Uređivanje dokumenata s IBM Workplace Services Express

Obično možete uređivati ​​vlastite dokumente u IBM Workplace Services Express (WSE), a ovisno o postavkama pristupa knjižnici dokumenata, možete također uređivati ​​dokumente suigrača. Međutim, ponekad uopće ne možete uređivati ​​dokumente, čak ni dokumente koje ste sami izradili.

Možete jednostavno odrediti možete li uređivati ​​dokument jer kada ga otvorite, ili vidite gumb Uredi ili ne.

Evo nekoliko razloga zbog kojih biste mogli biti spriječeni u uređivanju dokumenta:

• Biblioteka dokumenata možda nije postavljena tako da vam dopušta uređivanje bilo kojeg dokumenta zbog prirode same knjižnice.

• Dokument je zaključan — ili ga netko drugi u vašem timu uređuje ili ga je netko ručno zaključao kako bi spriječio daljnje promjene.

Pod pretpostavkom da možete uređivati ​​određeni dokument — jer imate ispravan pristup i dokument nije zaključan — sljedeći odjeljci pokrivaju nekoliko dodatnih stvari koje možete učiniti s dokumentom uz uređivanje njegovog stvarnog sadržaja.

Uređivanje svojstava dokumenta

Najvažniji dio dokumenta, naravno, je njegov sadržaj. Ali ima još toga u dokumentu, što se WSE-a tiče.

Možete urediti svojstva dokumenta — polja koja WSE prati o svakom dokumentu — kao što su naziv dokumenta, opis i tako dalje. Taj se sadržaj o dokumentu ponekad naziva metapodacima. Svojstva dokumenta mogu biti vrlo važna za osiguravanje da drugi članovi tima mogu pronaći dokument, osobito kada ga traže. Što više informacija uključite u polja svojstava, veća je vjerojatnost da će drugi korisnici moći pristupiti i koristiti sadržaj u dokumentu.

Da biste uredili svojstva dokumenta, bez obzira na to je li stvoren s Officeom ili WSE editorom, slijedite ove korake:

1. Pronađite i otvorite dokument koji želite promijeniti i kliknite gumb Uredi.

Pojavljuje se obrazac Uredi dokument.

2. Koristite obrazac Uredi dokument za promjenu naslova, opisa ili željenog jezika dokumenta.

3. Kada završite, kliknite gumb Objavi, Pošalji na odobrenje ili Spremi kao privatnu skicu, prema potrebi.

Dokument je spremljen i zatvoren.

Zamjena dokumenta

Ponekad ćete možda morati zamijeniti dokument, bravu, kundak i cijev. To nije nešto što radite često, ali ponekad imate datoteku na lokalnom tvrdom disku koju trebate prenijeti umjesto dokumenta koji je već u knjižnici. Nepotrebno je reći da je postojeći dokument zamijenjen - trajno - stoga nastavite s oprezom. Ne možete zamijeniti dokument koji je spremljen kao skica na čekanju.

Upotrijebite ove korake da zamijenite postojeći dokument u biblioteci dokumenata dokumentom s vašeg računala:

1. Pronađite i otvorite dokument koji želite zamijeniti.

2. Kliknite gumb Zamijeni.

Pojavljuje se obrazac Zamijeni dokument.

3. Kliknite gumb Pregledaj i odaberite datoteku na tvrdom disku koju želite prenijeti kao zamjenu.

4. Kliknite gumb Objavi, Pošalji na odobrenje ili Spremi kao privatnu skicu, prema potrebi.

Novi dokument se pojavljuje u biblioteci dokumenata, a stari nestaje.

Premještanje ili kopiranje dokumenta

Iako su koraci za kopiranje i premještanje dokumenta gotovo isti, rezultati su, naravno, različiti. Kada kopirate dokument, na kraju ćete dobiti dvije identične verzije dokumenta u dvije različite mape. Kada premjestite dokument, dokument se vadi iz izvorne mape i pohranjuje u mapu koju odredite.

Koristite ove korake za kopiranje ili premještanje dokumenta u biblioteci dokumenata:

1. Pronađite i otvorite dokument.

2. Odaberite Više radnji –> Kopiraj ili Više radnji –> Premjesti.

Pojavljuje se obrazac Kopiraj u mapu (ili Premjesti u mapu).

3. Odaberite odredišnu mapu u koju želite staviti kopirani ili premješteni dokument.

4. Kliknite OK.

Dokument se kopira ili premješta na novo mjesto.