40 consellos e trucos de Microsoft Teams: de novato a experto [Actualizado decembro de 2021].

Con máis de 250 millóns de usuarios activos mensuais, Microsoft Teams gañou moita popularidade durante a pandemia como a ferramenta de colaboración en liña estándar para empresas e consumidores. É probable que o teu lugar de traballo, universidade ou organización benéfica favorita xa adoptaran Teams, polo que non queiras quedarte atrás. Esta lista bastante completa de consellos e trucos está destinada a axudarche a sacar o máximo proveito de Teams.

Polo tanto, se aínda estás tentando comprender os conceptos básicos ou xa es un usuario experimentado, comecemos con esta lista maxistral de máis de 40 consellos e trucos que todos os usuarios de Microsoft Teams deberían coñecer.

Iniciación a Microsoft Teams

Esta sección contén suxestións bastante básicas, se es un usuario máis experimentado, quizais queiras pasar ás seccións básicas ou expertas .

1. Cambia o tema do teu equipo

Sabías que podes cambiar o aspecto de Microsoft Teams?

Só tes que abrir a configuración de Teams, navegar ata a pestana Xeral e escoller se queres utilizar o fondo branco tradicional ou aplicar os modos de contraste escuro ou alto.

Modo escuro en Teams

2. Silencia o teu audio

Ás veces chegas tarde á túa reunión e queres unirte en silencio, ou simplemente necesitas recibir unha chamada importante do teu pariente mentres estás nunha reunión de Teams?

Silencia o teu audio directamente desde o panel de Controis de reunións persoais

Teams permítelle silenciar o micrófono tanto desde os controis da reunión (mostrados arriba) como desde o panel de configuración da reunión (mostrado como elemento 1 a continuación).

Funcións clave do panel de opcións de configuración da reunión de Teams

3. Apague a cámara

Do mesmo xeito podes acender e apagar a túa cámara de vídeo. Podes usar o panel de configuración da reunión (elemento 2 anterior) para desactivar a túa cámara; ou simplemente use o panel de control da reunión para activar o vídeo de novo.

4. Desenfoca o fondo do vídeo da reunión

Se usas Teams para videoconferencias, isto pode parecer familiar. A túa oficina na casa é un desastre e tes que unirte a esta videochamada. Dúas solucións para iso: primeiro, podes usar a función Configuración de fondo (elemento 3 anterior) para difuminar o fondo do teu vídeo directamente desde a configuración da reunión ou os controis da reunión. A segunda solución é moito máis elegante: use un fondo virtual (faremos o proceso máis tarde).

Se por algún motivo, o botón de configuración de fondo parece inactivo no panel Configuración da reunión; asegúrate de conectar a túa cámara de vídeo primeiro.

5. Detén o eco nas reunións de Teams

Cando ti e outros participantes da reunión te unes a unha reunión de equipos de audio ou vídeo desde a mesma sala, escoitarás ecos molestos. Podes desfacerte facilmente do eco premendo o botón Desactivar audio no panel Configuración da reunión (mostrate arriba como elemento 4).

6. Grava a túa reunión

Unha capacidade importante de Teams que pode querer usar desde o principio é a capacidade de gravar unha reunión. Podes iniciar unha gravación desde o panel de control da reunión como se mostra a continuación. Despois, a propia gravación gárdase en Microsoft Stream e podes compartir facilmente a gravación como ligazón nunha conversa da canle (ou por correo electrónico se é necesario).

Gravación dunha reunión de equipos

Unha vez que remate a reunión, recibirás un correo electrónico cunha ligazón á túa gravación en Microsoft Stream.

Se iniciaches a túa reunión desde a canle, tamén estará dispoñible unha ligazón á gravación como publicación na canle respectiva.

As gravacións de reunións ad hoc estarán dispoñibles na pestana Chat para a propia reunión, xunto cun ficheiro intercambiado, notas de reunión e pizarra, se se usan.

Tamén podes considerar engadir a aplicación Stream á túa canle para que os compañeiros poidan acceder facilmente a todas as reunións relacionadas co grupo.

7 . Cambia a icona do teu equipo

Microsoft permíteche cargar unha imaxe personalizada e configurala como logotipo/avatar do teu equipo. Podes atopar máis detalles neste tutorial que che axuda a configurar unha icona personalizada .

8. Crea unha canle privada

Hai casos nos que terás que colaborar con outras persoas en tarefas que requiren confidencialidade, como preparar un orzamento ou informes de análise de vendas. As canles privadas permítenche establecer unha plataforma de colaboración con membros do equipo seleccionados. A canle privada só será visible para os invitados e marcarase cun pequeno bloqueo na túa lista de equipos.

Crear unha canle privada é sinxelo: só tes que premer o botón Máis opcións (...) ao lado do teu equipo e, a continuación, premer Engadir canle . A continuación, define a información da canle como se mostra a continuación. Por último, engade membros do equipo á canle privada.

Canal privado en Microsoft Teams

9. Silenciar as notificacións de canles ruidosas

Nestes días, todos parecemos estar abrumados pola gran cantidade de notificacións entrantes das plataformas de colaboración e do correo electrónico. Moitas veces é difícil producir algo significativo máis aló da charlatanería interminable. Afortunadamente, Teams fai que sexa relativamente sinxelo para nós calibrar a afluencia de alertas de notificacións e sons que recibimos. Aquí tes unha guía sobre como silenciar as alertas de chat e reunións de Teams .

10. Deixa un equipo

Se non ves ningún beneficio en formar parte dun equipo, podes saír facilmente. Preme o botón Máis opcións a carón do equipo do que queres deixar e selecciona Deixar o equipo .

11. Usa Teams no móbil

Se precisas acceder a Teams sempre que esteas en movemento, tamén podes usar Teams no móbil. Microsoft enviou aplicacións de Teams bastante boas para Android e iOS. Fale cos teus compañeiros de tecnoloxía da información para saber se necesitas software adicional ou procedemento de autenticación para acceder ao contido de Teams da túa empresa no móbil.

12. Instala e desinstala unha aplicación en Teams

Ademais da colaboración básica, Teams permítelle mellorar o traballo en equipo utilizando aplicacións de Microsoft ou de terceiros. Nas seguintes seccións deste titorial, verás varios usos das aplicacións en Teams: imaxes, tempo, informes, enquisas, toma de notas, etc.

Se es propietario do equipo, pode instalar e desinstalar facilmente as aplicacións que os administradores de tecnoloxía da información puxeron dispoñibles.

O proceso é bastante sinxelo: localiza o teu equipo, fai clic no botón Máis opcións ao lado e, a continuación, escolle o engranaxe Xestionar equipo . A continuación, na pestana Aplicacións, prema o botón Máis aplicacións para buscar e instalar a súa nova aplicación. As aplicacións específicas dunha canle pódense engadir como pestanas na canle

13. Cancela os recibos de lectura

De forma predeterminada, cada vez que le unha mensaxe na aplicación Chat, Teams coloca unha pequena icona xunto á mensaxe. Isto axuda ao remitente a recoñecer que liches a súa mensaxe. Podes cancelar as confirmacións de lectura na pestana Privacidade da configuración dos teus equipos.

Desactivando os recibos de lectura en Teams

14. Usar filtros para atopar cousas rapidamente

Queres acelerar a busca de actividades específicas no teu feed, así como chats, equipos e canles específicos? Use o filtro Teams (que se mostra a continuación) ou use o atallo Ctrl+Maiús+F .

A función de filtro permite atopar rapidamente a entrada relevante polo nome; para os chats tamén permite atopar rapidamente entradas silenciadas, ocultas e sen ler con facilidade.

15. Establece unha mensaxe Ausente

Same as in Outlook, Teams allows you to compose an Out-of-the Office away message that will be sent if someone sends you a message in Teams or mentions you in a chat.

Simply hit your Teams avatar, the hit the Set status Message, then write your message and specify the validity period. Hit Done and you’ll be all set.

Moving beyond the basics

16. Use Teams commands

As you get a bit more experienced with Teams, you might want to boost your user productivity by using Search box commands.

To get started, simple type the forward slash character (/) in the Teams Search box and browse the list of available commands:

Teams command list

The command list is pretty self explanatory and the ones i fing to be the most useful are:

• /goto: To easily access a team or channel
• /keys: To access Teams list of shortcuts
• /chat: to quickly start a chat with one of your colleagues

17. Use a custom virtual background

I guess you have noticed people joining Teams video calls using city or nature landscapes as backdrops for their video calls. You can use pretty much every picture as a custom background in Teams calls. Feel free to look into our simple guide on how to setup virtual Teams backgrounds for your call.

18. Take Notes in a meeting

Teams has several ways for you to take meeting notes.

You can easily add OneNote notebooks stored in OneDrive or a network drive and have your channel members share notes and notes. I have also seen people using the Posts tab and add their notes as chat messages. I have seen others attaching Word files to the meeting or to the Channel files tab. There are also third party apps that you can use.

That said, the proper method is to use the Notes tab that is automatically enabled for your meeting.

• Navigate to the Chat app.
• Click on your meeting.
• Navigate to the Notes tab and hit the Take Notes button.
• Log the meeting minutes there.
• Point the meeting participants to your notes as needed.

19. Access your unread activity

Similarly to Microsoft Outlook, Teams clearly marks any unread messages in bold. Moreover, you are able to mark Teams messages as unread for later follow up. But how do you easily access those unread messages and activities? Simple type the /unread command in your Teams Search bar, and have Teams retrieve only unread messages for you to process.

20. Delete or hide chat conversations

Teams allow you to delete messages from a conversation thread. It also allows you to hide complete chat entries in your Chats app (just hit the … button and then choose Hide). Teams doesn’t currently end users you to completely delete entire threads from the Chat History though.

21. Troubleshoot your Outlook teams connection

If you are both a Microsoft Outlook and Teams user, you are most probably scheduling Teams meetings right from your Outlook Calendar meeting using the Teams Add-in.

But what if for some reason, the Teams button is not available in Outlook, even though Teams is properly installed on your Windows computer?

Most probably the reason is that the Teams Add-in is disabled. Take a look at our tutorial on how to easily turn on Teams in Microsoft Outlook.

22. Embed Word and Excel files in your Channel

You can easily share files with your colleagues by uploading to the Files tab in a channel. You can however ease access to the file by simply embedding it as tab in your Channel. This works not only for Excel or Word, but also for OneNote notebooks, PowerPoint presentations, PDF documents and so forth.

23. View your colleague reporting line

If you work in big organizations, you might need to identify the organizational reporting line of a colleague. As Teams is well integrated with Azure Active Directory and Exchange, you are able to easily look into your colleagues org chart.

Simply go to your Teams Search box, type the shortcut /org and your colleague name and you’ll be all set.

Looking up a colleague Org chart in Teams

Note: You won’t be able to look up the org chart in Teams for people outside your company.

24. Set your status (/dnd) , (/brb), (/available)

Want to manually set your status, so others know when to contact you. This can be done from the Teams settings, but as you gain more experience with Teams, you will start setting your status from the Search box.

Simply use /dnd for Do not Disturb or /brb for Be Right Back and hit Enter. Your status will change. Just remember to reset your status as needed.

25. Manually setting your online status to be always available / active

By default, your Teams online presence is synchronized with your Microsoft Outlook Calendar events and reflects the actual status of your operating system (whether it is used or idle). It is also set automatically to do not disturb when you share your screen or make a call. That says, Teams allows you to manually set your online status very easily and set it to available, busy, away or offline as needed. Here’s the tutorial for manually setting your Teams availability status.

26. Access your data on SharePoint

Your Teams channel data is available as a dedicated library on Microsoft SharePoint which is widely used document portal that is used as the infrastructure for Teams document storage.

In order to access your SharePoint library, simply navigate to your channel, then hit the Files tab and then hit Open in SharePoint.

27. Add the weather to Teams

Similar to Outlook, which allows you to display the weather conditions in your area, you can use Teams to get up to speed with the weather whereabouts.

If the Weather app is not yet installed on your local Teams client, then:

• Open Teams, hit the Apps button at the left side App bar,
• Search for and add the Weather app into Teams.
• Then, in the Teams main Search bar type /weather and the relevant location.

Using the Teams Weather App

28. Make Teams your Default Chat App

After start using Teams, you might find it quite superior to Skype for Business. You can make Teams your default chat app for Outlook and other Office apps. Simply go to the Teams settings and then in the General tab, check the Register Teams as the default chat app for Office box.

The setting will take effect after all open Office apps are re-started.

29. Use Teams in Together Mode

A relatively new capability of Teams is to allow meetings in Together Mode. Instead of displaying all meeting participants’ camera feeds in the grid (gallery) view, you can show them side by side in a virtual setting (think classroom, library, movie theater etc’).

Para activar o modo Xuntos, primeiro terás que actualizar Teams (preme o teu avatar e despois Buscar actualizacións). A continuación, preme no teu avatar e preme Configuración. Na pestana xeral, marque a caixa Nova experiencia:

Activando o modo Xuntos

A continuación, no panel de reunións, prema o botón... e selecciona Modo Xuntos .

Teña en conta que se traballa nunha gran cooperación, é posible que non poida actualizar manualmente Microsoft Teams por conta propia. É posible que teñas que discutir sobre a activación do modo Xuntos co teu administrador de tecnoloxía da información.

Trucos de expertos

30. Obtén un enderezo de correo electrónico para a túa canle

Unha vez creada unha canle, podes publicar novas mensaxes na pestana Publicacións da canle, directamente desde Outlook. Para iso, terás que localizar o enderezo de correo electrónico da túa canle como segue:

• Localiza a túa canle e fai clic no botón Máis opcións ao lado.
• Prema Obter enderezo de correo electrónico .
• Copia o enderezo de correo electrónico e engádeo como contacto en Outlook
• Notas laterais:
  • Os propietarios de equipos poden determinar quen pode enviar correos electrónicos á canle (facendo clic no botón Configuración avanzada).
  • Podes

31. Desactive Teams para que se inicie cando inicie Windows

Teams é absolutamente xenial, pero pode consumir unha cantidade significativa de recursos informáticos, principalmente RAM. Se utilizas un ordenador empresarial, non notarás ningún impacto no rendemento do teu sistema. Dito isto, se executas desde unha simple tableta, quizais queiras executar Teams só cando sexa necesario. Cando está instalado, Teams está configurado para iniciarse automaticamente sempre que inicie o seu ordenador. Podes desactivar o inicio de Teams cando inicias o teu ordenador e inicialo só no caso de que sexa necesario.

32. Publicar enquisas e enquisas en Teams

Un dos usos máis útiles de Teams é realizar enquisas e enquisas. En cuestión de 10 minutos podes crear unha enquisa personalizada usando Microsoft Forms ou outro software de terceiros como Polly e publicalas na túa canle de Teams. Este tutorial ten todo o que necesitas para crear as túas enquisas de Teams personalizadas .

33. Inserir un informe en Teams

Se a súa organización está a usar a plataforma Microsoft BI, pode utilizar Teams para distribuír os seus informes. Pode seleccionar e fixar facilmente informes de Power BI a unha pestana de canle para asegurarse de que estean dispoñibles para as súas discusións baseadas en datos.

34. Busca a túa cita favorita directamente en Teams

Outra forma xenial de usar Teams para buscar a túa carteira de accións. Aquí tes como facelo:

• Na pestana Aplicacións, busca e engade a aplicación Stocks en Teams.
• A continuación, desde a caixa de busca, escriba Stocks e, a continuación, os indicadores de accións relevantes como se mostra a continuación.

• Unha vez que a aplicación Stocks estea activada, simplemente escriba o comando @Stocks e o ticker na súa barra de busca.

35. Busca imaxes en equipos

Outra característica pouco coñecida de Teams é que podes usala para buscar imaxes en Bing. Primeiro, continúa e activa a aplicación Microsoft Images en Teams.

Despois, na súa barra de busca, só tes que escribir @Imaxes + a túa consulta de busca para acceder á busca de imaxes de Bing.

36. Use Teams para xestionar as quendas dos empregados

se xestionas un grupo de empregados que traballan por quendas no comercio polo miúdo, no centro de atención telefónica ou incluso nunha pequena fábrica, podes usar Teams para planificar e compartir horarios de traballo. A aplicación Quendas , que podes engadir facilmente a Teams, fai que sexa moi sinxelo xestionar a programación de quendas, recibir solicitudes de horarios de PTO, baixas médicas ou vacacións dos teus compañeiros e incluso permítelles rexistrar e saír as súas quendas. A continuación, pode crear informes de asistencia dos empregados son necesarios. Genial!

37. Engadir un calendario

Visualizar e xestionar un calendario compartido probablemente sexa outro gran uso potencial de Teams. Ata agora, Teams non ofrece unha integración sinxela de Outlook. Dito isto, podes engadir unha pestana do sitio web á túa canle de Teams e apuntar ao teu calendario de grupo de Outlook ou ao URL do calendario de Google. O máis probable é que os usuarios teñan que introducir as súas credenciais de usuario para acceder aos calendarios.

38. Integrar Trello en Teams

Moitos equipos usan as placas kanban de Trello para unha infinidade de casos de uso de colaboración. Estes poderían abarcar a xestión de tarefas en curso, así como unha planificación máis estratéxica de proxectos, produtos ou programas. Podes abrir Trello facilmente como unha aplicación en Teams engadíndoa usando a pestana Aplicacións para acceder aos teus taboleiros e tarxetas relevantes. Tamén podes engadila como unha pestana de terceiros na túa canle. Ambos precisarán proporcionar as súas credenciais de usuario de Trello.

39. Inicie Cisco Webex Meetings desde Teams

Microsoft e Cisco compiten na área na área de comunicación e colaboración en equipos. Aínda así, é posible que a túa empresa estea a usar ambos. Sabías que podes integrar Webex na túa canle de Teams? Hai unha aplicación Webex que podes engadir facilmente como nunha pestana Canle. Os membros do equipo poden acceder facilmente ás súas reunións de Webex e unirse ás súas propias reunións de Webex desde Microsoft Teams. Tamén poden programar reunións de Webex e ter o equipo notificado a través da pestana Publicacións.

40. Acceda ás análises dos seus equipos

Como propietario do equipo, podes querer supervisar os patróns de uso do teu equipo ou canle. Se é así:

• Na barra de aplicacións da esquerda , abre a pestana Equipos .
• Despois busca o teu equipo no panel da esquerda.
• Preme o botón Máis configuracións ao lado do teu equipo e fai clic no engranaxe Xestionar equipo .
• A continuación, abra a pestana Analytics.
• Desde aquí podes ver unha vista previa dos teus patróns de uso do equipo e da canle, as métricas de participación, o uso do espazo en disco, etc.

Espero que vos gustara a publicación. Se é así, non dubide en compartir con amigos e colegas a través das redes sociais. Coñeces outros consellos e trucos interesantes de Teams? Non dubides en publicalos nos comentarios! Moitas grazas!