10 Hasznos Gmail-beállítások

A Gmail, az egyik G Suite- alkalmazás, viszonylag egyszerű felületet kínál a felszínen, de ha egy kicsit mélyebbre kell ásni, látni fogja, hogy az alkalmazásnak van egy mélyebb oldala is – a Beállítások oldal és a lehetőségek, konfigurációk és testreszabások végtelennek tűnő kínálata. Van egy csomó dolog benne.

Igen, persze, sok beállítást csak a Nerdsnek címkével kell ellátni. Mindazonáltal a beállítások valódi kincsesbánya állnak rendelkezésre, amelyek valóban hasznosak a való világban, és segíthetnek abban, hogy produktívabb, hatékonyabb, egészségesebb, gazdagabb és bölcsebb legyen. (Nos, talán nem az utolsó három; de sosem lehet tudni!)

Tekintse meg tíz rendkívül hasznos és praktikus Gmail-beállítást, amelyek a Gmail két fő feladatához kapcsolódnak: az üzenetek küldéséhez és az üzenetek olvasásához. Készülj fel a csodálkozásra!

5 nagyszerű küldési beállítás

Az e-mail küldése olyan egyszerű dolognak tűnik: rákattint az Írás gombra, beszúr egy vagy három címet, elővarázsol egy frappáns Tárgy sort, megírja magát az üzenetet, majd kattintson a Küldés gombra. Mi mást lehetne mondani egy ilyen egyszerű eljárásról?

Nos, eléggé, mint kiderült. A Gmail valójában jó néhány beállítást tartalmaz, amelyek még hasznosabbá tehetik a dolgok küldését. Ez a rész fél tucat (mínusz egy) beállításon és szolgáltatáson keresztül vezet, amelyeket hozzá szeretne adni a küldési eszközkészlethez.

Üzenet küldése egyszerű szövegként

E-mail küldésekor két üzenetmód egyikét használhatja:

• Rich text: Ez a mód lehetővé teszi, hogy az üzenet szövegét betűtípusokkal, színekkel és stílusokkal, például félkövér és dőlt betűkkel díszítse. Ez a Gmail alapértelmezett formátuma, és manapság szinte minden üzenet ezt a formátumot használja.
• Sima szöveg: Ez a mód nem kínál semmilyen formázást a szöveghez: nincs betűtípus, nincs betűméret, nincs dőlt betű.

Mire jó ez az egyszerű szöveges mód? Manapság ritka, de még mindig vannak nagyon régi vagy nagyon egyszerű levelezőprogramok, amelyek megfulladnak, ha formázott szöveggel szembesülnek. Ha formázott szöveges e-mailt küld valakinek, és az a személy panaszkodik, hogy az Ön szövege csak érthetetlen szimbólumok halmaza, újra el kell küldenie az üzenetet egyszerű szöveges módban. Íme, hogyan történik:

Hozzon létre, címezzen és írjon e-mailt.

Kattintson a További beállítások elemre. A További lehetőségek az Új üzenet ablak jobb alsó sarkában található három függőleges pont. (Az ábrán látható.)

A megjelenő menüben kattintson a Sima szöveges mód kiválasztásához. A Gmail a képen látható módon pipát ad a parancs bal oldalán. A Gmail emellett eltávolítja az összes formázást az üzenet szövegéből.

Ha az Egyszerű szöveg mód parancsot választja, a Gmail eltávolítja az összes meglévő szövegformázást, és eldobja. Azt gondolhatja, hogy az egyszerű szöveges mód kikapcsolása visszaállítja a korábbi formázást, de nem, ez nem történik meg. Ezért, ha bonyolultan formázott üzenete van, gondolja át kétszer, mielőtt bekapcsolja az Egyszerű szöveg mód parancsot.

Kattintson a Küldés gombra. A Gmail sima szöveges üzenetet küld.

Ha szöveges formázás nélkül szeretné elküldeni az üzenetet, válassza az Egyszerű szöveg mód lehetőséget.

Az alapértelmezett válaszadási viselkedés beállítása

Ahogy ebben a fejezetben később megtudhatja, amikor megnyit egy üzenetet, a Gmail egy Válasz gombot kínál, amelyre kattintva választ küldhet az üzenetet küldő személynek. Ha az üzenetet két vagy több személynek küldték, és mindenkinek el szeretné küldeni a választ, kattintson a Továbbiak gombra, majd a Válasz mindenkinek elemre.

Sokan úgy találják, hogy gyakrabban használják a Válasz mindenkinek, mint a Válasz lehetőséget, így a Továbbiak gombra való kattintás egy kicsit zavaró lesz. Szerencsére megkérheti a Gmailt, hogy változtassa meg a dolgokat, és tegye alapértelmezetté a Válasz mindenkinek gombot, a Válasz gomb pedig a Továbbiak gombra kattintva érhető el. Itt van, hogyan:

Válassza a Beállítások → Beállítások menüpontot. A Gmail megnyitja a Beállítások oldalt, ahol megjelenik az Általános lap.

Az alapértelmezett válaszadási viselkedés beállításhoz kattintson a Válasz mindenkinek választógombra, az ábra szerint. Ha vissza szeretne térni a Válasz alapértelmezett beállításához, kattintson inkább a Válasz választógombra.

Kattintson a Módosítások mentése gombra a Beállítások oldal alján.

Kattintson a Válasz mindenkinek választógombra, hogy ez a parancs a Gmail alapértelmezett válaszadási viselkedése legyen.

Válaszadás és archiválás egy csapásra

Az üzenetek archiválása – az üzenet áthelyezése a Gmail Összes levél mappájába – két lépésből áll:

Kattintson a Válasz gombra, ha választ szeretne küldeni az üzenet feladójának.

Kattintson az Archiválás gombra, hogy a fogadott üzenetet az Összes levél mappába helyezze.

Ha azon kapja magát, hogy újra és újra végrehajtja ezt a két lépést, gyorsan rábeszélheti a Gmailt, hogy egyesítse őket egyetlen lépésben:

Válassza a Beállítások → Beállítások menüpontot. A Gmail megnyitja a Beállítások oldalt, ahol megjelenik az Általános lap.

A Küldés és archiválás beállításhoz kattintson a „Küldés és archiválás” gomb megjelenítése a Válasz választógombban. Az alapértelmezett viselkedéshez való visszatéréshez kattintson inkább a „Küldés és archiválás” gomb elrejtése a Válasz választógombban.

Kattintson a Módosítások mentése gombra a Beállítások oldal alján.

Ha most a Válasz vagy a Válasz mindenkinek gombra kattint, a megjelenő üzenetablak egy Küldés gombot (a jobb oldali) és egy Küldés és archiválás gombot (a bal oldali) is tartalmaz. Ha a Küldés és archiválás lehetőségre kattint, a Gmail elküldi a választ, és automatikusan áthelyezi az eredeti üzenetet az Összes levél mappába. Édes négyzet!

Kattintson a Küldés és archiválás gombra az eredeti üzenet automatikus archiválásához.

Az alapértelmezett szövegstílus beállítása

Ebben a fejezetben korábban beszéltem arról, hogyan formázhatja az üzenet szövegét más betűtípussal, szövegmérettel, színnel és egyéb attribútumokkal. Ha úgy találja, hogy folyamatosan ugyanazokat a szövegformázási beállításokat hajtja végre, megkímélheti az ujjai kopását, ha beállítja ezeket a beállításokat a kő Gmail megfelelőjében. A Gmail alapértelmezett szövegstílus beállítást kínál, amely tartalmazza a betűtípust, a betűméretet és a szöveg színét. Az alábbi lépések követésével módosíthatja ezt a beállítást a tipográfiai stílusának megfelelőre:

Válassza a Beállítások → Beállítások menüpontot. A Gmail megnyitja a Beállítások oldalt, ahol megjelenik az Általános lap.

Az Alapértelmezett szövegstílus beállításhoz használja a Betűtípus, Méret és Szövegszín vezérlőket a szöveg kívánt formázásához. Ezen vezérlők alatt az Így fog kinézni a törzsszöveg szöveg a munka eredményét mutatja.
Ha elrontja a dolgot, a formázás eltávolítása ikonra kattintva (az ábrán látható) a nulláról kezdheti.

Kattintson a Módosítások mentése gombra a Beállítások oldal alján.

Használja az Alapértelmezett szövegstílus vezérlőket az e-mail szövegének testreszabásához.

A Gmail automatikus névjegyek létrehozásának megakadályozása

A Gmail egyik alapértelmezett beállítása az, hogy amikor új üzenetet küld valakinek, vagy válaszol egy üzenetre, aki nem használja a Névjegyek alkalmazást, a Gmail automatikusan hozzáadja az illető e-mail címét a Névjegyek alkalmazás Egyéb névjegyek részéhez.

Miért csinálja ezt a Gmail? Mert így a következő alkalommal, amikor elkezdi beírni az adott személy e-mail címét a Címzett, Másolat vagy Titkos másolat mezőbe, a Gmail megjeleníti a címet, így a teljes beírás helyett kiválaszthatja azt. Ezt hívják a cím automatikus kiegészítésének .

Ez kétségtelenül dicséretes ok, de azt jelenti, hogy rengeteg potenciálisan haszontalan címet fog találni a Névjegyek alkalmazásban. Természetesen ezek a címek az Egyéb névjegyek részben vannak elrejtve, de ha valóban nem szeretné, hogy ezek a címek felhalmozódjanak, az alábbi lépések végrehajtásával kikapcsolhatja a címek automatikus kiegészítését:

Válassza a Beállítások → Beállítások menüpontot. A Gmail megnyitja a Beállítások oldalt, ahol megjelenik az Általános lap.

Görgessen le a Névjegyek létrehozása az automatikus kiegészítéshez beállításhoz, majd kattintson a Névjegyeket magam is hozzáadom rádiógombra, az ábra szerint.

Kattintson a Módosítások mentése gombra a Beállítások oldal alján.

Kattintson a Névjegyeket magam is hozzáadom választógombra.

5 csodálatos olvasási beállítás

Az üzenetek olvasása a Gmailben egy újabb egyszerű feladatnak tűnik. Végül is egy üzenet elolvasásához kattintson rá, majd olvassa el a szöveget akár az üzenetablakban, akár az olvasópanelen. Kész és kész, igaz? Nem olyan gyorsan. A Gmail számos beállítást tartalmaz, amelyek segítségével az olvasási élményt stílusának megfelelően testreszabhatja. A fejezet további része az öt leghasznosabbat mutatja be.

A Beszélgetés nézet kikapcsolása

Alapértelmezés szerint a Gmail beszélgetések szerint rendezi az üzeneteket , ami egy eredeti üzenetre és annak összes válaszára, a válaszokra adott válaszokra stb. utal. Ez egy ésszerű beállítás, mert megkönnyíti a beszélgetés trendjének megtekintését és egy adott válasz megtalálását. A beszélgetések a beérkezett üzenetek mappáját is rendben tartják, mivel a teljes beszélgetés egyetlen „üzenetben” található a postafiókban.

Ennek ellenére sokan nem szeretik az üzenetek beszélgetések szerinti rendszerezését, mivel az összes üzenet „rejtett” az eredeti üzenetben. Ezek az emberek szívesebben látják az összes üzenetüket a szabadban.

Ha ebbe a táborba tartozik, kövesse az alábbi lépéseket a Gmail alapértelmezett beszélgetési nézetének kikapcsolásához:

Válassza a Beállítások → Beállítások menüpontot. A Gmail megnyitja a Beállítások oldalt, ahol megjelenik az Általános lap.

Görgessen le a Beszélgetés nézet beállításig, majd kattintson a Beszélgetés nézet kikapcsolása választógombra, az ábra szerint.

Kattintson a Módosítások mentése gombra a Beállítások oldal alján.

Kattintson a Beszélgetés nézet kikapcsolása választógombra.

Fontossági jelzők hozzáadása

A Gmail figyeli, hogyan használja az alkalmazást és milyen üzeneteket kap, hogy megállapítsa, mely üzenetek fontosak és melyek nem. Ha a Gmail elemzése szerint egy üzenet fontos, a Gmail automatikusan hozzáadja a Fontos címkét az üzenethez, ami azt jelenti, hogy az üzenetet a beérkező levelek zaján kívül is megtekintheti, ha kiválasztja a Fontos címkét a főmenüben.

Ez nagyon praktikus, de van egy légy ebben a levesben: Az egyetlen módja annak, hogy megtudja, hogy a Gmail fontosnak minősített-e egy üzenetet, ha megnézi a Fontos címke tartalmát. Vagyis a Gmail nem jelzi a beérkező levelek között, hogy mely üzenetek fontosak és melyek nem.

Ha ez egyszerűen hibásnak tűnik, a következőképpen javíthatja ki:

Válassza a Beállítások → Beállítások menüpontot. A Gmail megnyitja a Beállítások oldalt, ahol megjelenik az Általános lap.

Kattintson a Beérkezett üzenetek fülre.

A fontossági jelzők beállításához kattintson a Jelölők megjelenítése választógombra, az ábra szerint.

Ha úgy gondolja, hogy hátborzongató, hogy a Gmail elemzi az üzenetek fontosságát, hallom. Szerencsére kikapcsolhatja ezt a leskelődő viselkedést. A Beérkezett üzenetek lapon kattintson a Ne használja a korábbi műveleteimet a fontos üzenetek előrejelzéséhez választógombra, majd kattintson a Változások mentése gombra.

Kattintson a Változások mentése gombra az oldal alján.

Kattintson a Jelölők megjelenítése választógombra.

A maximális oldalméret beállítása

A Gmail címkéi egy csomó üzenetet tartalmazhatnak. A Gmail a hosszú üzenetlistákat úgy kezeli, hogy a listát külön oldalakra osztja fel, oldalanként legfeljebb 50 üzenettel (vagy beszélgetéssel, ha még mindig a Beszélgetés nézetet használja). Attól függően, hogy hogyan dolgozik, az 50 vagy nevetségesen nagy számnak, vagy nevetségesen kevésnek tűnik.

Akárhogy is, a szám nincs kőbe vésve, és kövesse az alábbi lépéseket egy eltérő maximális oldalméret beállításához:

Válassza a Beállítások → Beállítások menüpontot. A Gmail megnyitja a Beállítások oldalt, ahol megjelenik az Általános lap.

A Maximális oldalméret beállításhoz használja az X beszélgetés megjelenítése oldalanként legördülő listát, hogy kiválassza, hány üzenetet (vagy beszélgetést) szeretne oldalanként, az ábra szerint.

Kattintson a Módosítások mentése gombra a Beállítások oldal alján.

A maximális oldalméret kiválasztásához használja az X beszélgetés megjelenítése oldalanként legördülő listát.

Értesítések kezelése

Alapértelmezés szerint a Gmail nem jelenít meg értesítést a számítógép asztalán, ha új üzenet érkezik. Valószínűleg ez is jó, mert sok tanulmány kimutatta, hogy az újonnan kapott üzenetről szóló értesítés (és a hozzá tartozó „ping”) nagy jelentőséggel bír. figyelemelterelő, és ezért a termelékenység fő gyilkosa.

Ennek ellenére érdemes megkockáztatnia a figyelemelterelést, és engedélyt adni a Gmailnek az asztali értesítések megjelenítésére. Beállítható az is, hogy a Gmail csak a Fontos címkével ellátott üzenetekről jelenítsen meg értesítést, ezért érdemes megfontolni ezt a kompromisszumot.

Az alábbi lépéseket követve engedélyezheti a Gmail számára az asztali értesítések megjelenítését és az értesítések konfigurálását:

Válassza a Beállítások → Beállítások menüpontot. A Gmail megnyitja a Beállítások oldalt, ahol megjelenik az Általános lap.

A Desktop Notifications (Asztali értesítések) beállításban kattintson a Kattintson ide gombra, hogy engedélyezze az asztali értesítéseket a vállalati levelezéshez (ahol a vállalat a vállalkozás neve). A webböngésző megkérdezi, hogy engedélyezi-e a mail.google.com számára az értesítések megjelenítését a képen látható módon.

Böngészője tudni szeretné, hogy engedélyezi-e a Gmail számára az értesítések megjelenítését.

Kattintson az Engedélyezés gombra.

Válassza ki a kívánt asztali értesítési lehetőséget:

• Új e-mail-értesítések bekapcsolva: Kattintson erre a választógombra, hogy asztali értesítést jelenítsen meg az összes bejövő üzenetről.
• Fontos e-mail-értesítések bekapcsolva: Kattintson erre a választógombra (az ábrán látható módon), ha csak azokról a bejövő üzenetekről szeretne értesítést látni, amelyeket a Gmail fontosként címkézett meg.

Kattintson a Módosítások mentése gombra a Beállítások oldal alján.

Kattintson a Fontos e-mail értesítések bekapcsolva választógombra, ha az asztali értesítéseket csak a fontos üzenetekről szeretné megjeleníteni.

A csak Önnek küldött üzenetek jelzése

Ha rengeteg levelet kap levelezőlistákról és hasonló csoportos üzenetekről, hasznos különbséget tenni a listán vagy csoporton keresztül kapott üzenetek és a közvetlenül Önnek címzett üzenetek között. (Az üzenetek ilyen módon történő megkülönböztetésének további előnye a spamészlelés javítása, mivel sok kéretlen üzenet tömeges levélként kerül elküldésre.)

A kapott üzeneteknél valójában három címzési szintet kell megkülönböztetni:

• Egyetlen címre küldött üzenetek, amelyek egy levelezőlistát vagy csoportot képviselnek
• Több egyedi címre küldött üzenetek, beleértve az Önét is
• Csak az Ön címére küldött üzenetek

Ez nem általánosan igaz, de az Ön szemszögéből az előző lista az üzenetek növekvő relevanciájának mutatójaként kezelhető. Vagyis a levelezőlistára vagy csoportra küldött üzenetek nagyobb valószínűséggel nem annyira relevánsak; a kapott üzenetek, amelyeket több embernek küldtek, valószínűleg relevánsabbak; és valószínűleg csak Önnek küldött üzenetek a legrelevánsabbak.

A Gmail rendelkezik egy személyes szintjelző funkcióval , amely ezt a relevancia-hierarchiát tükrözi:

• A levelezőlistát vagy csoportot képviselő egyetlen címre küldött üzenetek nem kapnak jelzést.
• A több egyedi címre küldött üzenetek (beleértve az Önét is) nyíl (›) jelzést kapnak.
• A csak az Ön címére küldött üzenetek dupla nyíl (») jelzést kapnak.

Ha ez ésszerű elrendezésnek tűnik, kövesse az alábbi lépéseket a személyes szintjelzők használatának megkezdéséhez:

Válassza a Beállítások → Beállítások menüpontot. A Gmail megnyitja a Beállítások oldalt, ahol megjelenik az Általános lap.

Görgessen le a Személyes szintjelzők beállításhoz, és kattintson a Mutatók megjelenítése választógombra, az ábra szerint.

Kattintson a Módosítások mentése gombra a Beállítások oldal alján.

Kattintson az Indikátorok megjelenítése választógombra.