9 nagyszerű zoom-tipp

Ez a lista néhány gyors tanácsot ad a Zoom használatának megkezdéséhez, előnyeinek maximalizálásához és a vele kapcsolatos problémák minimalizálásához. Nem, a következő oldalak nem tartalmaznak átfogó listát arról, hogy mit kell tenni és mit nem, de javaslataimat egy nassolnivaló listába sűrítettem.

©Cabeca de Marmore/Shutterstock.com

Próbálja ki, mielőtt vásárol

Szinte minden népszerű szoftvergyártó elfogadta a freemium üzleti modellt ilyen vagy olyan mértékben. A zoom sem kivétel e szabály alól. Így bárki percek alatt és ingyenesen elkezdheti használni a Meetings & Chat és számos funkcióját. Az alkalmazottak további finomságokhoz juthatnak, ha munkaadóik hasznos kiegészítőkkel frissítik terveiket.

Vegyük fontolóra a Grohl Records-t, a Meetings & Chat új fiktív cégét. Látom Grohl indokait, hogy felrúgja a gumikat, különösen kis léptékben. Például a Grohl vásárol néhány licencet az értékesítési osztályán dolgozó alkalmazottak számára. Bármilyen okból is, az értékesítési képviselők és az ügyfelek küzdenek a Meetings & Chat szolgáltatással. (Ne feledje, hogy egyetlen technológia sem rendelkezik 100 százalékos sikeraránnyal.) Néhány hónap elteltével a Grohl minimális költséggel és megszakítással kereshet egy másik videokonferencia-eszközt.

Fontolja meg cége meglévő nagyítási tervének frissítését

Az biztos, hogy a Zoom alapszintű értekezletek és csevegési csomagja robusztus funkciókat és nagyvonalú korlátokat kínál a hívások hosszára, az értekezlet résztvevőinek számára stb. Sok magánszemély és vállalkozás elégségesnek találja ezt a tervet viszonylag korlátozott igényeik kielégítésére. Nem hibáztatom őket, ha úgy döntenek, hogy kihasználják a cég ingyenes Meetings & Chat szolgáltatását, különösen nehéz gazdasági időkben.

Két okból kifolyólag a legtöbb vállalat számára eljön az a pont, amikor a frissítésnek van értelme. A Zoom kiegészítő funkciói gyakran több mint igazolják névleges költségeiket. Az alaptervben szereplő vállalatok nem használhatnak szerepköröket, felhasználói csoportokat és csevegési csoportokat. Ezenkívül nem tudják rögzíteni a megbeszéléseket a felhőbe, fogadni az értekezletek átiratait, és nem szigorítják a biztonságot. Noha sok kerti Zoom-felhasználó nem igazán ismeri fel ezeknek a funkcióknak a jelentőségét, az informatikusok megérik a sót.

Ha ez az érvelés nem tántorít el, akkor talán ez az érv. A frissítéssel megszűnik a Zoom-felhasználó, és Zoom-ügyfél lesz. Bízzon bennem: A különbség több, mint szemantika kérdése.

Összehasonlításképpen: ha Facebook-ügyfélnek tartja magát, akkor sajnos téved – hacsak nem fizet a közösségi hálózatnak azért, hogy azon hirdethessen. A Google Hangouts, a Facebook új Messenger Rooms szolgáltatásai és más ingyenes videokonferencia-alternatívák szexinek tűnhetnek. Ne feledje azonban, hogy ha Ön semmit sem fizet egy cég termékéért, akkor annak terméke te vagy. Te csak egy eszköz vagy a cél eléréséhez.

Vegye komolyan a biztonságot

Én leszek az első, aki elismeri, hogy a Zoom számos biztonsági és adatvédelmi funkciója súrlódást okoz. Vagyis együttesen megnehezítik a bejelentkezést, a kommunikációt és az együttműködést. Például a 2FA engedélyezése időt vesz igénybe, csakúgy, mint egy hatjegyű ellenőrző kód megkeresése és megadása, amikor bejelentkezik a Zoom internetes portálra. Ugyanez vonatkozik a várótermek engedélyezésére és a találkozó jelszavaira.

A Zoom nem kényszeríti felhasználóit és ügyfeleit arra, hogy e funkciók közül sokat engedélyezzenek, beleértve az előző hármat is. A szervezetben betöltött szerepétől függően előfordulhat, hogy valaki feletted már globálisan beállította ezeket a beállításokat, és végül megkérdőjelezi az aktiválásukat.

Sárgaréz csapás: Ön és kollégái okosan járnak el, ha az óvatosság mellett tévednek. Az Ön üzleti és személyes kommunikációja túlságosan fontos ahhoz, hogy bármi mást tegyen. Sajnos a történelem során túl sokan viselkedtek úgy, mintha a hackerek soha nem törődnének velük, csak azért, hogy megtalálják érzékeny üzeneteiket és fényképeiket a 4chan-on vagy a Dark Web-en.

Hoppá.

Chert átfogalmazva: „Ha vissza tudnák forgatni az időt…”

Tartsa frissítve a nagyítást

Az 1990-es évek közepén a szoftvergyártók általában évente legalább egyszer adtak ki új verziókat és frissítéseket, nem kevésbé csigaposta útján. A telepítés során hajlékonylemezeket vagy CD-ket kellett behelyezni a számítógépbe. A kézi folyamat egy órát vagy többet is igénybe vehet.

Ma ez egy egészen más történet. A szoftvergyártók rendszeresen villámgyorsan adnak ki új verziókat, frissítéseket és javításokat. (Ez a tendencia kihívást jelent a For LuckyTemplates könyvek megírásában , de ez egy másik napra való beszélgetés.)

A lényeg: A Zoom felhasználóinak és ügyfeleinek kötelessége, hogy lépést tartsanak a szoftverfrissítésekkel. A saját károdon hagyd figyelmen kívül az eszközökön lévő piros jelvényeket.

Hozzon létre egy személyes zoom fiókot

Chuck a HHM, egy tekintélyes ügyvédi iroda partnere az új-mexikói Albuquerque-ben. A HHM Zoom licencet vásárolt, Chuck pedig gyakran használja a Zoom-ot, hogy videokonferenciát tartson az ügyfelekkel, amikor otthonról kell dolgoznia.

Használhatja Chuck a HHM Zoom fiókját határozottan nem HHM ügyekre, például amikor videocsevegést folytat volt feleségével, Rebeccával és testvérével, Jimmyvel? Persze, és még az is lehet, hogy megússza. Ennek ellenére érdemes lenne létrehoznia egy külön Zoom-fiókot személyes használatra.

A Zoom adminisztrátorai és tulajdonosai könnyedén futtathatnak különféle taghasználati jelentéseket. Történelmileg sok cég felmondott alkalmazottainak, mert a vállalat tulajdonát és szolgáltatásait saját személyes céljaira használták fel. Nem vagyok munkajogász, de nem valószínű, hogy találsz szimpatikus bírót, ha így veszed igénybe a Zoom szolgáltatásait.

Mérjen kétszer és vágja egyszer

Tegyük fel, hogy olyan Zoom funkcióval készül, amelyet nem ismer. Talán ez egy nagy csoportos találkozó vagy az első Zoom webinárium. Mindkét esetben a próbaüzem az Ön érdekét szolgálja.

Példa: 2020 áprilisában webináriumot tartottam az alma mater Carnegie Mellon Egyetemen a távmunkáról. Ez több okból is simán ment.

Először is, miután beleegyeztem, hogy megtartom a webináriumot, kapcsolatba léptem Melissa Turk webinárium vezetőjével. Néhány hét leforgása alatt mi ketten alapvető információkat cseréltünk a Slack és a Google Docs segítségével. (Osztja az idegenkedésemet a szüntelen e-mail-szálaktól.)

A második és itt a legjellemzőbb, néhány nappal a vetítés előtt 30 perces próba webináriumot tartottunk a Zoomban. (Török széleskörű ismeretei vannak a Zoom webináriumokról.) A hang-, kép- és képernyőmegosztási logisztikát és csavarodást előre kidolgoztuk, nem több száz résztvevő előtt.

Készítsen készenléti tervet a fontos találkozókra

Jobb, ha van, és nem kell, mint kell, és nincs.

— FRANZ KAFKA

Tegye fel, hogy a Zoom segítségével interjút készít álmai munkájához. Lehet, hogy kilátásba helyezi saját cége termékeit és szolgáltatásait. Jó okból nem számít technikai problémákra. Végül is az Ön tapasztalata szerint a Meetings & Chat rendkívül megbízható egy ilyen népszerű eszközhöz képest.

Fogadna azonban az életében, hogy a hívása incidensek nélkül zajlik majd?

Pontosabban: mi történik, ha elveszíti az áramellátást? Mi van, ha a Zoom nem érhető el, vagy a hívási késleltetés meglepően magas? Mit szólnál, ha a hívás egyik kulcsfontosságú résztvevője nem tudja kitalálni a Zoom-ot, vagy a számítógépe összeomlik? Mit csinálsz? Gondolkozz gyorsan. Az óra ketyeg.

Több száz Zoom-hívás után még nem tapasztaltam ilyen katasztrofális forgatókönyveket. Ha azonban előfordulnak, a vérnyomásom nem fog megduplázódni, mert már fel vagyok szerelve egy megfelelő tartalékkal. Jóval azelőtt, hogy elkezdtem volna komolyan használni a Meetings & Chat szolgáltatást, az ingyenes konferenciahívásra hagyatkoztam, egy (nyilvánvalóan) ingyenes szolgáltatásra, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy egyéni csoportos hanghívásokat tartsanak, rögzítsenek, és tetszés szerint mentsenek és terjeszthessenek. (Mellesleg rengeteg hasonló eszköz létezik.)

Tévedés ne essék: Manapság az alapértelmezett preferenciám, hogy az összes hang- és videohívásomat a Meetings & Chaten keresztül tartom, és nem csak azért, mert a Nagyítást kutatom. Teljesen ostobaság azonban, ha nincs készenlétben egy tartalék kommunikációs eszköz arra az esetre, ha a dolgok rosszul sülnének el. Mindig kéznél tartom az ingyenes konferenciahívás szolgáltatáshoz szükséges hitelesítő adataimat, minden esetre.

Várható némi ellenállás a nagyítással szemben az érett cégeknél

Ha valamit megtanultam a vállalati technológia körül töltött éveim során, az az, hogy az emberek általában utálják a változást.

Tegyük fel, hogy egy nagy, sikeres és konzervatív gyógyszergyárnál dolgozik. Nevezzük Hogarth Drugsnak. 40 000 alkalmazottja legalább egy évtizede használja a Webexet elsődleges videokonferencia-eszközként. Ha azonnal rákényszerítik mindegyiküket a Zoom használatára, mert Hogarth Enterprise licencet vásárolt, valószínűleg felborzolja a tollakat. Valószínű, hogy Roger, Syd, és legalább néhány más gusztustalanító talál egy kisebb különbséget a Webex és a Zoom között, és felhajtást csinál belőle. Szervezetpolitika a javából.

Hogarthnak tartsa le a Zoom-ot, mert néhány csikorgó kerék zajt keltett? Természetesen nem, de a vezetőségének számítania kell legalább egy kis alkalmazotti elégedetlenségre.

Kerülje el a zoom fáradtságát

A Zoom leegyszerűsítette és továbbfejlesztette a videokonferenciák lebonyolításának folyamatát. Innovatív technológiájával, robusztus funkcióival és kiváló hívásminőségével párosulva kísértésbe eshet, hogy videót használjon minden találkozóhoz és beszélgetéshez ügyfeleivel, kollégáival, barátaival és családtagjaival.

Ne tedd.

Dr. Jeremy Bailenson egy bestseller író, a virtuális valóság szakértője, a Stanford Egyetem virtuális emberi interakciós laboratóriumának alapító igazgatója, és összességében okos haver. Kiterjedt kutatása azt sugallja, hogy a videokonferenciák elmulasztása nonverbális túlterheléshez vezet . (Olvassa el éleslátó Wall Street Journal című kiadványát .)

Időnként, ha kihúzza a webkamera konnektorból, az agyának szüksége van egy kis pihenőre.