Aruande koostamine ACT-is! 2005

Järgmised sammud kehtivad kõigi ACT! aruanded. Dialoogiboks on kõigi aruannete jaoks sama. Olenevalt teie käivitatavast aruandest ei pruugi mõned suvandid siiski saadaval olla ja seetõttu võivad need kuvada hallina.

ACT-i läbiviimiseks! aruanne, järgige lihtsalt neid samme:

1. Tehke otsing või kuvage kontaktkirje või -kirjed, mida soovite aruandesse kaasata.

Kõik teed ACT-s! juhtima – või vähemalt mööduma – otsingust. Enne aruande käivitamist otsustage, millise kontakti või rühma andmed soovite oma aruandesse kaasata. Näiteks võite käivitada ajaloo kokkuvõtliku aruande ühe kontakti kohta või kontaktiaruande kõigi osariigi või piirkonna kontaktide kohta. Saate lisada andmeid praegusest kontakti- või rühmakirjest, praegusest kontakti- või rühmaotsingust või kõigist kontaktidest või rühmadest.

2. Kui soovite, et aruandes olevad kontaktid ilmuksid kindlas järjekorras, sortige kontaktid enne aruande käivitamist.

Kas soovite, et kontaktid kuvatakse tähestikulises järjekorras ettevõtte nime või perekonnanime järgi? Kui teil on palju kontakte perekonnanimega Smith, kas soovite need siis ettevõtte või osariigi järgi sortida? Peate need otsused tegema enne ACT-i käivitamist! aruanne.

Sorteerige oma kontakte kahel viisil: sortige kuni kolme kriteeriumi järgi, valides Redigeerimine –> Sorteeri, või sortige oma kontaktid kriteeriumi järgi, klõpsates kontaktiloendis vastavat kontakti pealkirja.

3. Valige menüü Aruanded ja seejärel aruande nimi, mida soovite käivitada. (Aruande käitamiseks, mida menüüs ei kuvata, valige Aruanded –> Muud kontaktiaruanded ja valige sobiv aruanne.)

Avaneb dialoogiboks Filtrite määramine. Vahekaart Üldine on identne kõigi ACT! teie loodud aruanded.

4. Valige ripploendist Send the Report Output To aruande väljund:

• Eelvaade: valige suvand Eelvaade, kui kahtlete oma aruandlusvõimaluste osas. Ekraanile ilmub aruande eelvaade. Pärast aruande eelvaadet printige see välja või käivitage see uuesti, kui see ei näe välja täpselt selline, nagu kavatsesite.

• Rikasteksti fail: salvestab aruande RTF-failina, mille saate Wordis avada.

• HTML-fail: salvestab aruande HTML-failina. Valige see suvand, kui soovite aruannet oma veebisaidil kasutada.

• PDF-fail: salvestab aruande PDF-failina, mida saab lugeda Adobe Readeris.

• Tekstifail: salvestab aruande TXT-failina, mida saate lugeda mitmesuguste tarkvaradega, sealhulgas Exceliga.

• Printer: kui olete täiesti kindel, et teie aruanne prinditakse esimesel korral õigesti, tehke seda! See suvand saadab aruande otse teie vaikeprinterile.

• E-post: saadab salvestatud aruande e-kirja manusena. Manusel on .rpt laiend ja seda saavad lugeda ainult need saajad, kellel on ACT! nende arvutitesse installitud.

5. Alal Loo aruanne määrake aruandesse kaasatavad kontaktid.

Valikud on iseenesestmõistetavad. Käitate aruande praeguse kontakti, praeguse otsingu või kõigi kontaktide kohta.

Kui sorteerisite kontaktid, valige raadionupp Praegune otsing, isegi kui soovite andmebaasi kaasata kõik kontaktid. Kui te seda valikut ei vali, ei kuvata aruandes olevaid kontakte teie määratud sortimisjärjestuses.

6. Märkige ruut Välista 'Minu kirje', et välistada teave aruandes olevast Minu kirjest.

See valik pole kõigi aruannete jaoks saadaval.

7. Valige alal Kasuta hallatavaid andmeid nende kontaktide kirjehaldur, keda te oma aruandesse kaasate.

• Kõik kasutajad: sisaldab kontaktkirjeid, mida haldavad kõik andmebaasi kasutajad.

• Valitud kasutajad: sisaldab andmebaasi valitud kasutajate hallatavaid kontaktkirjeid. Kui olete andmebaasi ainus kasutaja, kuvatakse loendis ainult teie nimi.

8. Tehke vahekaartidel Tegevused, Märkus ja/või Ajalugu vastavad valikud.

• Vahekaardil Tegevused valige tegevuste tüüp ja tegevuste vastav kuupäevavahemik, mida aruandesse kaasata.

• Valige vahekaardil Märkus ja ajalugu oma aruandesse kaasatavate ajaloode tüüp ja vastav kuupäevavahemik.

• Valige alas Kasuta hallatavaid andmeid kasutajad, kelle teavet soovite aruandesse kaasata.

9. Kui käitate müügiaruannet, klõpsake vahekaarti Võimalus.

• Alal Müügivõimalused valige, kas soovite oma aruandesse kaasata müügivõimalused, suletud/võidetud müügid ja/või kaotatud müügid.

• Määrake rippmenüüs Kuupäevavahemikus aruandesse kaasatavate müügivõimaluste kuupäevavahemik.

• Valige alas Kasuta hallatavaid andmeid, kas lisada teave oma andmebaasi kõigi kasutajate või valitud kasutajate kohta.

10. Klõpsake nuppu OK.

TEGUTSE! jookseb aruannet. Kui te pole tulemustega rahul, käivitage sama aruanne teist korda, kasutades erinevaid kriteeriume, või proovige käitada teistsugust aruannet.