10 tipp az otthoni munkához a G Suite-alkalmazásokkal

Ebben a cikkben tíz olyan G Suite- tippet és technikát mutatunk be, amelyek segíthetik az otthoni munkavégzést hatékonyan otthonról.

Amikor 2020 tavaszán és nyarán ezt írtam, az egész világ gyakorlatilag megállt, hogy megállítsa – vagy legalábbis lelassítsa – a 2019 végén megjelent új koronavírus terjedését. Szó szerint egyik napról a másikra a mi, akik megszoktuk, hogy a távoli felhőkarcolók nyüzsgő irodáiban töltjük a munkanapjainkat, most otthon kellett maradnunk, karanténba zárva kollégáinktól és főnökeinktől.

Otthon lenni annyit jelent, mint egész nap Netflixet nézni, igaz? Nehéz döntés! Nem, a munkánk még mindig azt kiáltotta, hogy végezzük el, és azok a kollégák és főnökök továbbra is a figyelmünket kérték. Ugyanazok a vezetők, akik a Before Time-ban visszautasítottak minden olyan felhívást, hogy az alkalmazottak otthonról dolgozhassanak, ragaszkodtak ahhoz, hogy most már mindenki otthonról dolgozó alkalmazott.

Ó, de otthonról dolgozni nem olyan egyszerű, mint amilyennek hangzik. A figyelemelterelés bővelkedik, a munkát már nem az irodába és onnan való ingázás köti le, és egyszerűen nehezebb elintézni a dolgokat, ha azok az emberek, akikre támaszkodik vagy akikkel együttműködik, a saját otthonukban ácsorognak. Szerencsére a G Suite támogatja Önt.

Állítsa be a munkaidőt

Az otthoni munkavégzés egyik legnagyobb problémája, hogy a napod munkavégzésének nincs meghatározott kezdete és vége. Legalábbis amikor az irodában dolgozik, a reggeli ingázás átmenetet jelent a munkanapjába, a hazautazás pedig egy jelzés az elméje és a teste számára, hogy a nap munkavégzése véget ért. (Igen, tudom, hogy a mai munkanapunk valóban 24/7, de itt humorizálj.) Otthon, ahol az „ingázás” legjobb esetben egy séta a folyosón vagy egy lépcsőn, nem ugyanazt az elkülönülés érzését a munkája és az élete többi része között.

Még ennél is rosszabb, hogy a kollégáinak és a vezetőinek ugyanilyen hiánya a munka és a magánélet határai, így végül megbeszélésekre és csevegésekre kérnek fel Önt, amelyek a nap vagy az éjszaka bármely szakában megtörténnek. Ez őrület!

Visszavághat, és egy kis józanságot fújhat az otthoni munkába, ha beállítja munkaidejét , amely a hét azon napjai, amikor dolgozik, és azokon a napokon, amikor a munkára szánt. Bármely magánélete nélkül élő, találkozóra hívni próbálja Önt reggel vagy este valami őrült időpontban, értesítést kap arról, hogy az esemény a munkaidőn kívül történik, ahogy az ábrán is látható.

A Naptár tudatja az emberekkel, ha olyan eseményre próbálnak meghívni, amely a munkaidőn kívül történik.

A munkaidőt a Naptár alkalmazással állíthatja be:

Keresse fel a calendar.google.com webhelyet .

Válassza a Beállítások menü → Beállítások menüpontot a menüsorban.

A megjelenő új oldalon a bal oldali navigációs menüből válassza a Munkaidő menüpontot.

Jelölje be a Munkaidő engedélyezése jelölőnégyzetet.

Törölje az ikonok kijelölését a hét minden olyan napjánál, amikor nem dolgozik.

A munkahét első napjának vezérlőivel állítsa be a munkanap kezdő és befejező időpontját.

Válassza az Idő másolása mindenkinek lehetőséget, ha a többi munkanapon ugyanazt az órát szeretné használni. Ha minden nap különböző órákban dolgozik, hagyja ki a 7. lépést, és állítsa be az egyes munkanapok kezdési és befejezési idejét.

Határozza meg a munkanapját a munkaidő megadásával.

Ahhoz, hogy a csapat tagjai értesítést kapjanak, amikor olyan eseményre próbálnak rábírni, amely a munkaidőn kívül esik, meg kell osztania a naptárát a csapattal.

Mutassa be elérhetőségét

A szokásos munkaidő meghatározása, ahogyan azt az előző részben leírtam, nagyszerű kezdet a munka és az otthoni élet közötti határok meghatározásához. Néha azonban ki kell lépnie az otthoni irodából néhány órára vagy akár néhány napra. Ilyen esetekben értesítenie kell az embereket, hogy nem elérhető. A G Suite kétféle módszert kínál:

• Üdülési válasz beállítása a Gmailben.
• Hozzon létre egy házon kívüli „eseményt” a Naptárban.

Ezek közül az utóbbi egy speciális típusú esemény, amely egy vagy több napon blokkol egy meghatározott időt. Ha valaki megpróbálja meghívni Önt egy megbeszélésre vagy egy másik eseményre ezekben az órákban, a Naptár automatikusan elutasítja a meghívást.

Az irodán kívüli események ütemezéséhez a Naptár néhány módszert kínál az induláshoz:

• Egynapos Házon kívül esemény esetén navigáljon a dátumhoz, váltson Napi nézetre, majd kattintson az időzóna területén belülre. Alternatív megoldásként váltson havi nézetre, navigáljon az esemény hónapjára, majd kattintson az esemény dátumára.
• Többnapos Out of Office esemény esetén navigáljon a dátumokhoz, váltson heti nézetre, majd kattintson és húzza át az időzóna területén az esemény minden napján. Alternatív megoldásként váltson át havi nézetre, majd kattintson és húzza át az esemény minden napján.

A Naptár új eseményt hoz létre, és kövesse az alábbi lépéseket a Házon kívül esemény befejezéséhez:

Válassza az Out of Office lapot. A naptár a megjelenített felületre vált.

Az Out of Office lapon beállíthat egy Házon kívül eseményt a Naptárban.

Ha a Házon kívül kezdési és/vagy befejezési időpontok helytelenek, kattintson minden alkalommal, majd módosítsa a megfelelő időpontra, vagy válassza ki a kívánt időpontot a listából.

Ha nem szeretné, hogy a Naptár elutasítsa a meghívásokat, törölje az Új és meglévő találkozók automatikus elutasítása jelölőnégyzet bejelölését.

Ha gúnyolódott a 3. lépésen (jó neked!), az Üzenet szövegmezőben adja meg, hogy a Naptár milyen üzenetet küldjön vissza az értekezlet szervezőinek.

Válassza a Mentés lehetőséget. Ha bejelölte az Új és meglévő értekezletek automatikus elutasítása jelölőnégyzetet, a Naptár megerősítést kér, hogy az alkalmazás elutasítsa az értekezleteket az Ön nevében.

Válassza a Mentés és elutasítás lehetőséget. A Naptár hozzáadja a Hivatalon kívül eseményt az Események területhez.

Mondja meg a chatnek, hogy pihenjen egy kicsit

Az otthoni munkavégzés egyik egyedülálló kihívása, hogy munkaidőben gyakran más feladatokat is el kell végeznie a ház körül: ürítse ki a mosogatógépet, töltse fel a mosogatógépet, tegyen be egy adag szennyest, gyantázza a kutyát stb.

Ha a munkatársai csevegős csapat, valószínűleg nem szeretné, ha egy maroknyi csevegési értesítés érkezne, miközben Ön a tanyáról gondoskodik. A csevegési értesítések egy időre történő elnémításához kövesse az alábbi lépéseket:

Nyissa meg a chat.google.com webhelyet a Chat megnyitásához.

Válassza az Értesítések menüt, amely a Chat logótól jobbra jelenik meg. A Chat megjeleníti az Értesítések elnémításának listáját, ahogy az ábra is mutatja.

Az Értesítések elnémítása listában megadhatja, mennyi ideig szeretné bekapcsolni a Ne zavarjanak módot.

Válassza ki, mennyi ideig szeretne boldog csendet. A Chat aktiválja a Ne zavarjanak funkciót az Ön által kiválasztott időtartamra, és az állapotát Aktívról Ne zavarjanak (a Hold logója) állapotra változtatja, ahogy az ábra mutatja.

Az értesítések elnémítása után a Chat állapotát a Ne zavarjanak módra módosítja.

Folytassa a személyes kommunikációt

Ha otthon van, és mindenki, akivel nap mint nap foglalkozik, „kint van” valahol, könnyen beleeshet abba a csapdába, hogy szöveges kommunikációs csatornákon, például e-mailen, üzenetküldésen, kérésekre, kérdésekre és megbeszélésekre válaszol. és csevegni. Ezek a módszerek kényelmesek és gyorsak, de van egy jelentős hátulütőjük is: amikor nem vagy szem elől, elment az eszed. Azaz, ha a munkatársakkal csak írott szón keresztül kommunikálsz, az gyorsan tönkreteheti kapcsolataidat, és minden kommunikációdat egyre személytelenebbé és formálisabbá teheti.

Hogyan akadályozod meg, hogy a munkahelyi kapcsolataid így délre menjenek? Egyszerű: Csatlakozzon videón keresztül, amilyen gyakran csak tud (vagy amilyen gyakran csak kényelmes). Semmi sem helyettesítheti a szemtől-szembe való beszélgetést, mint a hurokban maradás, a kapcsolatok barátságos és szívélyes megőrzése, valamint az empatikus válaszadás módja (mert olvashatja az arckifejezéseket és hallhatja a hangszínt).

Szerencsére a G Suite egyszerűvé teszi a videós összejöveteleket a Google Meet egyszerű videomegbeszélés-beállításainak köszönhetően.

Tudja, milyen kommunikációs eszközöket kell használni

A G Suite számos módot kínál arra, hogy elérje munkatársait, de nem minden kommunikációs eszköz alkalmas minden feladatra. Hiszen nem kalapáccsal hámoznád meg a narancsot. (Legalábbis szerintem nem tennéd.)

Íme a fő G Suite kommunikációs alkalmazások, valamint néhány javaslat arra vonatkozóan, hogy mikor érdemes mindegyiket használni:

• Csevegés: Hasznos rövid beszélgetésekhez, időérzékeny frissítésekhez, sürgős üzenetekhez és gyors visszajelzésekhez.
• Videohívás: Hasznos olyan beszélgetéseknél, amelyek kényes témákat, építő kritikát vagy bármilyen más olyan kérdést tartalmaznak, ahol az arckifejezés fontos.
• Csoportok: Hasznos a legtöbb napi kommunikációhoz, kérdés-felelet ülésekhez, állapotfrissítésekhez és így tovább.
• Meet: Hasznos hosszabb megbeszélésekhez, nagyobb csoportokhoz vagy ad hoc találkozókhoz a Csoportok bejegyzéseihez túl bonyolult kérdések megvitatásához.
• Gmail: Hasznos a hosszabb, átgondoltabb és kevésbé időérzékeny üzenetekhez és válaszokhoz.

Adjon hozzá időzónákat a naptárához

Ha vannak kollégái, ügyfelei vagy beszállítói, akik más időzónában dolgoznak, gyakran fontos tudni az adott zónában a pontos időt. Például valószínűleg nem sok szerencséje lesz felhívni valakit a munkahelyén az Ön idő szerint reggel 9 órakor, ha az illető olyan időzónában él, amely három órával mögötte van. Hasonlóképpen, ha tudja, hogy egy üzletember 17:00-kor távozik a munkahelyéről, és az illető egy olyan időzónában dolgozik, amely hét órával Ön előtt van, akkor tudja, hogy az adott személyhez intézett hívásainak az Ön idő szerint délelőtt 10 óra előtt kell megtörténnie.

Ha meg akar bizonyosodni a pontos időről egy másik időzónában, testreszabhatja a Naptár kijelzőjét úgy, hogy ne csak az aktuális időt mutassa, hanem egy vagy több világórát is , amelyek mindegyike egy másik időzónában jeleníti meg a pontos időt. Kövesse az alábbi lépéseket egy vagy több világóra hozzáadásához a naptárhoz:

A webböngészővel a calendar.google.com címet jelenítse meg .

Válassza a Beállítások menü → Beállítások menüpontot.

A Világóra részben jelölje be a Világóra megjelenítése jelölőnégyzetet.

Kattintson az Időzóna hozzáadása gombra. A naptár hozzáad egy időzóna listát.

Az Időzóna lista segítségével válassza ki a világórájában megjeleníteni kívánt időzónát.

További világórák hozzáadásához szükség szerint ismételje meg a 4. és 5. lépést. A naptár automatikusan menti a beállításait.

A következő ábra a naptárat mutatja, pár világórával menet közben.

Naptár, pár világóra ringatása.

Jó tudni az aktuális időt máshol, de nem jelent nagy segítséget az események és találkozók megszervezésében. Szerencsére a Naptár segíthet egy második időzóna megjelenítésével a Napi nézetben és a Heti nézetben. Ezt a következőképpen állíthatja be:

Kérje meg böngészőjét, hogy vigye el a calendar.google.com webhelyre .

Válassza a Beállítások menü → Beállítások menüpontot.

Az Időzóna részben jelölje be a Másodlagos időzóna megjelenítése jelölőnégyzetet.

Az Elsődleges időzóna listától jobbra található Címke szövegmezőben adja meg a fő időzóna rövid nevét. Amíg itt van, ellenőrizze még egyszer, hogy az Elsődleges időzóna listája az Ön időzónájára van állítva.

A Másodlagos időzóna listában válassza ki a másik megjeleníteni kívánt időzónát.

A Másodlagos időzóna listától jobbra található Címke szövegmezőben adja meg a második időzóna rövid nevét.

A következő ábra az Időzóna szakaszt mutatja be egy másodlagos időzónával, amely készen áll a használatra.

A naptár időzóna-beállításai egy másodlagos időzóna hozzáadásával.

A következő ábra azt mutatja, hogyan jelenik meg a két időzóna a Naptárban (ebben az esetben heti nézetben). A naptár automatikusan menti a beállításait.

Hogyan jelenik meg a két időzóna heti nézetben.

Konfigurálja a Naptárt a gyors értekezletek érdekében

Az otthoni munkavégzés legnagyobb problémája nem csak az, hogy több sapkát kell viselnie – a munkasapka mellett lehet házastársi sapkája, szülői sapkája, szakácssapkája, szemétszállító sapkája, stb. még sok más – de gyakran át kell váltanod egyik kalapról a másikra a nap folyamán. Ilyen az élet a nagyvárosokban, de egy kicsit több időt hagyhat magának a kalapcserére, ha úgy állítja be a Naptárt, hogy alapértelmezés szerint valamivel rövidebb megbeszéléseket ütemezzen be. A Speedy Meetings beállításainak használatával a Naptár automatikusan ütemezi az értekezleteket az alábbiak szerint:

• Amikor 30 perces megbeszélést hoz létre, a Naptár mindössze 25 percre ütemezi az értekezletet. Például, ha létrehoz egy „30 perces” megbeszélést, amely 15:00-kor kezdődik, a Naptár ütemezi az értekezlet 15:25-re történő befejezését.
• Ha 30 percnél hosszabb értekezletet hoz létre, a Naptár a kiválasztottnál 10 perccel rövidebbre állítja be a befejezési időpontot. (Ha például egy 60 perces értekezletet választ ki, a Naptár csak 50 percre ütemezi.)

Kérdem én: Ki ne szeretné a rövidebb találkozókat? Ha szereti mindezt, kövesse az alábbi lépéseket, hogy beállítsa a Naptárt a rövidebb értekezletek automatikus ütemezésére:

Nyissa meg böngészőjét a calendar.google.com webhelyre .

Válassza a Beállítások menü → Beállítások menüpontot.

Az Eseménybeállítások részben jelölje be a Speedy Meetings jelölőnégyzetet. A naptár automatikusan menti az új beállítást.

Olvassa el az e-maileket egy másik fiókból

Ha otthonról dolgozik, előfordulhat, hogy a Gmail-fiókja mellett egy vagy több fiókból érkező e-mail üzeneteket is figyelnie kell. Általában egy másik e-mail fiók figyelése egy e-mail kliens konfigurálását vagy egy olyan webhely elérését jelenti, ahol az adott fiók be van állítva. Mindazonáltal elkerülheti ezt a gondot, ha úgy konfigurálja a Gmailt, hogy ellenőrizze az adott fiókból érkező üzeneteket. Ha a Gmail üzenetet talál a másik szerveren, akkor hasznosan importálja azokat a Gmail Beérkezett üzenetek mappájába, hogy kényelmesen elolvashassa.

Ha be szeretné állítani a Gmailt egy másik fiókból származó levelek ellenőrzésére, az alábbiakban felsoroljuk azokat az információkat, amelyeknek kéznél kell lenniük:

• A fiók e-mail címe.
• The username and password for the email account. (Note that in most cases the username is the account email address.)
• The address used by the email provider’s incoming mail server. This address often takes the form mail.provider.com or pop.provider.com, where provider is the name of the email provider. Gmail calls this address the POP server, where POP is short for Post Office Protocol.

A mail server is a computer that your ISP uses to store and send your email messages.

• Whether your email provider requires a secure connection to check for and retrieve mail. Secure connections are handled via a protocol called Secure Sockets Layer (SSL).
• Whether the email provider requires you to use a special port number for incoming mail. You can think of a port as a communications channel, and Gmail and your provider must be tuned to the same channel for things to work. If you don’t have any info on this, your provider probably uses the standard port number: 110 if you don’t use SSL; 995 if you do use SSL.

With all that info at your fingertips, follow these steps to add the other account to Gmail:

Head on over to mail.google.com.

Choose Settings→Settings. Gmail opens its settings.

Select the Accounts tab.

In the Check Email from Other Accounts section, select Add an Email Account. Gmail opens the Add an Email Account window.

Enter the account address in the Email Address text box and then click Next. Gmail asks you to enter the settings for the account. Note that Gmail makes a few guesses about the info, most of which should be accurate, or close to it.

In the Username text box, enter the account username (usually, the email address).

In the Password text box, enter the account password.

In the Pop Server text box, enter the address of the server that your provider uses for incoming mail.

In the Port list, select the port number your provider uses for incoming mail. Again, this is 110 if your provider doesn’t require SSL (see Step 11 in this list); if your provider does want you to use SSL, select 995 in the Port list.

If you want Gmail to leave a copy of any imported message on the original server, select the Leave a Copy of Retrieved Message on the Server check box. If you still want to access the account’s messages using another email client, selecting the Leave a Copy of Retrieved Message on the Server check box is a good idea. If you’ll access the messages only in Gmail, leave the check box deselected so that after Gmail retrieves your messages, it deletes the messages from the original server.

If your email provider requires that incoming mail connections be secure, select the Always Use a Secure Connection (SSL) When Retrieving Mail check box.

It’s a good idea to label the account’s messages in some way, so select the Label Incoming Messages check box. By default, Gmail labels the messages using the account’s email address. If you prefer to use a different label, use the drop-down list to select New Label, enter the label in the dialog box that appears, and then click OK.

If you want Gmail to bypass the Inbox and send the account’s incoming messages straight to the label you specified in Step 12 (or to the All Mail label, if you skipped Step 12), select the Archive Incoming Messages check box. The figure shows a filled-in version of the Add an Email Account window.

To import incoming messages from another account, fill in the settings in the Add an Email Account window.

Click the Add Account button. Gmail adds the account and then asks whether you also want to be able to send email from the account. Alas, this functionality isn’t available through G Suite work accounts.

Click the No radio button and then click Next. Gmail now regularly checks your account for messages.

Handle Microsoft Office documents

Because you’re a full-fledged G Suite user, there’s a good chance your organization has decided to go all in with Docs, Sheets, and Slides for productivity apps. That makes exchanging files with your colleagues easier, but when you’re working from home, you might have to deal with people who haven’t gone all-Google and still use Microsoft’s Office productivity stalwarts: Word, Excel, and PowerPoint. Fortunately, G Suite understands this and is happy to work with Office documents. Here are the three main techniques you need to know:

• Opening Office documents: G Suite gives you a few different ways to open Office documents in their corresponding Google apps:
  • In a Google app, choose File→Open from the menu bar, select the Office document, and then click Open. This opens a preview of the Office document, and you then select Open with Google App (where App is Docs, Sheets, or Slides, depending on the file type).

From the preview of the Office document, select Open with Google App.

• • If you receive an Office document as an email attachment, select the attachment’s Edit with Google App icon (where App is Docs, Sheets, or Slides, depending on the file type).
• If the Office document is in Drive, select the document, click the More Options icon (the three vertical dots), choose Open With from the menu that appears, and then select the Google app that works with the file type.

Whichever method you use, the Office document appears in the Google app. To remind you that this is an Office file and not a native Google file, you see the Office document’s file extension beside the document name. For example, this figure shows a Word document open in Docs, so you see the .DOCX file extension.

Google displays the Office file extension beside the document name to remind you that you’re working with an Office document.

• Converting an Office document to Google format: If you only ever use Google apps but you have a bunch of Office documents lying around, you should convert those files to their Google-equivalent formats to make it easier to work with the files. To convert an Office document, first open it in the corresponding Google app: Docs for a Word document; Sheets for an Excel spreadsheet; or Slides for a PowerPoint presentation. Choose File–>Save As Google App (where App is Docs, Sheets, or Slides, depending on the file type) from the menu bar.
• Sharing a Google file as an Office file: If you’ve created a file using a Google app but you want to email that file to an Office user, you’re out of luck, right? Nope. You can actually attach the Google file as an Office file, which enables your recipient to view and work with the file — no problem. To share a file in this way, open the file in its native Google app, and then choose File–> Email as an Attachment from the menu bar. In the Email As Attachment dialog box, use the Attach As list to select the Office format (such as Microsoft Excel for a Sheets spreadsheet file). Fill in the To, Subject, and Message fields in the usual email way and then click Send.

Set up your video conference space

Conducting video meetings at the office is easy enough because you almost always have the right equipment, the right space, and the right environment. Holding video meetings at home, on the other hand, is quite a bit trickier. I close this chapter with a few tips borne out of hard-won experience with home-based video meetings.

First, here are some things to consider, equipment-wise:

• To minimize the disturbance for others in your household, consider wearing headphones or earbuds. This not only prevents meeting noises from leaking to other rooms in your house but also has the added benefits of giving you the best audio experience and preventing potential echoes.
• You’ll almost certainly be taking notes during the meeting, so to avoid subjecting your meeting buddies to the noise of your typing, be sure to mute your microphone when you’re not talking.
• What’s that? You often type while you talk? Wow, good on you! In that case, however, you should think about using an external microphone instead of your computer’s built-in mic, to minimize the typing noises.
• Okay, so now that you’re in the market for an external microphone, you should get a wireless mic or headset, right? Not so fast. Wireless mics are convenient and easier to manage in the heat of the call, but the sound quality is often not that great. For the best audio, go for a wired headset or mic.
• Make sure Meet is using the microphone and camera that you prefer.

Now get a load of these tips for setting up your home environment:

• The room you use should have good lighting — preferably, natural light from a nearby window.
• Don’t sit with the light behind you, which turns your head and upper body into a silhouette. Try to position yourself so that the light is in front of you.
• Don’t rely on your camera feed to judge your lighting and position. Cajole a colleague or friend into running a test call to see how things really look.
• Ideally, the wall or space behind you should be blank or, at least, nondistracting.
• Make sure that whatever section of the room people can see is neat and tidy. This is a business call, after all.
• Ideally, the space you use should have little to no ambient noise. Do not — I repeat — do not play music or talk radio during the meeting.
• If you can’t avoid noise, or if noise is always a potential danger (parents with children under 10 nod their heads knowingly), be sure to mute your microphone when you’re not speaking.

Finally, here are some ideas for eking out the best video performance:

• Connect your computer to your Internet router directly with an Ethernet cable, if possible.
• If you need to use Wi-Fi, try to sit as close as possible to the wireless access point.
• For the best Wi-Fi performance, use a 5 GHz network, if you have one.
• Politely ask the other members of your family to hold off on heavy-duty Internet activities (such as streaming video or online gaming) for the duration of the meeting. Be prepared to buy everyone pizza as compensation.