Izrada izvješća s Crystal Reports 10

Kada pokrenete Crystal Reports 10, općenito želite učiniti jednu od tri stvari: izraditi izvješće, izmijeniti izvješće ili pokrenuti izvješće prema podacima u vašoj bazi podataka. Izvješća uzimaju podatke iz baze podataka, obrađuju ih, formatiraju i zatim izlaze na pisač, zaslon računala ili web-stranicu.

Crystal Reports dolazi s uzorkom baze podataka koju možete koristiti za praksu. To je baza podataka Microsoft Accessa za fiktivnu tvrtku Xtreme Mountain Bikes Inc.

Xtreme.mdb baza podataka sadrži niz tablica baze podataka koje su reprezentativne za stolovima pravi proizvođač bicikla mogu održavati. Tablice su ispunjene uzorcima podataka kojima možete manipulirati i prikazati ih pomoću Crystal Reports-a. Možete koristiti ove uzorke podataka kao osnovu za svoje prvo izvješće.

Za izradu izvješća morate znati nekoliko stvari:

• Koje tablice u bazi podataka sadrže podatke koje želite

• Koje stavke podataka želite u tim tablicama

• Koje manipulacije podacima morate izvršiti da biste dobili informacije koje želite

• Kako želite da vaše izvješće bude oblikovano

• Bilo da ga korisnici vašeg izvješća dohvaćaju s crno-bijelog pisača, pisača u boji, lokalnog računala ili web-mjesta

Za potrebe ovog uvoda (i za sada), zamislite da već znate sve te stvari.

Pokretanje Crystal Reports 10

Vjerojatno ste odabrali Crystal Reports jer imate bazu podataka koja sadrži informacije koje su vam važne. Vjerojatno se podaci u toj bazi podataka mijenjaju s vremenom i želite biti u mogućnosti pratiti njezin trenutni status. Ti bi mogao dohvatiti informacije koje želite čineći SQL upita, ali to bi bilo previše kao rad. Daleko je bolje izraditi izvješće s Crystal Reportsom, a zatim ga pokrenuti kad god želite najnoviji status informacija koje vas zanimaju. Izvješće morate izraditi samo jednom, ali ga možete pokrenuti više puta, dobivajući najnovije rezultate svakim uzastopnim pokretanjem. Ne morate učiti SQL ili bilo koju drugu metodu izvlačenja podataka iz baza podataka. Izvješća stvorena s Crystal Reports lako su izraditi, lako se čitaju i razumjeti. Što bi moglo biti bolje?

Prvi korak u izradi izvješća je pokretanje Crystal Reports iz izbornika Start u sustavu Windows. Kada to učinite, pojavit će se glavni prozor Crystal Reports koji prikazuje dijaloški okvir koji vas pozdravlja u Crystal Reports.

Pozivamo vas da birate između tri opcije. Možete stvoriti Crystal Reports dokument pomoću čarobnjaka za izvješća ili počevši od praznog izvješća. Alternativno, možete otvoriti izvješće koje već postoji, bilo da ga promijenite ili da ga pokrenete.

Iako čarobnjak za izvješće može uštedjeti vrijeme i trud, on ograničava oblik izvješća. Stoga vas ovo poglavlje vodi točno na stvar i pokazuje vam kako izraditi izvješće na svoj način, počevši od praznog izvješća umjesto korištenja čarobnjaka za izvješća.

Korištenje opcije praznog izvješća

Za izradu izvješća od nule, počevši od opcije praznog izvješća, slijedite ove korake:

1. Pokrenite Crystal Reports.

Pojavljuje se dijaloški okvir Dobrodošli u Crystal Reports.

2. Odaberite opciju Kao prazno izvješće, a zatim kliknite gumb U redu.

Pojavljuje se dijaloški okvir Database Expert koji prikazuje moguća mjesta za pronalaženje izvora vaših podataka.

3. U oknu Dostupni izvori podataka kliknite znak plus lijevo od mape Create New Connection da biste je proširili.

Ovo je mapa koju odaberete kad god stvarate izvješće od nule. Kada se povežete s bazom podataka, Crystal Reports pamti gdje se nalazi.

4. Dvaput kliknite na vrstu baze podataka koja odgovara vašem izvoru podataka.

Crystal Reports prepoznaje niz različitih vrsta baza podataka. Morate odabrati pravu. Ako ne znate koja je vrsta točna, pitajte nekoga tko je upoznat s izvorom podataka. Da biste slijedili primjer, dvaput kliknite Access/Excel (DAO). Pojavljuje se dijaloški okvir Access/Excel (DAO) koji pita kako se povezati s izvorom podataka.

5. Kliknite gumb s trotočkom (…) desno od okvira Ime baze podataka.

Pojavljuju se datoteke programa Access i Excel na vašem sustavu. Ovaj primjer koristi datoteku baze podataka programa Access pod nazivom xtreme. Ovo možda nije tako jednostavno kao što zvuči - datoteka se nalazila na D:Program FilesCrystal DecisionsCrystal Reports 10SamplesEnDatabasesxtreme.mdb.

Možda ćete morati pregledavati da biste pronašli ovu datoteku na svom sustavu.

6. Kliknite gumb Završi.

Database Expert se ponovno pojavljuje s povezanom bazom podataka xtreme.

7. Proširite čvor Tablice, a zatim dvaput kliknite tablicu na kojoj želite temeljiti izvješće.

Stablo u oknu Dostupni izvori podataka sastoji se od niza čvorova, od kojih se neki granaju od drugih. Svaki izvor podataka ima četiri od ovih čvorova koji se odvajaju od njega: Dodaj naredbu, tablice, poglede i pohranjene procedure.

8. Da biste slijedili primjer, proširite čvor Tablice i zatim dvaput kliknite Proizvod.

Time se kopira tablica proizvoda iz okna Dostupni izvori podataka u okno Odabrane tablice.

9. Kliknite gumb U redu da zatvorite Database Expert.

Prazan izvještaj ispunjava prozor.

Kartica Dizajn (na lijevom rubu) prikazuje pet dijelova izvješća:

• Zaglavlje izvješća: Pojavljuje se samo na vrhu izvješća i prva je stvar koju gledatelj vidi.

• Zaglavlje stranice: Pojavljuje se ispod zaglavlja izvješća i na vrhu svih ostalih stranica u izvješću.

• Pojedinosti: stvarni sadržaj izvješća.

• Odjeljak podnožja izvješća: Pojavljuje se nakon zadnjih detaljnih informacija u izvješću.

• Podnožje stranice: pojavljuje se na dnu svake stranice izvješća.