a rendszeren lévő Access és Excel fájlok. Ez a példa egy xtreme nevű Access adatbázisfájlt használ. Lehet, hogy ez nem olyan egyszerű, mint amilyennek hangzik – a fájl a D:Program FilesCrystal DecisionsCrystal Reports 10SamplesEnDatabasesxtreme.mdb címen található.

Előfordulhat, hogy böngésznie kell, hogy megtalálja ezt a fájlt a rendszerén.

6. Kattintson a Befejezés gombra.

A Database Expert újra megjelenik az xtreme adatbázis csatlakoztatásával.

7. Bontsa ki a Táblázatok csomópontot, majd kattintson duplán arra a táblázatra, amelyre a jelentést alapozni szeretné.

Az Elérhető adatforrások panelen lévő fa számos csomópontból áll, amelyek közül néhány elágazik a többitől. Minden adatforráshoz négy ilyen csomópont ágazik el: Parancs hozzáadása, Táblázatok, Nézetek és Tárolt eljárások.

8. A példa követéséhez bontsa ki a Táblázatok csomópontot, majd kattintson duplán a Termék elemre.

Ezzel átmásolja a Termék táblázatot az Elérhető adatforrások panelről a Kijelölt táblák panelre.

9. Kattintson az OK gombra a Database Expert bezárásához.

Egy üres jelentés tölti ki az ablakot.

A Tervezés lapon (a bal szélen) a jelentés öt része látható:

• Jelentés fejléc: Csak a jelentés tetején jelenik meg, és ez az első dolog, amit a néző lát.

• Oldalfejléc: A jelentés fejléce alatt és a jelentés összes többi oldalának tetején jelenik meg.

• Részletek: A jelentés tényleges tartalma.

• Jelentés lábléc rész: A jelentés utolsó részletes információja után jelenik meg.

• Oldalláb: A jelentés minden oldalának alján jelenik meg.