Tööhinnangu koostamine QuickBooks 2005 abil

QuickBooks Pro-l ja QuickBooks Premieril on funktsioon, mis on väga huvitav ettevõtetele, kes teevad oma klientide jaoks töid või projekte: töövõtjad, konsultandid, insenerid, arhitektid jne. QuickBooks Pro ja QuickBooks Premier (erinevalt tavalisest Basic QuickBooksi programmist) suudavad teha lihtsaid projekte või töökulusid. See võimalus tähendab, et teie ettevõte saab koostada projekti- või tööprognoosid, jälgida kulusid projekti või töö järgi ning arveid projekti või töökoha järgi esitada.

QuickBooks Pro puhul algab töö maksumus kalkulatsioonist. Prognoos on vaid loend hinnangulistest kuludest, mis tekivad mõne kliendi jaoks tehtava tööga.

Eeldades, et olete juba töökoha loonud ja olete QuickBooksile öelnud, et kasutate hinnanguid, järgige hinnangu koostamiseks järgmisi samme.

1. Hankige vorm.

Valige Kliendid –> Loo hinnangud. QuickBooks avab prognooside loomise vormi, millel on kohutav sarnasus vormiga Loo arveid, mida olete näinud, kui olete QuickBooksiga üldse töötanud.

2. Alusta lünkade täitmist.

Valige vormi ülaosas olevast rippmenüükastist sobiv Klient: Töö. QuickBooks Pro sisestab vormile automaatselt nii palju teavet kui võimalik – tavaliselt vähemalt nime/aadressi kasti.

Kui konfigureerisite QuickBooks Pro klasside jälgimiseks, kuvatakse vormi ülaservas keskel vastav rippmenüü kast. Jätkake ja kasutage kasti, kui see on asjakohane.

Muutke vaikesätteid – näiteks kuupäeva ja hinnangulist #.

3. Lisage reaüksused – üksikasjad, üksikasjad, üksikasjad.

Prognooside loomise akna üksikasjad sisestatakse samamoodi nagu arvete koostamise akna üksikasjad.

Iga reaüksus, mida soovite oma tööhinnangusse lisada, tuleb kirjeldada loendis Artiklid. Pange tähele, et kuna müüte sageli töid klientidele ja klientidele, kasutades osaliselt hinnangut, soovite tavaliselt lisada kaupade täielikud kirjeldused. (Näiteks mõned töövõtjad kasutavad sageli mitut rida kirjeldavat teksti, et iga kalkulatsioonil kuvatud üksust täielikult selgitada.)

4. Lisage valikuline teave.

Kui soovite, kasutage lisateabe kogumiseks ja salvestamiseks mõnda muud aknas Prognooside loomine saadaolevaid kaste. Näiteks nagu aknas Arvete koostamine, saate klõpsata ripploendikastil Klienditeade ja kirjutada sõbralik sõnum või kasutada mõnda ripploendist.

Soovi korral võite kasutada ka välja Memo, et kirjutada endale töö kohta märkus. Või võib-olla mõned märkmed stsenaariumi jaoks, mille kohta olete mõelnud stuudiotele tutvustada. Ükskõik, mis teie väljamõeldis sobib.

Kui soovite prognooside loomise aknasse lisada muid üksusi, saate seda akent kohandada. Valige akna Loo prognoosid ülemises paremas nurgas asuvast rippmenüüst Mall (Mall) valik Kohanda. QuickBooks annab teile hinnanguvormide loendi. Valige see, mida soovite muuta. (Kui te pole kunagi uut loonud, võib loendis olla ainult üks hinnanguvorm.) Klõpsake nuppu Uus või Redigeeri. Kui klõpsate nuppu Uus, kuvab QuickBooks dialoogiboksi Hinnangu kohandamine.

Enne selle hinnangu printimist pidage meeles, et aken Hinnangute loomine ei ole sama teave, mis kuvatakse kirjalikul hinnangul. Et näha, kuidas trükitud versioon välja näeb, klõpsake aknas Loo hinnangud nupu Prindi kõrval olevat allanoolt ja valige ripploendist Eelvaade. Tulemuseks on täisleheküljeline pilt, mida on kahandatud, et see mahuks ekraanile.

Kui te pole oma prognoosi veel salvestanud, klõpsake nuppu Salvesta ja uus või Salvesta ja sulge.

Hinnangu (või mis tahes ekraanil kuvatava QuickBooksi vormi) põhjalikumaks uurimiseks klõpsake kas prindi eelvaate ekraani ülaosas nuppu Suumi sisse või liigutage hiirekursor pildi kohal. Kui kursor näeb välja nagu plussmärgiga suurendusklaas, klõpsake hiire vasakut nuppu. Kuna sel viisil näete korraga ainult osa eelvaatest, kasutage erinevatesse piirkondadesse liikumiseks akende allosas ja paremal asuvaid kerimisribasid.

Pange tähele, et suurendusklaasil on nüüd miinusmärk ja sissesuumimisnupp lülitub välja suumimisele. Kui täidate rohkem kui ühe hinnangu, saate teiste hinnangute vaatamiseks kasutada nuppe Eelmine leht ja Järgmine leht prindieelvaate ekraanil. Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu Sule.

Kui jõuate tagasi aknasse Loo hinnangud, klõpsake nuppu Prindi; QuickBooks Pro kuvab dialoogiboksi Print One Estimate. Hinnangu ilma pikema jututa printimiseks klõpsake nuppu Prindi.

Kui te pole varem hinnangute printimiseks QuickBooksi kasutanud, peate võib-olla esmalt selle toimingu jaoks printeri seadistama. Selleks valige File –> Printer Setup ja valige ripploendist Vormi nimi hinnang. Seejärel määrake prognooside printimiseks soovitud printerisätted. (See protsess toimib samamoodi nagu muude vormide, näiteks arvete printimisel.) Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu OK. Dialoogiboks Ühe kalkulatsiooni printimine, mille QuickBooks kuvab pärast seda, kui olete klõpsanud aknas Loo hinnangud, töötab samamoodi nagu dialoogiboks Ühe arve printimine.