Pokretanje izvješća u ACT-u! 2005

Sljedeći koraci vrijede za sve ACT! izvještaji. Dijaloški okvir je isti za sva izvješća. Međutim, ovisno o izvješću koje pokrećete, neke od opcija mogu biti nedostupne i stoga će biti zasivljene.

Za pokretanje ACT-a! izvješće, samo slijedite ove korake:

1. Izvedite traženje ili prikažite zapis ili zapise o kontaktima koje želite uključiti u izvješće.

Sve ceste u ACT! voditi - ili barem proći - traženje. Prije pokretanja izvješća, odlučite koje podatke kontakta ili grupe želite uključiti u svoje izvješće. Na primjer, možete pokrenuti Izvješće sažetka povijesti za jedan kontakt ili Izvješće o kontaktu za sve kontakte u državi ili regiji. Možete uključiti podatke iz trenutnog kontakta ili zapisa grupe, traženja trenutnog kontakta ili grupe ili iz svih kontakata ili grupa.

2. Sortirajte kontakte prije pokretanja izvješća ako želite da se kontakti u izvješću pojavljuju određenim redoslijedom.

Želite li da se kontakti pojavljuju po abecedi prema nazivu tvrtke ili prezimenu? Ako imate brojne kontakte s prezimenom Smith, želite li ih sortirati po tvrtki ili državi? Morate donijeti ove odluke prije pokretanja ACT-a! izvješće.

Razvrstajte svoje kontakte na jedan od dva načina: Sortirajte po najviše tri kriterija odabirom Uredi –> Sortiraj ili razvrstajte kontakt po kriteriju klikom na odgovarajući naslov kontakta na popisu kontakata.

3. Odaberite izbornik Izvješća, a zatim odaberite naziv izvješća koje želite pokrenuti. (Da biste pokrenuli izvješće koje se ne pojavljuje u izborniku, odaberite Izvješća –> Ostala izvješća o kontaktima i odaberite odgovarajuće izvješće.)

Otvara se dijaloški okvir Definiraj filtre. Kartica Općenito identična je za bilo koji ACT! izvješća koja kreirate.

4. Na padajućem popisu Pošalji izlaz izvješća u, odaberite izlaz za izvješće:

• Pregled: Odaberite opciju Pregled ako se uopće dvoumite oko svojih mogućnosti izvješćivanja. Na zaslonu se pojavljuje pregled izvješća. Nakon pregleda izvješća, ispišite ga ili pokrenite ponovno ako ne izgleda točno onako kako ste namjeravali da izgleda.

• Rich-Text File: Sprema izvješće kao RTF datoteku koju možete otvoriti u Wordu.

• HTML datoteka: Sprema izvješće kao HTML datoteku. Odaberite ovu opciju ako želite koristiti izvješće na svojoj web stranici.

• PDF datoteka: Sprema izvješće kao PDF datoteku koja se može čitati u Adobe readeru.

• Tekstualna datoteka: Sprema izvješće kao TXT datoteku koju možete čitati uz pomoć širokog spektra softvera, uključujući Excel.

• Pisač: ako ste potpuno uvjereni da će vaše izvješće biti ispravno ispisano prvi put, nastavite! Ova opcija šalje izvješće izravno na vaš zadani pisač.

• E-pošta: Šalje spremljeno izvješće kao privitak poruci e-pošte. Prilog ima ekstenziju .rpt i mogu ga čitati samo primatelji koji imaju ACT! instalirane na njihova računala.

5. U području Stvori izvješće za navedite kontakte koje želite uključiti u izvješće.

Izbori su sami po sebi razumljivi. Ili ćete pokrenuti izvješće za trenutni kontakt, trenutačno traženje ili sve kontakte.

Ako ste sortirali kontakte, odaberite radio gumb Current Lookup, čak i ako želite uključiti sve kontakte u bazu podataka. Ako ne odaberete ovu opciju, kontakti u izvješću se neće pojaviti u redoslijedu sortiranja koji ste naveli.

6. Označite potvrdni okvir Isključi 'Moj zapis' kako biste u izvješću izuzeli informacije iz svog zapisa.

Ova opcija nije dostupna za sva izvješća.

7. U području Koristi podatke kojima upravlja, odaberite Upravitelj zapisa za kontakte koje uključujete u svoje izvješće.

• Svi korisnici: Uključuje zapise o kontaktima kojima upravljaju svi korisnici baze podataka.

• Odabrani korisnici: Uključuje zapise o kontaktima kojima upravljaju odabrani korisnici baze podataka. Ako ste jedini korisnik baze podataka, na popisu se pojavljuje samo vaše ime.

8. Na karticama Aktivnosti, Bilješka i/ili Povijest napravite odgovarajuće odabire.

• Na kartici Aktivnosti odaberite vrstu aktivnosti i odgovarajući datumski raspon aktivnosti koje ćete uključiti u svoje izvješće.

• Na kartici Bilješka i povijest odaberite vrstu povijesti i odgovarajući datumski raspon koji uključujete u svoje izvješće.

• U području Koristi podatke kojima upravlja, odaberite korisnike čije podatke želite uključiti u izvješće.

9. Kliknite karticu Prilika ako pokrećete izvješće o prodaji.

• U području Prilike za prodaju odaberite želite li u svoje izvješće uključiti prodajne prilike, zatvorene/osvojene prodaje i/ili izgubljenu prodaju.

• U padajućem izborniku Unutar datumskog raspona navedite datumski raspon prodajnih mogućnosti koje će se uključiti u izvješće.

• U području Koristi podatke kojima upravlja, odaberite uključivanje informacija od Svih korisnika ili Odabranih korisnika vaše baze podataka.

10. Kliknite OK.

DJELUJTE! pokreće izvješće. Ako niste zadovoljni rezultatima, pokrenite isto izvješće drugi put koristeći različite kriterije ili pokušajte pokrenuti drugo izvješće.