Como compartir un ficheiro de Microsoft Teams en correos e reunións de Outlook?

Aquí tes unha pregunta de Stephie:

Recentemente encargáronme a un compañeiro que deixou a empresa o mantemento de varios equipos de Microsoft. Un reto que atopei ultimamente é como compartir ficheiros de Word, PDF e Excel almacenados en Microsoft Teams con usuarios internos e externos usando Outlook 365. Algúns consellos/prácticas recomendadas que poidan recomendar?

Grazas pola túa pregunta. Na nosa resposta queremos ofrecer un sinxelo proceso paso a paso que pode usar para facilitar a compartición de ficheiros a través de Outlook. Se estás interesado en compartir máis dun ficheiro, podes consultar o noso tutorial para compartir cartafoles de Teams .

Compartir ficheiros de Teams en Outlook

Copiar a ligazón ao ficheiro de Teams

A forma máis sinxela de compartir o acceso a un ficheiro almacenado en Teams con partes internas e externas é simplemente inserir a ligazón no correo electrónico de Outlook.

• No seu ordenador Windows ou MacOS, abra Microsoft Teams e navegue ata a súa canle.
• Vaia á pestana Ficheiros e navegue ata o ficheiro que che interese para permitir o acceso.
• Fai clic na marca de verificación situada no lado esquerdo do teu nome de ficheiro (paso 1).
• Agora prema o menú Mostrar accións (...) no lado dereito do nome do ficheiro. (paso 2)
• Seleccione o menú Copiar ligazón (paso 3).

• Agora verás un diálogo que mostra o camiño ao teu ficheiro. O ficheiro atópase nunha biblioteca de SharePoint que aloxa os ficheiros da canle de Teams.
• Agora, continúa e establece os permisos de acceso ao teu ficheiro de Teams. Na parte inferior do diálogo verás os permisos de acceso predeterminados ao ficheiro (marcados a continuación).

Establece os permisos dos ficheiros de Teams

• Se estás interesado, podes modificar o permiso de acceso segundo precises usando o diálogo Configuración da ligazón.
• Teams permite escoller entre diferentes opcións de permisos para compartir. Ten en conta que a configuración de uso compartido rexe pola túa política de administración de Teams e, polo tanto, é posible que non estea dispoñible para ti.
  1. Permitir que calquera persoa que teña a ligazón acceda ou edite o ficheiro.
  2. Persoas da túa organización
  3. Persoas que teñen acceso á túa canle (poden ser internas ou externas á túa organización).
  4. Persoas concretas. Deberás proporcionar os enderezos de correo electrónico desas persoas.

• Marque a opción Permitir edición segundo sexa necesario.
• Unha vez feito, fai clic en Aplicar .
• Teams xerará agora unha ligazón ao teu ficheiro de Teams segundo os permisos de acceso que acabas de establecer.
• Agora preme Copiar .

Nota importante: o permiso de uso compartido predeterminado adoita establecer o teu equipo de TI. Quizais queiras discutir con eles se non se adaptan ás necesidades da túa empresa.

Engade a túa ligazón a un correo electrónico ou reunión de Outlook

• O último paso é abrir o escritorio de Microsoft Outlook ou Office 365 Outlook.
• Crea un novo correo electrónico ou solicitude de reunión.
• Define os teus destinatarios de correo electrónico e o texto de correo electrónico/reunión.
• Pega a ligazón ao ficheiro de Teams que xeraches no paso anterior.
• Envía o teu correo electrónico ou reunión.

Nota: pode aplicar o mesmo proceso con calquera cliente de correo electrónico de terceiros, como GMail.

Compartir ligazón a ficheiros de Teams cos membros da canle

Unha forma alternativa de compartir ficheiros de Teams cos membros da túa canle (partes internas ou externas) é a través da pestana Publicacións.

• Abre Teams e navega ata a túa canle.
• Abre a pestana Publicacións para iniciar unha nova conversa.
• Fai clic no ficheiro adxunto e selecciona Explorar en Equipos e canles .
• Explora os teus ficheiros de canle e selecciona o que che interese compartir.
• Fai clic en Compartir unha ligazón .
• A ligazón publicarase na pestana Publicacións da túa canle.
• Pasa o rato na parte superior dereita da túa publicación e fai clic no botón Mostrar accións (...).
• Preme Compartir en Outlook . Isto compartirá a conversa como correo electrónico desde Outlook 365.

O uso compartido de ficheiros con Outlook non funciona

Compartir ficheiros en Teams é bastante sinxelo. Como se mencionou anteriormente, as opcións para compartir permisos de ficheiros rexen os teus departamentos de TI ou os administradores de Teams. No caso de que as partes externas non poidan abrir ou editar os teus ficheiros, quizais queiras saber se a configuración da túa organización/canle de Teams permite que as partes externas interactúen cos ficheiros que compartes.