Kako dijeliti sadržaj sa sudionicima Zoom sastanka

Alati za dijeljenje zaslona i bilješke postoje već desetljećima. Zapravo, da Zoom nije uspio uključiti ove vrijedne značajke, mnogi bi ih s pravom smatrali očiglednim propustima, uključujući i vaše doista.

Sastanci i razgovor više su nego zadatak. Svoj zaslon možete dijeliti s drugima, pa čak i dopustiti im da upravljaju mišem i tipkovnicom vašeg računala. Štoviše, možete dopustiti drugima da označavaju vaš zaslon — i obrnuto.

Podijelite svoj zaslon s drugima

Kao domaćin sastanka, možete jednostavno podijeliti svoj zaslon sa sudionicima slijedeći ove korake:

Tijekom sastanka povucite miša do dna zaslona. Zoom prikazuje izbornik tijekom sastanka.

Kliknite na ikonu Screen Share. Zoom prikazuje sve trenutno otvorene programe vašeg računala, kao što možete vidjeti ovdje.

Odabir zaslona za dijeljenje sa sudionicima sastanka.

Ako koristite više monitora i programa, očekujte široku lepezu izbora.

Kliknite na određeni zaslon, radnu površinu ili aplikaciju koju želite podijeliti sa sudionicima sastanka. Također možete odabrati Zoomovu bijelu ploču ili svoj tablet ili pametni telefon ako ste ih povezali s računalom putem kabela.

(Izborno) Ako želite dijeliti zvuk svog računala i/ili optimizirati sesiju dijeljenja zaslona za reprodukciju videozapisa, tada označite odgovarajuće potvrdne okvire u donjem lijevom kutu zaslona.

Kliknite karticu Napredno na vrhu zaslona da biste učinili sljedeće:

• Podijelite dio svog zaslona
• Dijelite samo glazbu ili zvuk računala
• Sadržaj druge, vanjske kamere

Kliknite na plavi gumb Dijeli u donjem desnom kutu.

Zoom dodaje zelenu obavijest o dijeljenju zaslona i crveni indikator Stop Share na dno izbornika tijekom sastanka, kao što je prikazano.

Izbornik zumiranja koji označava aktivno dijeljenje zaslona.

Zoom također postavlja zeleno kućište oko određenog zaslona koji dijelite kao suptilan podsjetnik.

Samo zato što drugi sudionik sastanka može kontrolirati vaš zaslon ne znači da ste u njegovoj milosti. To jest, još uvijek možete pomicati miša, tipkati tipkovnicu i obavljati druge normalne računalne funkcije.

Shvatite što točno dijelite

Zoomove robusne opcije dijeljenja zaslona mogu zbuniti početnike, pa čak i iskusne korisnike. Da biste uklonili ovu zbrku, pogledajte prvu sliku u ovom članku. Zašto je Zoom prikazao sve te zaslone?

Da bih odgovorio na ovo pitanje, moram dati neke osnovne informacije o tome kako radim. Moja trenutna postavka računala uključuje MacBook Pro i ASUS vanjski monitor. U vrijeme kada sam dijelio svoj zaslon, na računalu sam pokretao devet različitih programa. Uzeto zajedno, sada razumijete zašto mi je Zoom ponudio toliko različitih opcija dijeljenja. (Kada je u pitanju dijeljenje zaslona, ​​Sastanci i Chat ne diskriminiraju.) Radi jednostavnosti, ističem samo četiri od njih:

• Radna površina 1: Ako odaberem ovu opciju (A), tada dijelim sve programe koji se pokreću na zaslonu mog MacBook Pro-a. Recimo da sam pritisnuo Command+Tab na svom Macu da bih se prebacio na drugi program. (Korisnici PC-a koriste Alt+Tab da učine istu stvar.) Budući da sam prethodno odabrao Desktop 1, svi sudionici će i dalje vidjeti sve na zaslonu mog Maca. Imajte na umu da Zoom stavlja veliku bijelu "1" na lijevu stranu mog zaslona kako bi me podsjetio da ću dijeliti ovu radnu površinu.
• Desktop 2: Ako odaberem ovu opciju (B), tada dijelim sve i sve programe koje sam prikvačio na svoj vanjski monitor. Kada pritisnem prebacivanje na drugi program, sudionici nastavljaju vidjeti sve što pokazujem na tom monitoru. Imajte na umu da Zoom stavlja veliku bijelu 2 na lijevu stranu mog vanjskog monitora da me podsjeti da ću dijeliti ovu radnu površinu.
• Zoomova bijela ploča: Odabir ove opcije (C) znači da svoju Zoom ploču dijelim samo sa sudionicima sastanka
• Microsoft Word: Odabir ove opcije znači da dijelim Microsoft Word (D) samo tijekom sastanka. Kao rezultat toga, kada se prebacim na web-preglednik ili Spotify, Zoom automatski pauzira dijeljenje zaslona za sve sudionike sastanka jer sam Word zapravo premjestio u pozadinu. Odnosno, to više nije aktivan program na mom računalu.

Ne postoji ništa apsolutno u vezi s opcijama dijeljenja zaslona Zooma. Vaši specifični izbori ovisit će o vašem hardveru i aplikacijama koje koristite. Jednostavan primjer će ilustrirati moju tvrdnju.

Samir radi u Initechu i koristi Microsoft Surface i ne povezuje vanjski monitor na njega. Trenutno se bavi i Microsoft Word dokumentom i Excel proračunskom tablicom. Ova slika prikazuje grubu maketu Samirovog ekrana.

Model programa koji se izvodi na stolnom računalu zaposlenika.

Vrijeme je za Samirov tjedni sastanak sa svojim šefom Billom. Samir s njim dijeli samo Microsoft Word. U konkretnom slučaju, izraz dijeljenje zaslona pomalo je pogrešan. Drugim riječima, Samir ne dijeli cijeli ekran svog računala. Umjesto toga, on dijeli samo jedan određeni program: Word.

Ako je Samir želio dijeliti Excel s Billom, tada bi morao prekinuti svoju novu sesiju dijeljenja zaslona i pokrenuti novu. Naravno, ako je Samir dijelio cijelu svoju radnu površinu, tada je mogao istodobno dijeliti oba programa s Billom od početka.

Dijeljenje radne površine sa sudionicima sastanka može se vrlo razlikovati od dijeljenja određenog programa.

Kada dijelite radnu površinu, prema zadanim postavkama ne možete dijeliti samu aplikaciju Zoom. Ovu postavku možete promijeniti slijedeći ove korake:

Pokrenite Zoom desktop klijent.

Kliknite na ikonu Postavke u gornjem desnom kutu. Zoom prikazuje vaše postavke.

Kliknite na Podijeli zaslon na lijevoj strani.

Odaberite potvrdni okvir Prikaži prozore zumiranja tijekom dijeljenja zaslona.

Obavljajte različite zadatke dok dijelite svoj zaslon

Naravno, možda ćete htjeti učiniti više od pukog dijeljenja zaslona. Zoom vam omogućuje izvođenje sljedećih povezanih funkcija tijekom postojeće sesije dijeljenja zaslona:

• Pauzirajte sesiju dijeljenja zaslona
• Prestanite potpuno dijeliti svoj zaslon
• Podijelite neki drugi zaslon s korisnicima

Da biste izvršili ove opcije, slijedite koje god od sljedećih uputa želite:

• Ako želite privremeno prestati dijeliti svoj zaslon, kliknite gumb Pauziraj dijeljenje. Zoom prikazuje poruku koja glasi: "Vaše dijeljenje zaslona je pauzirano."
• Ako želite podijeliti drugi zaslon sa sudionicima sastanka, kliknite na gumb Novo dijeljenje.
• Kada želite prestati dijeliti svoj zaslon, kliknite na crveni gumb Zaustavi dijeljenje ispod izbornika na sastanku u sredini.

Oni koji ne budu oprezni kada dijele svoje ekrane riskiraju da se osramote, pa čak i da izgube posao

Dopustite sudionicima sastanka da upravljaju vašim zaslonom

Peter radi u IT-u i pomaže Bobu dijagnosticirati problem na njegovim računalima. Peter bi možda želio daljinski kontrolirati Bobov zaslon iz mnogo razloga:

• To je samo učinkovitiji način rada.
• Peter ne želi nastaviti lajati naredbe na Boba. (Ovaj razlog je moj osobni favorit za davanje drugima mogućnost upravljanja mojim zaslonom.)
• Bobu nije stalo znati koji su točni koraci potrebni da se to riješi. On samo želi da se Peter pobrine za to umjesto njega.

Recimo da želite da sudionik sastanka kontrolira vaše računalo. Kako biste dopustili bilo kojem trenutnom sudioniku sastanka da vozi (kako djeca kažu), slijedite ove korake:

Tijekom sastanka uživo, povucite miša ili pokazivač na dno Zooma. Zoom prikazuje izbornik tijekom sastanka.

Kliknite na ikonu Share Screen.

Nakon što podijelite svoj zaslon, kliknite na ikonu Daljinski upravljač.

(Izborno) Odaberite opciju Automatsko prihvaćanje svih zahtjeva.

Kako biste dopustili određenom pojedincu da upravlja vašim računalom, slijedite iste korake, ali umjesto toga odaberite Dajte kontrolu nad mišem/tipkovnicom: i kliknite na ime sudionika kojem želite dati kontrolu nad svojim računalom.

Obavijestite druge na sastanku da mogu kontrolirati vaš zaslon ako zatraže pristup.

Recite da ne želite automatski prihvatiti sve zahtjeve. Kada vidite zahtjev sudionika da preuzme kontrolu, kliknite na plavi gumb Odobri da biste joj dopustili kontrolu nad vašim zaslonom.

Zatražite kontrolu nad zaslonom domaćina

Sljedeći koraci primjenjuju se na sudionike sastanka koji žele zatražiti kontrolu nad zaslonom domaćina:

Pomaknite pokazivač računala na vrh prozora Zoom desktop klijenta. Kada to učinite, Zoom predstavlja izbornik View Options.

Kliknite na izbornik View Options i odaberite Request Remote Control iz izbornika koji se pojavi. Zumiranje označava da tražite kontrolu nad zaslonom domaćina.

Kliknite na plavi gumb Zahtjev.

Zoom prikazuje vaš zahtjev za preuzimanje kontrole na zaslonu domaćina.

U ovom trenutku, domaćin mora odobriti vaš zahtjev.

Vratite kontrolu nad svojim računalom

Ako ste domaćin i želite nastaviti kontrolu nad svojim računalom, slijedite ove korake:

Vratite se na Zoom sastanak. Drugim riječima, upravljajte mišem i tabulatorom s bilo kojeg drugog programa ili zaslona koji dijelite.

Prijeđite mišem preko izbornika tijekom sastanka

Kliknite na crveni gumb Stop Share.

Kako označiti svoj zaslon

Zoom omogućuje sudionicima sastanka da učine mnogo više od jednostavnog međusobnog dijeljenja zaslona. S nekoliko klikova možete označiti tuđe zaslone. Na taj način možete dati konkretne povratne informacije, dati pronicljive prijedloge ili odrediti problem na način na koji same riječi često ne uspijevaju.

Korištenje namjenske bijele ploče

Vjerojatnost je da ste u nekom trenutku na poslu vidjeli fizičku ploču. Koristeći markere, ljudi u prostoriji mogu skicirati bilo koji broj dijagrama na pločama za suho brisanje. Oni mogu dokumentirati poslovne procese, redizajnirati organizacijske grafikone, napraviti maketu logotipa, napisati kod ili bilo što drugo.

Zašto bi Zoom trebao biti drugačiji?

Nakon što to učinite, Zoom prikazuje svoju ploču na sljedećoj slici.

Zoom whiteboard s izbornikom za napomene.

Sljedeća tablica prikazuje stavke izbornika bijele ploče i opisuje što one rade.

Mogućnosti zumiranja napomena

Recimo da ste izgubili pojam Zoomovog izbornika alata za bilješke. Samo kliknite na gumb Obilježi u izborniku na sastanku. Zoom ponovno donosi svoje alate za bilješke na prednju stranu.

Zoomovi alati za bilješke dostupni su samo tijekom sesija dijeljenja zaslona.

Nakon što pokrenete zajedničku ploču, drugi će joj možda htjeti dodati svoje bilješke. Ako ste sudionik i želite dodati bilješke na zajedničku ploču, slijedite ove korake:

Iz desktop klijenta pomaknite pokazivač računala na vrh prozora Zoom desktop klijenta.

Na izborniku Mogućnosti prikaza koji se pojavi odaberite Obilježi.

Sada možete dodati bilo koje bilješke na bijelu ploču koju želite.

Imajte na umu da svi na sastanku mogu istovremeno stavljati bilješke.

Obilježavanje zaslona

Zoom ne prisiljava domaćine i sudionike sastanka da koriste namjensku ploču za izradu bilješki. Svatko na sastanku može označiti uobičajeni zaslon i program koji se na njemu izvodi. Ovdje su mogućnosti neograničene, ali evo jednog uobičajenog primjera.

Geno razvija novu verziju web stranice za svog klijenta Jerryja. Geno poziva Jerryja na Zoom videosastanak i slijedi ove upute:

Podijelite svoj zaslon s drugima.

Kliknite na gumb Obilježi u izborniku na sastanku.

Odavde precizirajte elemente dizajna i promjene na daleko specifičniji način nego što bi to dopuštale samo riječi. Vraćajući se na prethodni primjer, Jerry sada može pokazati Genu točno kamo želi premjestiti sliku ili logo u zaglavlju.

Pozivanje drugih opcija sastanka

Domaćini mogu pozvati nekoliko drugih opcija za kontrolu svojih sastanaka.

Slijedite ove korake da biste pozvali ove opcije:

Pokrenite Zoom desktop klijent.

Započnite sastanak i omogućite svoj video.

Kliknite na ikonu Sudionici na crnom izborniku sastanka pri dnu zaslona. Zoom prikazuje novi zaslon s desne strane.

U donjem desnom kutu kliknite na gumb Više.

Zoom predstavlja izbore koji su razumljivi u sljedećoj tablici.

Dodatne mogućnosti sastanka za domaćine