Dodavanje novih kontakata u Zakon! 2005

Na najjednostavnijoj razini, glavna svrha ACT-a! služi kao mjesto za pohranu svih kontakata s kojima svakodnevno komunicirate. Možete dodavati i uređivati ​​sve svoje kontakte iz prozora s pojedinostima o kontaktu jer sadrži sve informacije koje se odnose na jedan određeni zapis i omogućuje vam da vidite sva polja za kontakt.

Vjerojatno imate puno kontakata koje jedva čekate unijeti u svoju bazu podataka, stoga odmah uskočite i slijedite ove korake:

Ako još niste u prozoru s pojedinostima o kontaktu, idite tamo klikom na ikonu Kontakti na ACT-u! Nav traka.

U prozoru s pojedinostima o kontaktu odaberite jedan od tri načina da dodate novi kontakt u svoju bazu podataka:

• Odaberite Kontakt → Novi kontakt.

• Kliknite ikonu Novi kontakt na alatnoj traci.

• Pritisnite tipku Insert na tipkovnici.

Pokretanje bilo koje od prethodnih naredbi rezultira praznim zapisom kontakta. Sada ste spremni za unos podataka o novom kontaktu.

Započnite unos podataka klikom na polje Tvrtka i upisivanjem naziva tvrtke kontakta.

DJELUJTE! ne razlikuje stvarne kontakte i prazne kontakte. Neunos podataka ili uzastopno pritiskanje tipke Insert dovodi do brojnih praznih zapisa o kontaktima, koji nisu od koristi i služe samo za začepljenje baze podataka. Dakle, iako možete slobodno napustiti bilo koji ACT! polja prazna, morate nešto unijeti, pa počnite s nazivom tvrtke.

Uvijek se možete kasnije vratiti na zapis i dodati, promijeniti ili izbrisati bilo koju informaciju u bilo kojem polju.

Kliknite na sljedeće polje u koje želite unijeti podatke i početi tipkati.

Također možete koristiti tipku Tab za prelazak na sljedeće polje. Ako nehotice pritisnete tipku Tab prečesto, možda ćete otkriti da ste unaprijedili jedno previše polja i završili u pogrešnom polju. Ali ne brinite: pritisnite i držite tipku Shift, a zatim pritisnite Tab za pomicanje kursora u obrnutom smjeru.

Nastavite ispunjavati polja.

DJELUJTE! dolazi s otprilike 50 unaprijed programiranih polja koja odražavaju potrebe većine korisnika. Mnoga polja su prilično razumljiva (i odražavaju vrstu informacija koje vjerojatno očekujete pronaći u bilo kojem adresaru): ime kontakta, naziv tvrtke, telefon, grad, država i poštanski broj. Oni su prikladno smješteni u gornjoj polovici prozora s detaljima o kontaktu. Neka polja su malo manje očita:

• Adresa: Ako pretpostavite da tri polja DJELUJU! predviđa da je adresa namijenjena za pohranu tri alternativne adrese, griješite! Drugo i treće adresno polje namijenjeno je stvarno dugim adresama. Ovo polje je dobro mjesto za uključivanje naziva zgrade ako je sastavni dio adrese.

• Naljepnice u stilu 5160, koje se popularno koriste za masovnu slanje pošte, općenito ispisuju četiri retka informacija: tvrtka, kontakt, ulična adresa i grad/država/poštanski broj (sve u četvrtom retku). Ako trebate koristiti drugo i treće adresno polje, potrebne su vam veće oznake.

• ID/Status: Polje ID/Status je u biti polje kategorije i popisuje svaki vaš kontakt u kategorije. Korištenjem polja ID/Status, ne morate ručno postavljati razne baze podataka: jednu za svoje prijatelje, jednu za svoje klijente, jednu za svoje dobavljače itd. Polje ID/Status dolazi unaprijed postavljeno s nekoliko desetaka najčešće korištenih kategorija, uključujući prijatelje, kupce, dobavljače i konkurente, što olakšava pretraživanje svake od ovih kategorija u trenu.

• Pozdrav: Ovo polje se odnosi na ime koje dolazi nakon riječi Dragi u pismu, koje se koristi u vašim predlošcima slova. Prema zadanim postavkama, ACT!, kao prijateljski tip, koristi ime. Pozdrav slobodno promijenite u formalniji.

• Ako više volite koristiti formalniji pozdrav kao zadanu postavku, odaberite Alati → Postavke i kliknite gumb Postavke pozdrava koji se prikladno nalazi na kartici Općenito.

• Preporučio: Ovo polje je jedno od najčešće zanemarenih polja u bazi podataka. Informacije unesene u ovo polje koriste se u izvješću Izvor preporuka; neunos podataka Referred By čini izvješće beskorisnim. Pa u čemu je velika stvar? Pretpostavimo da plaćate oglašavanje u dvije novine — ne bi li bilo lijepo znati koja je privukla najviše potencijalnih kupaca? Ako posjećujete sajmove ili ulažete puno vremena i truda u svoju web stranicu, ne biste li željeli znati jesu li vaši napori rezultirali nekim novim poslom? I, ako vam postojeći kupac šalje mnogo novih potencijalnih klijenata, ne bi li ga za Božić počastili finom šunkom, a ne uobičajenom voćnom tortom?

• Korisnik: Primijetite da se nekoliko korisničkih polja nalazi u donjoj polovici prozora s pojedinostima o kontaktu. Ova polja sadrže informacije specifične za vašu tvrtku.

• Ostavite ova polja prazna dok ih ne preimenujete. Ako to ne učinite, možete završiti s raznim vrstama podataka unesenim u jedno polje.

  Uvijek se možete vratiti i dodati, promijeniti ili izbrisati podatke polja u bilo kojem trenutku!

Nemojte se uznemiriti kada DJELUJETE! automatski formatira neke podatke vašeg polja kada unesete informacije.

Dodajte svoje podatke što je ujednačenije moguće.

Ako je potrebno, dodajte više unosa u polje.

Općenito, najbolja je praksa da se ograničite na jednu stavku po polju. Međutim, s vremena na vrijeme naiđete na situaciju u kojoj kontakt spada u dvije kategorije. Na primjer, JoAnne Chamar može biti i prijatelj i klijent. U ovoj situaciji možete koristiti padajući popis za unos više od jedne stavke u polje.

Da biste odabrali nekoliko kriterija koji će biti uključeni u jedno polje, slijedite ove korake:

• a. Postavite pokazivač u polje.

• b. Označite željene odabire.

• c. Kliknite željene unose u dijaloškom okviru Uredi vrijednosti popisa.

• d. Kliknite bilo gdje izvan dijaloškog okvira da biste ga zatvorili.

  U polju se pojavljuju različiti unosi odvojeni zarezom.

Kada ispunjavate podatke za svaki novi kontakt, ne zaboravite kliknuti različite kartice pri dnu izgleda.

Na tim karticama vrebaju dodatna polja. Kartica Kućna adresa mjesto je na kojem bilježite osobne podatke o kontaktu. Možda imate nekoliko drugih kartica koje također možete birati.

Različiti izgledi prikazuju različite kartice. Ako promijenite svoj trenutni izgled, vjerojatno gledate drugi skup kartica.

Ako zaboravite kliknuti te kartice na dnu prozora s pojedinostima o kontaktu, možda ćete previdjeti neka od polja koja trebate ispuniti za važne informacije. Dakle, svakako kliknite te kartice!

Spremite nove kontakt podatke.

Teoretski, ne morate spremati nove kontakt podatke; sprema se ako učinite nešto od sljedećeg:

• Izvršite bilo koji drugi ČIN! naredba, koja uključuje sve, od dodavanja bilješke ili prilike za prodaju do zakazivanja sastanka.

• Prijeđite na drugi zapis u bazi podataka.

• Kliknite gumb Spremi (predstavljen malom ikonom diskete na alatnoj traci).

• Pritisnite Ctrl+S.