Uute kontaktide lisamine seadusesse! 2005

Kõige lihtsamal tasandil ACTi peamine eesmärk! on koht, kuhu salvestada kõik kontaktid, kellega igapäevaselt suhtlete. Saate kõiki oma kontakte lisada ja muuta kontaktandmete aknas, kuna see sisaldab kogu teavet, mis puudutab ühte konkreetset kirjet, ja võimaldab teil näha kõiki oma kontaktivälju.

Tõenäoliselt on teil palju kontakte, mida soovite oma andmebaasi sisestada, nii et hüpake otse sisse ja järgige neid samme.

Kui te pole veel kontaktandmete aknas, minge sinna, klõpsates ACT! Navigeerimisriba.

Valige aknas Kontakti üksikasjad uue kontakti andmebaasi lisamiseks üks kolmest viisist.

• Valige Kontakt → Uus kontakt.

• Klõpsake tööriistaribal ikooni Uus kontakt.

• Vajutage klaviatuuril sisestusklahvi.

Mis tahes eelneva käsu käivitamine annab tulemuseks tühja kontaktikirje. Nüüd olete valmis uue kontakti teabe sisestama.

Alustage teabe sisestamist, klõpsates väljal Ettevõte ja tippides kontakti ettevõtte nime.

TEGUTSE! ei tee vahet tegelike kontaktide ja tühjade kontaktide vahel. Teabe sisestamata jätmise või sisestusklahvi korduva vajutamise tulemuseks on arvukalt tühje kontaktkirjeid, millest pole kasu ja mis ainult ummistavad andmebaasi. Seega, kuigi võite vabalt lahkuda mis tahes ACT-st! tühjad väljad, peate midagi sisestama, nii et alustage ettevõtte nimega.

Saate alati hiljem kirje juurde naasta ja mis tahes välja teavet lisada, muuta või kustutada.

Klõpsake järgmisel väljal, kuhu soovite teavet sisestada, ja alustage tippimist.

Järgmisele väljale liikumiseks saate kasutada ka tabeldusklahvi. Kui vajutate kogemata liiga sageli klahvi Tab, võite avastada, et lisasite ühe liiga palju väljasid ja sattusite valele väljale. Kuid ärge muretsege: vajutage ja hoidke all tõstuklahvi ja seejärel vajutage tabeldusklahvi, et liigutada kursorit vastupidises suunas.

Jätkake väljade täitmist.

TEGUTSE! kaasas on ligikaudu 50 eelprogrammeeritud välja, mis kajastavad enamiku kasutajate vajadusi. Paljud väljad on üsna iseenesestmõistetavad (ja kajastavad seda tüüpi teavet, mida tõenäoliselt igast aadressiraamatust leiate): kontakti nimi, ettevõtte nimi, telefon, linn, osariik ja sihtnumber. Need asuvad mugavalt kontaktandmete akna ülaosas. Mõned väljad on veidi vähem selged:

• Aadress: kui eeldate, et kolm välja ACT! sätestab, et aadress on mõeldud kolme alternatiivse aadressi salvestamiseks, eksite! Teine ja kolmas aadressiväli on mõeldud väga pikkade aadresside jaoks. See väli on hea koht hoone nime lisamiseks, kui see on aadressi lahutamatu osa.

• 5160-stiilis sildid, mida kasutatakse laialdaselt masspostitusteks, prindivad tavaliselt nelja rida teavet: ettevõte, kontakt, aadress ja linn/osariik/sihtnumber (kõik neljandal real). Kui teil on vaja kasutada teist ja kolmandat aadressivälja, on vaja suuremaid silte.

• ID/olek: ID/Olek väli on sisuliselt kategooriaväli ja see salvestab kõik teie kontaktid kategooriatesse. ID/Olek välja kasutades ei pea te käsitsi seadistama erinevaid andmebaase: ühte oma sõpradele, teist klientidele, teist oma hankijatele jne. ID/Olek väljal on eelseadistatud paarkümmend kõige sagedamini kasutatavat kategooriat, sealhulgas sõbrad, kliendid, müüjad ja konkurendid, mis teeb kõigi nende kategooriate otsimise kiireks lihtsaks.

• Tervitus: see väli viitab nimele, mis on kirjas pärast sõna Kallis, mida kasutatakse teie kirjamallides. Vaikimisi kasutab ACT!, olles sõbralik tüüp, eesnime. Muutke tervitus ametlikuma vastu.

• Kui eelistate vaikeseadena kasutada ametlikumat tervitust, valige Tööriistad → Eelistused ja klõpsake nuppu Tervituse eelistused, mis asub mugavalt vahekaardil Üldine.

• Viidatud: See väli on üks andmebaasis kõige sagedamini tähelepanuta jäetud väljadest. Sellele väljale sisestatud teavet kasutatakse viiteallika aruandes; Viidatud teabe sisestamise ebaõnnestumine muudab aruande kasutuks. Mis on siis suur asi? Oletame, et maksate reklaamide eest kahes ajalehes – kas poleks tore teada, milline neist meelitas kõige rohkem väljavaateid? Kui osalete messidel või kulutate oma veebisaidile palju aega ja vaeva, kas teile ei meeldiks teada, kas teie jõupingutused on toonud kaasa uue ettevõtte? Ja kui olemasolev klient saadab teile palju uusi müügivihjeid, kas poleks tore austada teda jõulude ajal kena singiga, mitte tavapärase puuviljakoogiga?

• Kasutaja: pange tähele, et kontaktandmete akna alumises pooles on mitu kasutajavälja. Need väljad sisaldavad teie ettevõtte kohta spetsiifilist teavet.

• Jätke need väljad tühjaks, kuni need ümber nimetate. Kui te seda ei tee, võite ühele väljale sisestada mitmesuguseid andmeid.

  Saate alati tagasi minna ja põlluandmeid igal ajal lisada, muuta või kustutada!

Ärge kartke, kui TEGUTSEMINE! vormindab teabe sisestamisel automaatselt osa teie põlluandmeid.

Lisage oma andmed võimalikult ühtlaselt.

Vajadusel lisage väljale mitu kirjet.

Üldiselt on parim tava piirduda ühe üksusega välja kohta. Aeg-ajalt leiate aga olukorra, kus kontakt jaguneb kahte kategooriasse. Näiteks võib JoAnne Chamar olla nii sõber kui ka klient. Sellises olukorras saate ripploendi abil väljale rohkem kui ühe üksuse sisestada.

Mitme kriteeriumi valimiseks ühele väljale lisamiseks toimige järgmiselt.

• a. Asetage kursor väljale.

• b. Kontrollige soovitud valikuid.

• c. Klõpsake dialoogiboksis Redigeeri loendi väärtusi soovitud kirjeid.

• d. Dialoogiboksi sulgemiseks klõpsake suvalises kohas väljaspool seda.

  Erinevad kirjed ilmuvad väljale, eraldatuna komaga.

Kui sisestate iga uue kontakti teabe, ärge unustage klõpsata paigutuse allosas olevaid erinevaid vahekaarte.

Nendel vahekaartidel on täiendavad väljad. Vahekaart Kodune aadress on koht, kus salvestate kontakti kohta isiklikke andmeid. Teil võib olla ka mõni muu vahekaart, mille hulgast saate valida.

Erinevad paigutused kuvavad erinevaid vahekaarte. Kui muudate oma praegust paigutust, vaatate tõenäoliselt teistsugust vahekaartide komplekti.

Kui unustate klõpsata nendel vahekaartidel kontaktandmete akna allservas, võite lihtsalt kahe silma vahele jätta mõned väljad, mida peate olulise teabe täitmiseks täitma. Seega klõpsake kindlasti neid vahekaarte!

Salvestage uus kontaktteave.

Teoreetiliselt ei pea te uut kontaktteavet salvestama; see salvestatakse, kui teete mõnda järgmistest:

• Tehke kõik muud toimingud! käsk, mis hõlmab kõike alates märkuse või müügivõimaluse lisamisest kuni kohtumise ajastamiseni.

• Liikuge andmebaasi teise kirje juurde.

• Klõpsake nuppu Salvesta (seda tähistab tööriistaribal väike disketiikoon).

• Vajutage Ctrl+S.