Teie QuickBooksi ettevõtte faili puhastamise põhitõed

Kui saate aru, mida QuickBooksis arhiveerimine endast kujutab, on protsess üsna lihtne. QuickBooksi ettevõtte faili tihendamiseks toimige järgmiselt.

Valige käsk Fail → Utiliidid → Andmete tihendamine.

QuickBooks kuvab esimese Condense Data dialoogiboksi.

Valige raadionupp Tehingud enne kindlat kuupäeva.

See valik ütleb QuickBooksile, et soovite teha kahte asja: luua QuickBooksi andmefailist arhiivikoopia ja vähendada töötavat ettevõtte faili, et see ei oleks nii suur. QuickBooks vähendab ettevõtte andmefaili tööversiooni suurust, eemaldades vanad suletud tehingud, kui valite 3. sammus tehingute eemaldamise.

Määrake kuupäev Eemalda tehingud enne.

Kui soovite määrata kuupäeva, enne mida tuleks suletud tehingud eemaldada, sisestage kuupäev kuupäevakasti. Kui soovite faili tihendada , eemaldades näiteks 31. detsembril 2016 või enne seda tehtud tehingud, sisestage kuupäevakasti 1.1.2017 . Siiski ei pea te end sunniviisiliselt tundma, et eemaldada hunnik suletud tehinguid. Suletud tehingud eemaldate ainult siis, kui teie QuickBooksi ettevõtte fail muutub liiga suureks. Saate hõlpsasti töötada QuickBooksi ettevõtte failiga, mis on 25 MB, 50 MB või isegi 100 MB (megabaiti).

Kuigi tavaliselt tihendate QuickBooksi faili vanad suletud tehingud eemaldades, loob käsk Condense ka failid ilma tehinguteta ja failid, mis sisaldavad ainult teatud tehingute andmevahemikku. Faili loomiseks, mis sisaldab loendeid ja eelistusi, kuid mitte tehinguid, valige raadionupp Kõik tehingud.

Muide, võite kasutada valikut Kõik tehingud, et luua peaaegu tühi fail, mida saaksite uuesti kasutada (nt koolituseks). Kindlat tehinguvahemikku sisaldava QuickBooksi faili loomiseks valige raadionupp Kuupäevavahemiku välised tehingud ja seejärel sisestage väljadesse Enne ja Pärast kuupäevad, mis broneerivad vahemiku.

Kui olete määranud, millised tehingud QuickBooks peaks eemaldama, klõpsake nuppu Edasi.

QuickBooks kuvab teise andmete koondamise dialoogiboksi.

Määrake, kuidas tehinguid kokku võtta.

Kui soovite ajalooliste tehingute kokkuvõtte teha, kasutab QuickBooks teist andmete koondamise dialoogiboksi, et küsida, kuidas ta peaks ajalooandmeid kokku võtma: ühe kokkuvõtliku päevikukirjega, igakuise kokkuvõtliku päevikukirjega või üldse ilma kokkuvõtteta. Valige raadionupp, mis vastab soovitud kokkuvõtte lähenemisviisile. (Tavaliselt kasutate teist loetletud valikut – lasta QuickBooksil luua igakuised kokkuvõtlikud päevikukirjed –, et saaksite ikkagi luua sisukaid võrdlevaid kuuaruandeid.)

Kui olete määranud, kuidas QuickBooks peaks tehingutest kokku võtma, klõpsake nuppu Edasi.

QuickBooks kuvab kolmanda Condense Data dialoogiboksi.

Määrake, kuidas laotehingud tuleks tihendada, ja klõpsake nuppu Edasi.

Kui teie QuickBooksi fail sisaldab varude tehinguid, soovitab QuickBooks eemaldada vanad laotehingud. Kui QuickBooks kuvab kolmanda andmete koondamise dialoogiboksi, saate käskida QuickBooksil just seda teha, valides raadionupu Laotehingutest kokkuvõte (soovitatav). (Kui te ei soovi vanu tehinguid eemaldada, valige raadionupp Säilita laotehingu üksikasjad.)
Kui klõpsate nuppu Edasi, jätkate neljanda Andmete tihendamise dialoogiboksiga, mis küsib, millised tehingud tuleks lugeda suletuks.

Määrake, millised tehingud tuleks eemaldada, ja klõpsake nuppu Edasi.

QuickBooks küsib natuke rohkem teavet selle kohta, mis täpselt on suletud või vana tehing, mis tuleks eemaldada. Märkate märkeruudud, et näidata, kas enne eemaldamiskuupäeva tehtud tehingud tuleks eemaldada, isegi kui need on kustutamata, märgitud Trükkimiseks, märgistatud kui Saatmiseks ja nii edasi.
Kui klõpsate nuppu Edasi, liigute edasi viiendasse andmete koondamise dialoogiboksi.

Määrake loendi puhastamine, mis peaks toimuma, ja klõpsake nuppu Edasi.

Kasutage viiendat andmete koondamise dialoogiboksi, et öelda QuickBooksile, et lisaks vanade suletud tehingute eemaldamisele peaks see ka mõned loendid puhastama. Saate valida märkeruudud, mis käsivad QuickBooksil eemaldada kasutamata kontod, kasutamata kliendid, kasutamata müüjad ja nii edasi. Kui puhastate oma loendit kasutamata loendiüksuste eemaldamise kaudu, ei vähenda te mitte ainult ettevõtte faili suurust, vaid hõlbustate ka loendiga töötamist.

Kui klõpsate nuppu Edasi, kuvab QuickBooks kuuenda andmete koondamise dialoogiboksi. Dialoogiboks ütleb teile, et arhiveerimisprotsess algab sellega, et QuickBooks teeb andmefailist koopia ja kondenseerimistoimingu lõpuleviimiseks võib kuluda mitu minutit või isegi mitu tundi.

Klõpsake nuppu Alusta tihendamist.

QuickBooks alustab andmefaili tihendamist.

Varundage andmefail, kui seda küsitakse.

Kondenseerimisprotsessi alguses palub QuickBooks teil QuickBooksi ettevõtte faili varundada. QuickBooksi ettevõtte faili varundamine kondenseerimistoimingu osana toimib samamoodi nagu QuickBooksi ettevõtte faili varundamine muul ajal.

Pärast QuickBooksi ettevõtte faili varundamist salvestab QuickBooks ettevõtte faili arhiivikoopia ja seejärel puhastab teie juhiste järgi ettevõtte faili tööversiooni. Jällegi, nagu eelmistes sammudes märgitud, võib puhastusprotsess kesta vaid mõne minuti või võib kuluda mitu tundi, kui teie fail on väga suur.