Hogyan tervezzünk jövőbeli Zoom-találkozót

Ahogy Dwight D. Eisenhower volt elnök egyszer okosan megjegyezte: „A tervek semmit sem érnek, de a tervezés minden. A Zoom kontextusában a spontán találkozó összehívásának van értelme bizonyos körülmények között, különösen akkor, ha a szöveges kommunikáció egyszerűen nem működik. A végletekig azonban minden ember munkája kezelhetetlen, sőt egyenesen kaotikus lenne, ha nem tudná legalább megtervezni a napjait.

Ebből a célból a Zoom megkönnyíti a jövőbeli találkozók ütemezését másokkal és a résztvevők regisztrációjának nyomon követését. Sőt, az értekezletek ütemezésével további funkciókat is felszabadíthat, amelyek minden érintett számára értékesebbé tehetik megbeszéléseit.

Zoom-találkozó ütemezése

Ha előre meg szeretne ütemezni egy találkozót egy egyénnel vagy emberek csoportjával, kövesse az alábbi lépéseket:

Kattintson a Kezdőlap ikonra az asztali kliens tetején.

Kattintson a kék ütemezés gombra. A Zoom megjeleníti a Megbeszélés ütemezése ablakot.

Egy jövőbeli Zoom-találkozó ütemezése.

Testreszabhatja a megbeszélés beállításait. Meg tudod változtatni

• Téma és leírás
• Dátum
• Kezdési és befejezési idő
• Találkozó azonosítója
• Hang és videó lehetőségek
• Integráció harmadik féltől származó naptáreszközökkel, mint például a Microsoft Outlook és a Google Calendar
• Speciális beállítások, beleértve azt is, hogy hozzárendelt-e alternatív gazdagépeket

  Ha az értekezletazonosítóhoz az Automatikus generálás lehetőséget választja, akkor a Zoom egyedi, eldobható számot állít elő és terjeszt. Más szóval, nem fogja használni a PMI-jét ezen a megbeszélésen.

Ha végzett, kattintson a kék Ütemezés gombra. Most ütemezte be a találkozót. A Zoom egy értekezlet-megerősítő üzenetet jelenít meg az összes lényeges információval, például az itt láthatóval.

Ütemezett Zoom-találkozó megtekintése.

Az értekezlet visszaigazolásából a kapcsolódó gombokra kattintva a következő műveleteket hajthatja végre:

• Megnyitás: Megnyitja a naptárt a számítógép alapértelmezett naptárprogramjában.
• Bezárás: Bezárja az ablakot.
• A meghívó másolása: a vágólapra küldi az értekezlet adatait. Innen beillesztheti egy e-mailbe vagy bárhová, ahol csak akarja.

Tekintse meg ütemezett értekezleteit a Zoom asztali kliens tetején található Meetings ikonra kattintva.

Bár eszközönként egyszerre csak egy találkozót rendezhet, tetszőleges számú találkozót ütemezhet előre.

A Zoom segítségével a felhasználók megbeszéléseket ütemezhetnek a webportálon és a különböző böngészőbővítményeken keresztül.

Az ütemezett értekezlet szerkesztése

Mondja el, hogy sikeresen ütemezte a találkozót. Átgondolva azonban úgy dönt, hogy szeretne néhány változtatást végrehajtani. Persze, ócsárolhatja megbeszéléseit, és pusztítást végezhet mások naptárában. Egy jobb módszer azonban a meglévő értekezlet szerkesztése – amit a Zoom segítségével könnyedén megtehet az alábbi lépések követésével:

A Zoom internetes portálon a Személyes fejléc alatt kattintson a Találkozók elemre.

Kattintson a szerkeszteni kívánt értekezlet nevére. A Zoom alapvető információkat jelenít meg a tervezett értekezletről.

Kattintson az oldal jobb alsó sarkában található fehér Szerkeszti ezt a találkozót gombra.

Végezzen bármilyen változtatást, amit szeretne. A következőket módosíthatja:

• Téma
• Dátum és kezdési és befejezési idő
• Találkozó azonosítója
• Hang és videó lehetőségek
• Speciális beállítások, beleértve azt is, hogy hozzárendelt-e alternatív gazdagépeket

Kattintson a kék Mentés gombra.

Gyűjtsd össze a résztvevők véleményét szavazásokon keresztül

Bruce megbeszélt egy közelgő találkozót az E Street Band tagjaival. A hívás során mindenki visszajelzését szeretné kérni. Természetesen a résztvevők beszólhatnak és szöveges megjegyzéseket is beírhatnak a csevegőablakba. Az ilyen típusú strukturálatlan adatok gyakran értékesek, de az összegyűjtésük általában zavaros és időigényes, különösen nagyobb csoportok esetén. A strukturált adatok sokkal könnyebben gyűjthetők és elemezhetők. Ebből a célból Sok esetben jobb módszer egy közvélemény-kutatás lebonyolítása, amely azonnal megjeleníti az eredményeket.

A Zoom a szavazásokat a prémium előfizetéssel rendelkező ügyfelek számára fenntartja.

Lekérdezés engedélyezése fiókszinten

Ha engedélyezni szeretné a szavazást egy szervezet összes tagja számára, az adminisztrátornak vagy tulajdonosnak követnie kell az alábbi lépéseket:

A Zoom internetes portálon az Adminisztráció fejléc alatt kattintson a Fiókkezelés elemre.

Kattintson a Fiókbeállítások elemre.

A Lekérdezés rész alatt kattintson az oldal jobb oldalán található váltógombra. Kék színűvé válik. A Zoom egy új ablakot jelenít meg, amelyben a választás megerősítésére kéri.

Kattintson a kék Bekapcsolás gombra. A Zoom megerősíti, hogy frissítette a beállításait.

A szavazást fiókszinten csak egyszer kell engedélyeznie.

Szavazás létrehozása az ütemezett találkozóhoz

A szavazások aktiválása után létrehozhat egy vagy több szavazást egy közelgő találkozóhoz:

A Zoom internetes portálon a Személyes fejléc alatt kattintson a Találkozók elemre.

Az oldal bal oldalán, a Közelgő találkozók alatt kattintson arra a megbeszélésre, amelyre szavazást szeretne ütemezni.

Görgessen le az oldal aljára, és kattintson a fehér Hozzáadás gombra a Még nem hozott létre szavazást szavak mellett.

A megjelenő ablakban írja be a kérdés címét.

(Opcionális) Jelölje be a Névtelen jelölőnégyzetet, ha el szeretné rejteni a résztvevők válaszait.

Írja be a kérdés nevét.

A kapcsolódó jelölőnégyzet bejelölésével jelezze, hogy a kérdés egy- vagy többválasztásos.

Írja be a lehetséges válaszokat a szövegmezőkbe.

(Opcionális) A kérdések hozzáadásának folytatásához kattintson a + Kérdés hozzáadása lehetőségre, és ismételje meg a 4–8. lépéseket.

Ha befejezte a szavazás beállítását, kattintson a kék Mentés gombra.

Most megtekintheti a szavazást, ahogy ez az ábra is mutatja.

Szavazás mentve a jövőbeli Zoom-találkozóhoz.

Ne feledje, hogy a Zoom a szavazásokat bizonyos felhasználók PMI-jéhez köti, ami egy kisebb, de fontos szempont. Tegyük fel, hogy Hanknak meg kell beszélnie egy találkozót a többi DEA-ügynökkel az irodájában. Két lehetőségét mérlegeli:

• A PMI használata: Ha ezt az utat választja, akkor hozzáférhet az összes szavazáshoz, amelyet a PMI-je alatt hozott létre.
• Lehetővé teszi a Zoom számára, hogy automatikusan generáljon eldobható értekezlet-azonosítót: Ha Hank ezt a lehetőséget választja, akkor a szavazása csak az adott értekezletre vonatkozik. Ennek eredményeként nem tudja újrahasznosítani vagy átvinni egy másik találkozóra.

Akárhogy is, a találkozó egy pontján a házigazdák elindíthatják szavazásukat.

Csinálj, amit akarsz, de nem engedném, hogy a közvélemény-kutatások átruházhatósága befolyásolja a döntését, hogy használja-e PMI-jét vagy sem.

Hogyan kell kezelni a találkozó regisztrációját

Noha nem kötelező, a résztvevők regisztrációjának előírása a jövőbeli találkozókra számos nyilvánvaló előnnyel jár, beleértve a vezetők számának előzetes megszámlálását. Ezen túlmenően egy vállalat vagy az Ön menedzsere előírhat bizonyos üléseken való részvételt.

Mások regisztrációjának előírása a találkozóra

Brandt fontos, az egész osztályra kiterjedő értekezletet tart, és biztosítani akarja, hogy minden alkalmazott részt vegyen. Emiatt regisztrálnia kell az alábbi lépések végrehajtásával:

A Zoom internetes portálon a Személyes fejléc alatt kattintson a Találkozók elemre.

Kattintson annak a találkozónak a nevére, amelynek regisztrációs adatait meg szeretné tekinteni.

Kattintson a fehér Megbeszélés szerkesztése gombra.

Görgessen le a Regisztráció szóhoz, és jelölje be a Kötelező jelölőnégyzetet.

Kattintson a kék Mentés gombra. A Zoom visszaállítja a találkozó főoldalára.

(Opcionális) A Regisztrációs hivatkozástól jobbra másolja ki az egyedi URL-t, vagy kattintson a Meghívó másolása lehetőségre az értekezlet részletesebb információinak megtekintéséhez.

Ossza meg a hivatkozást vagy az értekezlet-információkat az értekezlet összes résztvevője számára, ahogyan Ön választja.

Regisztrálás egy jövőbeli találkozóra

Brandt tíz fős személyzetet irányít. Megkövetelte az emberektől, hogy regisztráljanak a havi találkozójára. Ezenkívül a linket kiosztotta a résztvevőknek, talán még a Zoom Meetings & Chaten keresztül is. Amikor mások erre az URL-re kattintanak, az itt láthatóhoz hasonló űrlapot fognak látni:

Zoom találkozó regisztrációs űrlap.

Regisztráló adatainak megtekintése

Miután a résztvevők kitöltik és elküldik a találkozó regisztrációs űrlapját, a Zoom eltárolja az adataikat. Az alábbi lépésekkel érheti el:

A Zoom internetes portálon a Személyes fejléc alatt kattintson a Találkozók elemre.

Kattintson annak a találkozónak a nevére, amelynek regisztrációs adatait meg szeretné tekinteni.

Görgessen le a Regisztráció fülre, és a Résztvevők kezelése jobb oldalán kattintson a Megtekintés gombra.

A Zoom a képen láthatóhoz hasonló ablakot jelenít meg.

Az értekezletre regisztrálók megtekintése.

Kattintson a Szerkesztés gombra, hogy még jobban testreszabhassa regisztrációs beállításait.