Salvestage oma arved QuickBooksi 2019. aasta kontode makseviisil

Makstavate arvete (A/P) viis arvete tasumiseks koosneb kahest etapist. Esimene on tühiasi raskemast küljest ja teine ​​samm on lihtne kui pirukas. Esiteks registreerige oma arved. Võib-olla olete juba tuttav vahekaartide Kulud ja Kirjed kasutamisega arvete salvestamiseks. Peate need vahekaardid täitma ka A/P-meetodi jaoks, kui soovite arvet jagada kontodele, klientidele, töökohtadele, klassidele ja üksustele.

Pärast arvete registreerimist saate jätkata teise sammuga: anda QuickBooksile 2019 teada, millised arved maksta. Seejärel kirjutab QuickBooks tšekid. Sa prindid need. Sa saadad neile posti.

A/P meetodi toimimiseks peate oma arved registreerima kohe, kui need laekuvad. See ei tähenda, et peate need kohe maksma. Arveid registreerides saate jälgida, kui palju raha olete võlgu ja kui palju raha teie ettevõttel tegelikult on. QuickBooks tuletab teile meelde, millal teie arved tuleb tasuda, et te ei peaks muretsema arve tasumise unustamise pärast.

Kui registreerite arveid tasumata arvetel, kasutate tekkepõhist raamatupidamist.

Kuidas QuickBooksis 2019 arveid registreerida

Kui arve laekub, tuleb see esimese asjana kirja panna. Arveid saate registreerida läbi arvete sisestamise akna või võlgnevuste registri. Kui kavatsete jälgida arveid kulude ja artiklite kaupa, peate kasutama akent Sisesta arved.

Arve salvestamiseks aknas Sisesta arved toimige järgmiselt.

Valige Tarnijad → Sisesta arved.

Teise võimalusena klõpsake avalehel hankijate alal ikooni Sisesta arved. Järgmine joonis näitab arvete sisestamise akent. Kahtlemata märkate, et selle akna ülemine pool näeb välja nagu tšekk ja seda seetõttu, et suur osa siia sisestatud teabest jõuab tšekile, mille arve tasumiseks kirjutate. (Kui näete vormi ülaosas sõna Krediit , mitte Arve, valige vasakus ülanurgas arve valikunupp. Seda ekraani saate kasutada ka hankijate kreeditarvete sisestamiseks.)

Arvete sisestamise aken.

2. Valige selle teenusepakkuja nimi, kellele maksate.

Kui soovite maksta selle arve hankijale, kes on juba hankija loendis, klõpsake rea Tarnija lõpus allanoolt ja valige hankija. (Siis täidab QuickBooks automaatselt arvete sisestamise akna nii palju teavet, kui ta mäletab.) Kui see tarnija on uus, palub QuickBooks teil kiiresti lisada või seadistada müüja kohta teavet: aadress, krediidilimiit, maksetingimused ja nii edasi. Esitate selle teabe aknas Uus tarnija.

Kui teil on valitud tarnija juures üks või mitu täitmata ostutellimust, küsib QuickBooks, kas soovite saada ostutellimuse vastu. Klõpsake Jah, kui te seda teete, või Ei, kui te seda ei tee. Kui otsustate saada ostutellimuse vastu, kuvab QuickBooks dialoogiboksi Ava ostutellimused, nagu näidatud. Selles on loetletud avatud ostutellimused, mille olete salvestanud. Kui valite vastuvõtmiseks ühe või mitu ostutellimust, täidab QuickBooks teie eest nende tellimuste üksused ja summad, mida saate vajadusel muuta. Kui olete lõpetanud dialoogiboksi Ava ostutellimused, klõpsake arvete sisestamise aknasse naasmiseks nuppu OK.

Ostutellimuse alusel arve tasumine.

Ostutellimuse loomiseks, mis on hankijatelt tellitud kaupade kirje, valige Tarnijad → Loo ostutellimused. Kui QuickBooks kuvab akna Loo ostutellimused, kirjeldage oma tellimust. Muide, prindite ja muudate ostutellimusi samamoodi nagu arveid ja kreeditarve.

3. Valige maksetingimused, mis kirjeldavad arve maksetähtaega.

Avage real Tingimused rippmenüü ja valige maksetingimused (kui tarnija seadistamise ajal pole teavet veel olemas).

4. (Valikuline) Sisestage hankija viitenumber.

Kui sisestate arve jaoks hankija viitenumbri – tõenäoliselt ainult arve numbri või oma kontonumbri –, prinditakse viitenumber tšeki osaks olevale kviitungile.

5. (Valikuline) Sisestage arve kirjeldamiseks memo.

Saate sisestada märkuse tekstikasti Memo. Teie sisestatud märge kuvatakse A/P registris.

6. Liigutage kursor alla vahekaardi Kulud veergu Konto ja sisestage kulukonto nimi.

Võimalik, et soovite sisestada juba kontoplaanis oleva kulukonto nime. Kui see nii on, klõpsake allanoolt, et näha kõigi oma kontode loendit. Tõenäoliselt peate kulukontodele jõudmiseks loendit allapoole kerima. (Kiire viis loendis allapoole liikumiseks on alustada konto nime tippimist; liigute loendis otse alla.) Klõpsake kontol, mida see arve esindab. (Tõenäoliselt on see Supplies või midagi sellist.)

Kui teil on vaja selle arve jaoks luua uus kulukonto kategooria, valige loendi ülaosas käsk Lisa uus. Näete dialoogiboksi Uus konto (pole näidatud). Täitke teave ja klõpsake nuppu OK.

Mis saab siis, kui raha, mille te selle arve tõttu välja maksate, saab jagada kahe, kolme või nelja kulukonto vahel? Lihtsalt klõpsake äsja sisestatud konto all. Ilmub allanool. Klõpsake seda, et sisestada teine ​​kulukonto, teine ​​ja vajadusel veel üks.

7. Vajadusel liikuge tabeldusklahviga veergu Summa ja muutke numbreid.

Kui jagate selle arve mitme konto vahel, veenduge, et veerus Summa olevad numbrid lisanduksid arve kogusummale.

8. (Valikuline) Sisestage selgitus- või tarkussõnad veergu Memo.

9. (Valikuline) Määrake kulu kliendile: töökoht.

Kui plaanite nende kulude hüvitamist või kui soovite lihtsalt oma kulusid töökoha järgi jälgida, sisestage klient, kes teile hüvitab. Vajadusel sisestage iga konto jaoks summa. Klientide leidmiseks võite kasutada allanoolt ja seejärel neil klikkida. Kui määrate kliendile töökoha, on teil ka võimalus nende kulude või ostetavate kaupade eest kliendile arve esitada. Selleks klõpsake veerul Arveldatav ja nüüd peaksite nägema linnukest. Järgmine kord, kui selle töö eest arve esitate, peaksite nägema võimalust lisada need kaubad arvele automaatselt.

10. (Valikuline) Määrake kulu klassile.

Kulusid saate jälgida ka klasside kaupa, tehes kanded veergu Klass. Pange tähele tavalist allanoolt ja klõpsake seda, et näha klasside loendit. (Te ei näe klassi veergu, kui te pole QuickBooksile öelnud, et soovite klasse kasutada.)

Kui soovite, et QuickBooks jälgiks kulusid klasside kaupa, saate selle seadistada. QuickBooksi seadistamiseks kulude jälgimiseks valige Redigeeri → Eelistused. Kui QuickBooks kuvab dialoogiboksi Eelistused, klõpsake ikooni Raamatupidamine, klõpsake vahekaarti Ettevõtte eelistused ja seejärel märkige ruut Kasuta klasside jälgimist.

Kui soovite, klõpsake kulude kokkuvõtmiseks nuppu Arvuta ümber.

11. Kasutage vahekaarti Artiklid, et salvestada erinevad kaubaartiklid, mida arvel on esindatud.

Klõpsake vahekaarti Üksused. Sisestage ostetud kaubad ja nende eest makstud hinnad.

Kui saate pärast arve osalist täitmist aru, et arve eest tasutakse tõepoolest ostutellimus, klõpsake nuppu Vali ostutellimus, mis kuvatakse arvete sisestamise akna põhilindil.

Valige rippmenüüst Tarnija teile arve saatnud hankija nimi. Avatud ostutellimuste loendis klõpsake vasakpoolses veerus, et märkida linnuke selle ostutellimuse (või tellimuste) kõrvale, mille eest maksate. Piisavalt lihtne? Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu OK; QuickBooks täidab teie eest automaatselt vahekaardi Üksused.

12. Liikuge veergu Üksus ja sisestage üksuse nimi.

Pange tähele selles veerus olevat allanoolt. Üksuste loendi kuvamiseks klõpsake seda. Kas üksus, mille eest maksate, on selles loendis? Kui jah, klõpsake sellel üksusel. Kui ei, valige loendi ülaosast Lisa uus ja täitke aken Uus üksus.

13. Täitke vahekaardil Üksused ülejäänud üksuste read.

Siin saate sisestada kõik ostetavad kaubad. Veenduge, et vahekaardil Artiklid kuvatakse täpselt ostetavad kaubad, nende kulud ja kogused. Kui soovite, klõpsake üksuste kokkuvõtmiseks nuppu Arvuta uuesti.

14. Salvestage arve.

Arve kirje salvestamiseks ja seejärel teise arve sisestamiseks klõpsake nuppu Salvesta ja uus. Või klõpsake nuppu Salvesta ja sulge, et salvestada oma arve, kuid mitte sisestada teist arvet.

Nii nagu kliendiga seotud akende puhul (nagu aken Arvete loomine), kuvab QuickBooks paremal külgribal hankija kohta ajaloolise teabe. Saate lülituda hankija ja tehingute vahel, käitada kiiraruandeid ja kiiresti linkida varasemate või tasumata arvete, arvete ja muude märkustega kliendi kohta, kellega äritegemist teete.

Kuidas kiiresti QuickBooks 2019 arveid sisestada

Samuti saate arveid sisestada otse võlgnevuste registrisse. See meetod on kiirem, kuid muudab kulude ja esemete jälgimise keerulisemaks.

Kui soovite sisestada arveid otse võlgnevuste registrisse, toimige järgmiselt.

1.   Valige Loendid → Kontoplaan või klõpsake avalehel Kontoplaani ikooni.

Avaneb kontoplaan.

2. Avage võlgnevuste konto.

Kui QuickBooks kuvab teie kontoplaani, topeltklõpsake loendis võlgnevuse kontot. Näete võlgnevuste registri akent, nagu näidatud. Kursor on registri lõpus, valmis ja ootab sind järgmise arve sisestamiseks.

Arvestusvõlgade registri aken.

3. Sisestage oma arve andmed.

Sisestage sama teave, mida sisestaksite arvete sisestamise aknasse. Klõpsake tekstikastis Tarnija allanoolt ja valige rippmenüüst Tarnija nimi.

Kui sisestate hankija nime, mida QuickBooks ei tunne, näete sõnumikasti Tarnijat ei leitud ja QuickBooks palub teil anda teavet selle uue salapärase müüja kohta. Klõpsake nuppu Kiirlisa, et programm koguks selle täitmise ajal registrist teavet, või klõpsake nuppu Seadistamine, et näha dialoogiboksi Uus tarnija.

Peate valima konto nime. Tõenäoliselt leiate selle õige konto rippmenüüst; kui te ei saa, sisestage üks oma. Näete sõnumikasti Kontot ei leitud ja QuickBooks palub teil sisestada selle uue konto andmed.

Kui otsustate registri täitmise ajal, et soovite selle tšeki eest hüvitada või soovite jälgida kulusid ja artikleid, klõpsake arvete sisestamise akna kuvamiseks nuppu Redigeeri tehingut. Kui olete akna täitmise lõpetanud, klõpsake nuppu Salvesta ja uus. Olete tagasi seal, kus alustasite: aknas Võlad.

Kas näete nuppu Splits? See Splits nupp töötab samamoodi nagu Pangakonto registri aknas Splits nupp. Kui klõpsate Jaotused, pakub QuickBooks täiendavaid ridu kulude ja klasside teabe sisestamiseks.

4. Kui olete kogu teabe sisestanud, klõpsake nuppu Salvesta.

Nupp Taasta, mis asub kohe kirjest Salvesta paremal, on olemas juhuks, kui täidate registri, kuid otsustate, et soovite alustada kõike otsast enne, kui olete tehingu salvestanud. Ekraanil kuvatava teabe kustutamiseks klõpsake nuppu Taasta ja teil on puhas leht.

Kuidas QuickBooksis 2019 arvet kustutada

Oletame, et sisestate kogemata sama arve kaks korda või sisestate arve, mis oli tõesti mõeldud kõrvalasuvale ettevõttele. (See, et jälgite arveid arvuti abil, ei tähenda, et te ei pea enam asju hoolikalt üle vaatama.) Võlgnevuste registrisse sisestatud arve kustutamiseks tehke järgmist.

1. Leidke arve võlgnevuste registrist, kasutades ühte järgmistest meetoditest.

• Kui teate ligikaudu, mis päeval arve sisestasite, saate selle leidmiseks loendit sirvida. Kirjed on loetletud kuupäevalises järjekorras. (Märkige ruut 1-Line, et kuvada iga arve ühel real, mitte kahel real, et kerimine toimuks kiiremini.)
• Kui te ei mäleta kuupäeva, valige Redigeeri → Otsi.

Ja nüüd tagasi võlgnevuste registri aknasse, mis teil on pooleli…

2. Valige arve, mida soovite kustutada, klõpsates suvalises kohas arvel.

3. Valige Redigeeri → Kustuta arve.

QuickBooks kinnitab, et soovite tehingu tõesti kustutada. Kui klõpsate OK, kustutab see arve kohusetundlikult A/P registrist.

Tuleta mulle meelde, et ma selle arve tasuma, eks?

Võite siduda nööri ümber sõrme, kuid parim viis arvete õigeaegse maksmise tagamiseks on lasta QuickBooksil teile meelde tuletada. Tegelikult saate muuta meeldetuletuste sõnumikasti esimene asi, mida näete QuickBooksi käivitamisel.

QuickBooksi meeldetuletuse valikute reguleerimiseks peate olema ühe kasutaja režiimis administraatorina sisse logitud. Seejärel vali Redigeerimine → Eelistused. Kui QuickBooks kuvab dialoogiboksi Eelistused, klõpsake vasakpoolses loendis ikooni Meeldetuletused ja seejärel klõpsake siin näidatud dialoogiboksi avamiseks vahekaarti Ettevõtte eelistused.

Dialoogiboksi Eelistused jaotis Meeldetuletused.

Veenduge, et kas nupp Kuva kokkuvõte või Näita loendit on valitud (te ei saa valida Ära tuleta mulle meelde ja oodake meeldetuletuse saamist) ja andke seejärel mitu päeva ette teada, enne kui peate arveid tasuma, sisestades numbri. (10 on vaikimisi ja töötab tavaliselt hästi) tekstikastis Päevi enne tähtaega, mis asub veerus Remind Me.

Kui valite suvandi Kuva kokkuvõte (valikust paremal olev esimene nupp), saate iga kord QuickBooksi käivitamisel võlgnetavate arvete kokkuvõtte. Kui valite Näita loendit (teine ​​nupp valikust paremal), näete iga arve üksikasju.

Kui käivitate QuickBooksi või avate uue ettevõtte faili, võiksite vaadata meeldetuletuste akent. Aknas loetletakse meeldetuletused (nt vormid, mida peate printima ja maksed, mida peate edastama) ja teatatakse teile, millised tasumata arved peate maksma. Seda loendit näete, valides Ettevõte→Meeldetuletused. Pange tähele, et saate ka käskida QuickBooksil ettevõtte faili avamisel kuvada meeldetuletused. Selleks valige käsk Redigeerimine → Eelistused, klõpsake nuppu Meeldetuletused, klõpsake nuppu Minu eelistused ja seejärel märkige ruut Kuva meeldetuletuste loend ettevõtte faili avamisel.