9 sjajnih savjeta za zumiranje

Ovaj popis pruža nekoliko brzih savjeta o početku korištenja Zooma , maksimiziranju njegovih prednosti i smanjenju problema s kojima se susrećete. Ne, sljedeće stranice ne predstavljaju sveobuhvatan popis onoga što treba raditi, a što ne raditi, ali ja sam svoje prijedloge sažeo u popis koji se može grickati.

©Cabeca de Marmore/Shutterstock.com

Isprobajte prije kupnje

Gotovo svaki popularni dobavljač softvera prihvatio je freemium poslovni model u jednoj ili drugoj mjeri. Zoom nije iznimka od ovog pravila. Kao takav, svatko može početi koristiti Sastanke i Chat i mnoge njegove značajke u roku od nekoliko minuta i besplatno. Zaposlenici mogu otključati dodatne pogodnosti kada njihovi poslodavci nadograde svoje planove korisnim dodacima.

Uzmite u obzir Grohl Records, fiktivnu tvrtku koja je nova u Meetings & Chat. Vidim Grohlovo obrazloženje za izbacivanje guma, posebno u malim razmjerima. Na primjer, Grohl kupuje nekoliko licenci za zaposlenike u svom odjelu prodaje. Međutim, iz bilo kojeg razloga, prodajni predstavnici i kupci muče se sa sastancima i čavrljanjem. (Zapamtite da nijedna tehnologija ne daje stopostotnu stopu uspješnosti.) Nakon nekoliko mjeseci, Grohl može tražiti drugi alat za videokonferencije uz minimalne troškove i smetnje.

Razmislite o nadogradnji postojećeg Zoom plana vaše tvrtke

Da budemo sigurni, Zoomov plan Basic Meetings & Chat nudi robusne značajke i velikodušna ograničenja duljine poziva, broja sudionika sastanka i još mnogo toga. Mnogi pojedinci i tvrtke smatraju ovaj plan dovoljnim za njihove relativno ograničene potrebe. Ne krivim ih ako odluče iskoristiti pogodnosti tvrtke za besplatne sastanke i čavrljanje, osobito u teškim ekonomskim vremenima.

Iz dva razloga, za većinu tvrtki dolazi trenutak kada nadogradnja jednostavno ima smisla. Dodatne značajke Zooma često više nego opravdavaju njihove nominalne troškove. Tvrtke na osnovnom planu ne mogu koristiti uloge, korisničke grupe i IM grupe. Također im nedostaje mogućnost snimanja sastanaka u oblak, primanja transkripcija sastanaka i pooštravanja sigurnosti. Iako mnogi korisnici Zoom-a u vrtovima možda neće u potpunosti shvatiti značaj ovih značajki, IT ljudi vrijedni svoje soli to svakako čine.

Ako vas taj argument ne pokoleba, onda možda ovaj hoće. Nadogradnjom prestajete biti korisnik Zooma i postajete korisnik Zooma. Vjerujte mi: razlika je više od semantike.

Usporedbe radi, ako sebe smatrate korisnikom Facebooka, onda ste nažalost u zabludi - osim ako ne platite društvenoj mreži da se oglašava na njoj. Google Hangouts, Facebookove nove Messenger sobe i druge besplatne alternative za videokonferencije mogu se činiti seksi. Samo zapamtite, međutim, da ako ne plaćate ništa za proizvod tvrtke, onda ste njezin proizvod vi. Vi ste samo sredstvo za postizanje cilja.

Sigurnost shvatite ozbiljno

Bit ću prvi koji će priznati da mnoge značajke koje se odnose na sigurnost i privatnost Zooma dodaju trenje. To jest, oni zajedno otežavaju prijavu, komunikaciju i suradnju. Na primjer, omogućavanje 2FA zahtijeva vrijeme, kao i pronalaženje i unos šesteroznamenkastih verifikacijskih koda kada se prijavite na web portal Zoom. Isto za omogućavanje čekaonica za sastanke i zahtijevanje lozinki za sastanke.

Zoom ne prisiljava svoje korisnike i kupce da omoguće mnoge od ovih značajki, uključujući prethodne tri. Ovisno o vašoj ulozi u organizaciji, netko iznad vas možda je već postavio te opcije na globalnoj razini, zbog čega je vaš izbor da ih aktivirate sporan.

Brass tacks: Vi i vaši kolege bili biste mudri da pogriješite na strani opreza. Vaša poslovna i osobna komunikacija previše je važna za bilo što drugo. Nažalost, previše ljudi se povijesno ponašalo kao da hakeri nikada neće mariti za njih, samo da bi pronašli njihove osjetljive poruke i fotografije na 4chanu ili Dark Webu.

Ups.

Da parafraziram Cher, "Kad bi mogli vratiti vrijeme..."

Održavajte Zoom ažuriranim

Sredinom 1990-ih, dobavljači softvera obično su objavljivali nove verzije i nadogradnje jednom godišnje ili tako nešto putem pošte. Instalacija je uključivala umetanje disketa ili kompakt diskova u vaše računalo. Ručni postupak može potrajati sat vremena ili više.

Danas je to puno drugačija priča. Dobavljači softvera rutinski objavljuju nove verzije, nadogradnje i zakrpe brzinom munje. (Ovaj trend učinio je pisanje knjiga za LuckyTemplates izazovnim, ali to je razgovor za drugi dan.)

Zaključak: Korisnici i kupci Zooma dužni su biti u toku s ažuriranjima softvera. Zanemarite te crvene značke na svojim uređajima na vlastitu odgovornost.

Napravite osobni Zoom račun

Chuck je partner u HHM-u, prestižnoj odvjetničkoj tvrtki sa sjedištem u Albuquerqueu, Novi Meksiko. HHM je kupio Zoom licencu, a Chuck često koristi Zoom za održavanje videokonferencija s klijentima kada mora raditi od kuće.

Može li Chuck koristiti HHM-ov Zoom račun za pitanja koja nisu vezana uz HHM, kao što je kada vodi video razgovore sa svojom bivšom suprugom Rebeccom i bratom Jimmyjem? Naravno, a možda će se i izvući. Ipak, valjalo bi mu stvoriti zaseban Zoom račun za osobnu upotrebu.

Zoom administratori i vlasnici mogu jednostavno pokrenuti razna izvješća o korištenju članova. Povijesno gledano, mnoge su tvrtke otpuštale zaposlenike zbog korištenja imovine i usluga tvrtke za svoje osobne svrhe. Nisam pravnik za rad, ali malo je vjerojatno da ćete pronaći suosjećajnog suca ako koristite usluge Zooma na ovaj način.

Izmjerite dvaput i izrežite jednom

Recite da se spremate koristiti Zoom funkcionalnost s kojom niste upoznati. Možda je to sastanak velike grupe ili vaš prvi Zoom webinar. U oba slučaja, probni rad je u vašem interesu.

Primjer: U travnju 2020. održala sam webinar za svoj alma mater Carnegie Mellon sveučilište o radu na daljinu. Prošlo je glatko iz nekoliko razloga.

Prvo, nakon što sam pristala odraditi webinar, povezala sam se s voditeljicom webinara Melissom Turk. Tijekom nekoliko tjedana, nas dvoje smo razmjenjivali osnovne informacije putem Slacka i Google dokumenata. (Ona dijeli moju odbojnost prema neprestanim nitima e-pošte.)

Drugi i najprikladniji ovdje, nekoliko dana prije prikazivanja, održali smo probni webinar u trajanju od 30 minuta u Zoomu. (Turkovo znanje o Zoom webinarima je opsežno.) Prethodno smo razradili logistiku za audio, video i dijeljenje ekrana, a ne pred stotinama sudionika.

Izradite plan za vanredne situacije za važne sastanke

Bolje imati, a ne trebati, nego trebati, a ne imati.

— FRANZ KAFKA

Recite da ćete koristiti Zoom za intervju za posao iz snova. Možda nudite potencijalnu perspektivu proizvodima i uslugama svoje tvrtke. Iz dobrog razloga, ne očekujete nikakve tehničke probleme. Uostalom, prema vašem iskustvu, Meetings & Chat su bili izuzetno pouzdani za tako popularan alat.

Biste li se ipak kladili u svoj život da će vaš poziv proći bez incidenata?

Točnije, što se događa ako izgubite snagu? Što ako Zoom nije dostupan ili je kašnjenje poziva iznenađujuće veliko? Što kažete na to ako sudionik ključnog poziva ne može shvatiti Zoom ili se njezino računalo ruši? Što radiš? Razmisli brzo. Sat otkucava.

Nakon stotina Zoom poziva, još nisam doživio nijedan od ovih katastrofalnih scenarija. Međutim, ako se ikada dogode, moj se krvni tlak neće udvostručiti jer već imam odgovarajuću pomoć. Mnogo prije nego što sam ozbiljno počeo koristiti sastanke i čavrljanje, oslanjao sam se na besplatni konferencijski poziv, (očito) besplatnu uslugu koja svojim korisnicima omogućuje održavanje pojedinačnih grupnih audiopoziva, njihovo snimanje te spremanje i distribuciju po želji. (Usput, postoji mnogo sličnih alata.)

Nemojte griješiti: moja je zadana postavka ovih dana držati sve svoje audio i video pozive putem sastanaka i chata, a ne samo zato što istražujem Zoom. Međutim, potpuno je glupo ne imati pri ruci rezervni komunikacijski alat u slučaju da se stvari pokvare. Svoje vjerodajnice za uslugu Besplatni konferencijski poziv uvijek držim pri ruci za svaki slučaj.

Očekujte malo otpora prema zumiranju kod zrelih tvrtki

Ako sam jednu stvar naučio u godinama oko tehnologije poduzeća, to je da ljudi obično mrze promjene.

Recite da radite u velikoj, uspješnoj i konzervativnoj farmaceutskoj tvrtki. Nazovite to Hogarth Drugs. Njegovih 40.000 zaposlenika koristi Webex kao svoj primarni alat za videokonferencije desetljeće ili više. Odmah ih prisiliti da koriste Zoom jer je Hogarth kupio Enterprise licencu vjerojatno će pokvariti neke perje. Vjerojatnost je da će Roger, Syd, barem nekoliko drugih nasilnika pronaći manju razliku između Webexa i Zooma i napraviti pometnju oko toga. Organizacijska politika u svom najboljem izdanju.

Treba li Hogarth odgoditi Zoom jer je nekoliko škripavih kotača napravilo buku? Naravno da ne, ali njegova uprava treba očekivati ​​barem malo nezadovoljstva zaposlenika.

Izbjegnite umor od zumiranja

Zoom je pojednostavio i poboljšao proces održavanja videokonferencija. Zajedno s njegovom inovativnom tehnologijom, robusnim značajkama i vrhunskom kvalitetom poziva, možda ćete biti u iskušenju koristiti video za svaki sastanak i razgovor sa svojim klijentima, kolegama, prijateljima i članovima obitelji.

nemoj.

Dr. Jeremy Bailenson je autor bestselera, stručnjak za virtualnu stvarnost, osnivački direktor laboratorija za virtualnu interakciju ljudi na Sveučilištu Stanford i sveukupno pametan tip. Njegovo opsežno istraživanje sugerira da zanemarivanje videokonferencija dovodi do onoga što on naziva neverbalnim preopterećenjem . (Pročitajte njegov pronicljivi op-ed u Wall Street Journalu .)

Povremeno, isključivanje vaše web kamere daje vašem mozgu prijeko potreban predah.