Ako ne spremite svoj rad u Office dokument, radnu knjigu ili prezentaciju, sve što ste unijeli nestaje kada zatvorite aplikaciju ili isključite računalo. Spremanje vašeg rada pohranjuje ga za kasniju upotrebu. Kada dođe "kasnije", datoteku možete otvoriti na razne načine.
Koraci za spremanje, otvaranje i ispis podatkovnih datoteka gotovo su isti u svakoj aplikaciji, tako da vam svladavanje u jednom programu daje veliku prednost u drugim programima. U ovom ćete poglavlju vidjeti osnovne vještine koje će vam dobro poslužiti za rad s podatkovnim datotekama bez obzira koji program koristite.
U svakoj aplikaciji poveznice na posljednje korištene datoteke pojavljuju se na izborniku Datoteka, na popisu Nedavno. Kliknite gumb Datoteka, a zatim kliknite kategoriju Nedavno; zatim kliknite bilo koju nedavno korištenu datoteku da je brzo ponovno otvorite.
Kako otvarate i spremate više datoteka, mijenja se popis nedavno korištenih datoteka. Ako želite biti sigurni da određena datoteka ostaje na popisu, kliknite ikonu pribadača s desne strane.
Ako se datoteka koju želite otvoriti ne pojavljuje na popisu Nedavno, kliknite naredbu Otvori (Datoteka→Otvori) za prikaz dijaloškog okvira Otvori. Odatle možete odabrati datoteku koju želite, a zatim kliknite Otvori.
Ako želite otvoriti datoteku na drugom mjestu od zadane mape, možete promijeniti na različite lokacije za pohranu u dijaloškom okviru Otvori na isti način kao u dijaloškom okviru Spremi kao.