Dokumentumok szerkesztése az IBM Workplace Services Express segítségével

Általában szerkesztheti saját dokumentumait az IBM Workplace Services Expressben (WSE), és a dokumentumtár hozzáférési beállításaitól függően csoporttársak dokumentumait is szerkesztheti. Néha azonban egyáltalán nem szerkesztheti a dokumentumokat, még a saját maga által készített dokumentumokat sem.

Könnyen megállapíthatja, hogy szerkeszthet-e egy dokumentumot, mert amikor megnyitja, vagy megjelenik a Szerkesztés gomb, vagy nem.

Íme néhány oka annak, hogy nem tudja szerkeszteni a dokumentumot:

• Előfordulhat, hogy a dokumentumtárat nem lehet úgy beállítani, hogy lehetővé tegye a dokumentumok szerkesztését magának a könyvtárnak a természete miatt.

• A dokumentum zárolva van – vagy valaki más a csapatában szerkeszti, vagy valaki manuálisan zárolta a további módosítások elkerülése érdekében.

Feltéve, hogy egy adott dokumentumot szerkeszthet – mivel rendelkezik a megfelelő hozzáféréssel, és a dokumentum nincs zárolva –, a következő szakaszok bemutatnak néhány további dolgot, amit a dokumentummal a tényleges tartalmának szerkesztése mellett megtehet.

Dokumentum tulajdonságainak szerkesztése

A dokumentum legfontosabb része természetesen a tartalma. De a dokumentumban többről van szó, ami a WSE-t illeti.

Módosíthatja a dokumentum tulajdonságait – azokat a mezőket, amelyeket a WSE minden dokumentumra vonatkozóan nyomon követ –, például a dokumentum nevét, leírását stb. Ez a tartalom mintegy dokumentumot néha metaadatokat. A dokumentum tulajdonságai nagyon fontosak lehetnek annak biztosításához, hogy a csapat többi tagja megtalálja a dokumentumot, különösen akkor, amikor keresik. Minél több információt ad meg a tulajdonságmezőkben, annál valószínűbb, hogy más felhasználók hozzáférhetnek és használhatják a dokumentum tartalmát.

Egy dokumentum tulajdonságainak szerkesztéséhez, akár az Office-ban, akár egy WSE-szerkesztőben hozták létre, kövesse az alábbi lépéseket:

1. Keresse meg és nyissa meg a módosítani kívánt dokumentumot, majd kattintson a Szerkesztés gombra.

Megjelenik a Dokumentum szerkesztése képernyő.

2. A Dokumentum szerkesztése képernyőn módosíthatja a dokumentum címét, leírását vagy előnyben részesített nyelvét.

3. Ha végzett, kattintson a Közzététel, a Beküldés jóváhagyásra vagy a Mentés privát piszkozatként gombra.

A dokumentum mentésre és bezárásra kerül.

Dokumentum cseréje

Alkalmanként előfordulhat, hogy ki kell cserélnie egy dokumentumot, zárat, készletet és hordót. Ezt nem gyakran csinálja, de néha van egy fájl a helyi merevlemezén, amelyet fel kell töltenie egy olyan dokumentum helyett, amely már a könyvtárban van. Mondanunk sem kell, hogy a meglévő dokumentumot véglegesen lecserélték, ezért óvatosan járjon el. Nem cserélheti le a függőben lévő piszkozatként elmentett dokumentumot.

Az alábbi lépésekkel cserélhet le egy dokumentumtárban lévő dokumentumot a számítógépéről származó dokumentumra:

1. Keresse meg és nyissa meg a cserélni kívánt dokumentumot.

2. Kattintson a Csere gombra.

Megjelenik a Dokumentum cseréje űrlap.

3. Kattintson a Tallózás gombra, és válassza ki a merevlemezen azt a fájlt, amelyet csereként szeretne feltölteni.

4. Kattintson a Közzététel, a Beküldés jóváhagyásra vagy a Mentés privát vázlatként gombra.

Az új dokumentum megjelenik a dokumentumtárban, a régi pedig eltűnik.

Dokumentum áthelyezése vagy másolása

Bár a dokumentum másolásának és áthelyezésének lépései szinte azonosak, az eredmények természetesen eltérőek. Amikor másol egy dokumentumot, akkor a dokumentum két azonos verziója kerül két különböző mappába. Amikor áthelyez egy dokumentumot, a dokumentum kikerül az eredeti mappából, és az Ön által megadott mappába kerül.

Az alábbi lépésekkel másolhat vagy helyezhet át egy dokumentumot egy dokumentumtárban:

1. Keresse meg és nyissa meg a dokumentumot.

2. Válassza a További műveletek –> Másolás vagy a További műveletek –> Áthelyezés menüpontot.

Megjelenik a Másolás mappába (vagy Áthelyezés mappába) űrlap.

3. Válassza ki a célmappát, ahová a másolt vagy áthelyezett dokumentumot el szeretné helyezni.

4. Kattintson az OK gombra.

A dokumentum másolásra kerül, vagy az új helyére kerül.