Jelentés futtatása ACT-ben! 2005

A következő lépések minden ACT-re vonatkoznak! jelentéseket. A párbeszédpanel minden jelentésnél ugyanaz. A futtatott jelentéstől függően azonban előfordulhat, hogy egyes opciók nem érhetők el, és ezért szürkén jelennek meg.

ACT-t futtatni! jelentést, csak kövesse az alábbi lépéseket:

1. Végezze el a keresést vagy jelenítse meg a jelentésbe felvenni kívánt kapcsolatfelvételi rekordot vagy rekordokat.

Minden út ACT-ben! vezetni – vagy legalább elhaladni – a keresést. A jelentés futtatása előtt döntse el, hogy melyik kapcsolattartó vagy csoport adatait szeretné belefoglalni a jelentésbe. Futtathat például egy Előzmények összefoglaló jelentést egyetlen névjegyhez, vagy egy Kapcsolatfelvételi jelentést egy állam vagy régió összes partneréhez. Felvehet adatokat az aktuális névjegy- vagy csoportrekordból, az aktuális névjegy- vagy csoportlekérdezésből, vagy az összes névjegyből vagy csoportból.

2. A jelentés futtatása előtt rendezze a névjegyeket, ha azt szeretné, hogy a névjegyek a jelentésben meghatározott sorrendben jelenjenek meg.

Szeretné, hogy a névjegyek ábécé sorrendben jelenjenek meg cégnév vagy vezetéknév szerint? Ha sok ismerőse van Smith vezetéknévvel, akkor vállalat vagy állam szerint szeretné rendezni őket? Ezeket a döntéseket meg kell hoznia az ACT végrehajtása előtt! jelentés.

A névjegyek rendezése kétféleképpen történhet: Legfeljebb három feltétel szerint rendezheti a Szerkesztés -> Rendezés menüpontot, vagy rendezheti a névjegyet kritérium szerint, ha rákattint a névjegylista megfelelő címsorára.

3. Válassza a Jelentések menüt, majd válassza ki a futtatni kívánt jelentés nevét. (Ha olyan jelentést szeretne futtatni, amely nem jelenik meg a menüben, válassza a Jelentések –> Egyéb kapcsolatfelvételi jelentések menüpontot, és válassza ki a megfelelő jelentést.)

Megnyílik a Szűrők meghatározása párbeszédpanel. Az Általános fül minden ACT-hez azonos! az Ön által létrehozott jelentések.

4. A Jelentés kimenetének küldése legördülő listában válassza ki a jelentés kimenetét:

• Előnézet: Válassza az Előnézet opciót, ha egyáltalán tétovázik a jelentéskészítési képességeit illetően. A képernyőn megjelenik a jelentés előnézete. A jelentés előnézetének megtekintése után nyomtassa ki vagy futtassa újra, ha nem úgy néz ki, ahogyan szerette volna.

• Rich-Text File: RTF-fájlként menti a jelentést, amelyet a Wordben nyithat meg.

• HTML fájl: HTML fájlként menti a jelentést. Válassza ezt a lehetőséget, ha a jelentést a webhelyén szeretné használni.

• PDF fájl: PDF fájlként menti a jelentést, amely az Adobe Readerben olvasható.

• Szövegfájl: TXT-fájlként menti a jelentést, amelyet számos szoftverrel olvashat, beleértve az Excelt is.

• Nyomtató: Ha teljesen biztos abban, hogy a jelentést az első alkalommal megfelelően nyomtatja ki, hajrá! Ez a beállítás közvetlenül az alapértelmezett nyomtatóra küldi a jelentést.

• E-mail: Az elmentett jelentést e-mail üzenet mellékleteként küldi el. A mellékletnek .rpt kiterjesztése van, és csak azok a címzettek olvashatják, akik rendelkeznek ACT! telepítve a számítógépükre.

5. A Jelentés létrehozása ehhez területen adja meg a jelentésbe felvenni kívánt névjegyeket.

A választási lehetőségek magától értetődőek. Futtassa a jelentést az aktuális kapcsolatról, az aktuális keresésről vagy az összes névjegyről.

Ha rendezte a névjegyeket, jelölje be az Aktuális keresés választógombot, még akkor is, ha az összes névjegyet fel szeretné venni az adatbázisba. Ha nem választja ezt a lehetőséget, a jelentésben szereplő névjegyek nem az Ön által megadott rendezési sorrendben jelennek meg.

6. Jelölje be a „Saját rekordok kizárása” jelölőnégyzetet, hogy kizárja a jelentésben szereplő adatokat a Saját rekordból.

Ez a lehetőség nem minden jelentésnél érhető el.

7. A Felügyelt adatok használata területen válassza ki a jelentésbe felvenni kívánt kapcsolattartók Rekordkezelőjét.

• Minden felhasználó: Az adatbázis összes felhasználója által kezelt kapcsolatfelvételi rekordokat tartalmazza.

• Kiválasztott felhasználók: Az adatbázis kiválasztott felhasználói által kezelt kapcsolatfelvételi rekordokat tartalmazza. Ha Ön az adatbázis egyetlen felhasználója, csak az Ön neve jelenik meg a listában.

8. A Tevékenységek, Megjegyzés és/vagy Előzmények lapon válassza ki a megfelelő beállításokat.

• A Tevékenységek lapon válassza ki a tevékenységek típusát és a tevékenységek megfelelő dátumtartományát a jelentésben.

• A Jegyzet és előzmények lapon válassza ki az előzmények típusát és a megfelelő dátumtartományt, amelyet belefoglal a jelentésébe.

• A Kezelt adatok használata területen válassza ki azokat a felhasználókat, akiknek az adatait fel szeretné venni a jelentésbe.

9. Kattintson a Lehetőség fülre, ha értékesítési jelentést futtat.

• Az Értékesítési lehetőségek területen válassza ki, hogy fel kívánja-e venni az értékesítési lehetőségeket, a lezárt/megnyert értékesítéseket és/vagy az elveszett értékesítéseket a jelentésben.

• A Dátumtartományon belül legördülő menüben adja meg a jelentésbe felvenni kívánt értékesítési lehetőségek dátumtartományát.

• A Felügyelt adatok használata területen válassza ki, hogy az összes felhasználó vagy a kiválasztott felhasználó adatait tartalmazza-e az adatbázisban.

10. Kattintson az OK gombra.

TÖRVÉNY! futtatja a jelentést. Ha nem elégedett az eredménnyel, futtassa le ugyanazt a jelentést másodszor is más feltételekkel, vagy próbáljon meg másik jelentést futtatni.