Ha bármelyik Microsoft Office alkalmazásból szeretne nyomtatni, válassza a Fájl→Nyomtatás menüpontot, vagy nyomja meg a Ctrl+P billentyűkombinációt. Ez megjeleníti a Nyomtatási beállításokat a Backstage nézetben. Ezután megadhatja a kívánt nyomtatási beállításokat, majd kattintson a Nyomtatás gombra.
A Nyomtatási beállításoknál található pontos beállítások az egyes alkalmazásokban kissé eltérnek. A közös jellemzők a következők
-
Példányszám: Az alapértelmezett érték 1; ehelyett több példányt is nyomtathat más szám megadásával.
-
Nyomtató: Válasszon a rendszerére telepített nyomtatók legördülő listájából. (Ha csak egy nyomtatója van, a rendszer automatikusan használja.)
-
Beállítások: Adja meg, hogy melyik oldal(oka)t szeretné kinyomtatni, ha nem az egészet. Kinyomtathatja az összeset, az aktuális oldalt, egyéni oldaltartományt vagy a dokumentum tulajdonságait tartalmazó lapot.
-
Egyéb beállítások: Számos speciális beállítás érhető el, mint például a leválogatás, az egy- vagy kétoldalas nyomtatás, az oldal tájolása és a papírméret.

Néha, amikor nyomtat valamit, az nem úgy néz ki, ahogyan azt várta. A képernyőn megjelenő nézet nem egyezik meg a sok esetben kinyomtatott nézettel. (Ez különösen igaz például az Excelben.)
A Nyomtatási előnézet egy speciális nézet, amelyben pontosan úgy láthatja oldalait, ahogyan azok kinyomtatáskor megjelennek. Ha nyomtatás előtt megtekinti a dokumentumot, elkerülheti a felesleges másolatok nyomtatását, valamint a tinta és a papír pazarlását. A Nyomtatási kép a Backstage nézet Nyomtatási beállításaitól jobbra jelenik meg.