Kuidas planeerida tulevast Zoomi koosolekut

Nagu endine president Dwight D. Eisenhower kunagi nutikalt märkis: "Plaanid on väärtusetud, kuid planeerimine on kõik." Suumi kontekstis on spontaanse koosoleku kokkukutsumine teatud olukordades mõttekas, eriti kui tekstipõhine suhtlus lihtsalt ei tööta. Äärmuslikuks võetuna oleks iga inimese tööelu juhitamatu ja isegi lausa kaootiline, kui ta ei suudaks vähemalt proovida oma päevi planeerida.

Sel eesmärgil muudab Zoom hõlpsaks tulevaste kohtumiste ajastamise teistega ja osalejate registreerimise jälgimise. Veelgi enam, koosolekuid planeerides avate lisafunktsioonid, mis muudavad teie koosolekud kõigi asjaosaliste jaoks väärtuslikumaks.

Kuidas ajastada Zoomi koosolekut

Üksikisiku või inimeste rühmaga kohtumise ette planeerimiseks toimige järgmiselt.

Klõpsake töölauakliendi ülaosas ikooni Kodu.

Klõpsake sinist ajakava nuppu. Zoom kuvab näidatud koosoleku ajakava akna.

Tulevase Zoomi koosoleku ajastamine.

Kohandage oma koosoleku seadeid. Saate seda muuta

• Teema ja kirjeldus
• Kuupäev
• Algus- ja lõpuaeg
• Koosoleku ID
• Heli ja video valikud
• Integratsioon kolmanda osapoole kalendritööriistadega, nagu Microsoft Outlook ja Google Calendar
• Täpsemad valikud, sealhulgas see, kas olete määranud alternatiivseid hoste

  Kui valite koosoleku ID jaoks Loo automaatselt, tähendab see, et Zoom loob ja levitab kordumatu ühekordselt kasutatava numbri. Teisisõnu, te ei kasuta sellel koosolekul oma PMI-d.

Kui olete lõpetanud, klõpsake sinist ajakava nuppu. Olete nüüd oma koosoleku kokku leppinud. Zoom kuvab koosoleku kinnitusteate kogu asjakohase teabega, näiteks siin näidatud.

Ajastatud Zoomi koosoleku vaatamine.

Koosoleku kinnituses saate vastavatel nuppudel klõpsates teha järgmisi toiminguid:

• Ava: avab kalendri teie arvuti kalendri vaikeprogrammis.
• Sule: sulgeb akna.
• Kopeerige kutse: saadab koosoleku teabe teie lõikelauale. Siit saate selle kleepida e-kirja või kuhu iganes soovite.

Saate vaadata oma kavandatud koosolekuid, klõpsates Zoomi töölauakliendi ülaosas ikoonil Koosolekud.

Kuigi saate ühe seadme kohta korraga korraldada ainult ühte koosolekut, saate ette planeerida nii palju kui soovite.

Zoom võimaldab kasutajatel ka koosolekuid ajastada veebiportaali ja erinevate brauserilaiendite kaudu.

Kuidas muuta oma kavandatud koosolekut

Öelge, et olete kohtumise planeerinud. Pärast järelemõtlemist otsustate siiski, et soovite teha mõned muudatused. Muidugi võite oma koosoleku rämpsu jätta ja teiste kalendritega kaost tekitada. Parem viis hõlmab aga olemasoleva koosoleku redigeerimist – seda võimaldab Zoom hõlpsasti teha, järgides neid samme.

Zoom veebiportaalis klõpsake isikliku päise all nuppu Koosolekud.

Klõpsake koosoleku nimel, mida soovite muuta. Zoom pakub põhiteavet teie kavandatud koosoleku kohta.

Klõpsake lehe alumises paremas nurgas valget nuppu Redigeeri seda koosolekut.

Tehke mis tahes muudatusi, mis teile meeldivad. Saate muuta järgmist.

• Teema
• Kuupäev ning algus- ja lõpuaeg
• Koosoleku ID
• Heli ja video valikud
• Täpsemad valikud, sealhulgas see, kas olete määranud alternatiivseid hoste

Klõpsake sinist nuppu Salvesta.

Koguge küsitluste kaudu osalejate panust

Bruce on kavandanud eelseisva kohtumise oma E Street Bandi liikmetega. Kõne ajal soovib ta küsida kõigilt tagasisidet. Muidugi saavad osalejad vestlusaknasse nii helistada kui ka tekstipõhiseid kommentaare sisestada. Seda tüüpi struktureerimata andmed on sageli väärtuslikud, kuid nende võrdlemine on tavaliselt räpane ja aeganõudev, eriti suuremate rühmade puhul. Struktureeritud andmeid on palju lihtsam koguda ja analüüsida. Sel eesmärgil on paljudel juhtudel parem viis läbi viia küsitlus, mis kuvab kohe tulemused.

Zoom reserveerib küsitlused lisatasu pakettidega klientidele.

Küsitluse lubamine konto tasemel

Kõigi organisatsiooni liikmete küsitluse lubamiseks peab administraator või omanik järgima järgmisi samme.

Zoom veebiportaalis klõpsake administraatori päise all valikut Kontohaldus.

Klõpsake konto sätted.

Klõpsake jaotise Küsitlus all lehe paremas servas olevat lülitusnuppu. See muutub siniseks. Zoom kuvab uue akna, milles palutakse teil oma valik kinnitada.

Klõpsake sinist nuppu Lülita sisse. Zoom kinnitab, et on teie seadeid värskendanud.

Peate küsitlused konto tasemel lubama ainult üks kord.

Ajastatud koosoleku jaoks küsitluse loomine

Pärast küsitluste aktiveerimist saate eelseisva koosoleku jaoks luua ühe või mitu küsitlust.

Zoom veebiportaalis klõpsake isikliku päise all nuppu Koosolekud.

Klõpsake lehe vasakus servas jaotises Tulevased koosolekud koosolekut, mille jaoks soovite küsitluse ajastada.

Kerige lehe allossa ja klõpsake valget nuppu Lisa sõnade kõrval Te pole veel küsitlust loonud.

Sisestage ilmuvas aknas oma küsimuse pealkiri.

(Valikuline) Märkige ruut Anonüümne, kui soovite osalejate vastuseid peita.

Sisestage oma küsimuse nimi.

Märkige, kas küsimus on ühe- või valikvastustega, märkides vastava märkeruudu.

Sisestage võimalikud vastused tekstikastidesse.

(Valikuline) Küsimuste lisamise jätkamiseks klõpsake nuppu + Lisa küsimus ja korrake samme 4–8.

Kui olete küsitluse seadistamise lõpetanud, klõpsake sinist nuppu Salvesta.

Nüüd saate vaadata küsitlust, nagu see joonis näitab.

Salvestatud küsitlus tulevase Zoomi koosoleku jaoks.

Pange tähele, et Zoom seob küsitlused konkreetsete kasutajate PMI-dega, mis on väike, kuid oluline punkt. Ütle, et Hank peab korraldama kohtumise teiste DEA agentidega oma kontoris. Ta kaalub oma kahte võimalust:

• Oma PMI kasutamine: kui ta seda teed valib, pääseb ta juurde kõikidele küsitlustele, mille ta on oma PMI all loonud.
• Lubades Zoom genereerida automaatselt ühekordse koosoleku ID-numbri: kui Hank valib selle valiku, kehtib tema küsitlus ainult selle konkreetse koosoleku kohta. Seetõttu ei saaks ta neid ringlusse võtta ega teisele koosolekule üle kanda.

Mõlemal juhul saavad võõrustajad koosoleku ajal mingil hetkel oma küsitlusi käivitada.

Tehke seda, mis teile meeldib, kuid ma ei laseks küsitluste ülekantavusel juhtida teie otsust, kas kasutada oma PMI-d või mitte.

Kuidas käsitleda koosoleku registreerimist

Kuigi osalejate registreerimise nõue tulevasteks koosolekuteks on vabatahtlik, annab see mitmeid ilmseid eeliseid, sealhulgas juhtide arvu ettelugemine. Lisaks võib ettevõte või teie juht volitada teatud koosolekutel osalema.

Nõuab teistelt teie koosolekule registreerumist

Brandt peab tähtsat kogu osakonda hõlmavat koosolekut ja soovib tagada, et kõik töötajad osaleksid. Seetõttu nõuab ta registreerimist, järgides neid samme:

Zoom veebiportaalis klõpsake isikliku päise all nuppu Koosolekud.

Klõpsake koosoleku nimel, mille registreerimisteavet soovite vaadata.

Klõpsake valget nuppu Redigeeri seda koosolekut.

Kerige alla sõnani Registreerimine ja märkige ruut Nõutav.

Klõpsake sinist nuppu Salvesta. Zoom viib teid tagasi koosoleku põhilehele.

(Valikuline) Kopeerige registreerimislingist paremal olev kordumatu URL või klõpsake koosoleku kohta üksikasjalikuma teabe vaatamiseks nuppu Kopeeri kutse.

Jagage linki või koosolekuteavet kõigile koosolekul osalejatele, kuidas soovite.

Registreerimine tulevaseks kohtumiseks

Brandt juhib kümneliikmelist personali. Ta on nõudnud, et need inimesed registreeruksid tema igakuisele koosolekule. Lisaks on ta lingi osalejatele levitanud, võib-olla isegi Zoom Meetings & Chati kaudu. Kui teised sellel URL-il klõpsavad, näevad nad siin kuvatavaga sarnast vormi:

Zoom koosoleku registreerimisvorm.

Registreerija andmete vaatamine

Pärast seda, kui osalejad täidavad ja esitavad koosoleku registreerimisvormi, salvestab Zoom nende teabe. Sellele pääsete juurde järgmiselt.

Zoom veebiportaalis klõpsake isikliku päise all nuppu Koosolekud.

Klõpsake koosoleku nimel, mille registreerimisteavet soovite vaadata.

Kerige alla vahekaardile Registreerimine ja jaotisest Osalejate haldamine paremal klõpsake nuppu Kuva.

Suum kuvab näidatud aknaga sarnase akna.

Koosolekule registreerunute vaatamine.

Registreerimisvalikute veelgi paremaks kohandamiseks klõpsake nuppu Redigeeri.