Säilitage rakenduses QuickBooks 2018 head raamatupidamiskontrollid

QuickBooks 2018 pakub juhtimismeetodeid, mida ettevõtte omanik või ettevõtte juht saab kasutada tahtmatute vigade minimeerimiseks ja mitme kasutaja juurdepääsu korral tekkivate varguste võimaluse minimeerimiseks. Siin on mõned suurepärased ideed:

• Võrrelge regulaarselt tegelikke varude loendeid laoarvestuse kirjetega. Varud vähenevad kahjuks. Inimesed — mõnikord töötajad, sageli aga pseudokliendid, näiteks poevargad — varastavad inventari. Seetõttu on üks asi, mida peate tegema nii varude kadude minimeerimiseks kui ka täpsete raamatupidamisdokumentide säilitamiseks, võrrelda regulaarselt oma varude füüsilisi loendeid raamatupidamisdokumentides näidatud andmetega. Väikeses esmatarbekaupluses võib näiteks tekkida soov võrrelda tubakavarusid igapäevaselt, õlle- ja veinivarusid iganädalaselt ning kõiki muid toidukaupu igakuiselt või aastapõhiselt. See lähenemisviis kõige väärtuslikumate ja lihtsamini varastatavate esemete sagedasele loendamisele saavutab kaks asja:
  • Varude kokkutõmbumine tuvastatakse kiiresti.
  • Ettevõtte omanik saab varude kahanemist minimeerida, määrates kindlaks varude tüübi, mida kõige sagedamini varastatakse või isegi siis, kui varusid kõige sagedamini varastatakse.
• Pangakontode vastavusse viimine. Üks asi, mida ettevõtete omanikud peaksid minu arvates tegema, on oma pangakontod vastavusse viima. Sageli juhtub töötajate vargus raamatupidamistöötajate poolt, kui töötajad mõtlevad välja, kuidas kirjutada ettevõtte pangakontole tšekke, mida omanik ei näe. Üks kindel viis fiktiivse ja pettusega tehingu leidmiseks on lasta omanikul pangakonto väljavõte vastavusse viia. Kui omanik viib pangaväljavõtte vastavusse, saab ta võrrelda panga raamatupidamisarvestust konto kohta ettevõtte QuickBooksi raamatupidamisdokumentidega. Kõik ilmsed lahknevused saab parandada, mis tähendab, et QuickBooksi raamatupidamiskirjed on täpsemad. Lisaks ilmnevad kõik ebaühtlased ja kahtlased tehingud, kui ettevõtte omanik vaatab tšekke tähelepanelikult.
• Võimalusel eraldage raamatupidamine füüsilisest vahi alt.Väikeettevõttes on raske alati eraldada mõne tegevuse arvestust selle tegevuse füüsilisest hooldusest või füüsilisest vastutusest. Varude arvestust on raske eraldada füüsilisest hoidmisest või sellele varule juurdepääsust. Näiteks võib kaupluse müüja hõlpsasti sigarette varastada ja sigarettide kassamüügi kaudu ka varude arvestust korrigeerida. Sellegipoolest toimub sisseehitatud vigade kontroll kõikjal, kus saate füüsilise hooldusõiguse raamatupidamisest eraldada. Raamatupidamist pidav isik kontrollib kaudselt füüsilise halduri poolt vara eest hoolitsemist. Kui füüsiline hooldaja varastab näiteks sigaretipakke, ilmneb see asjaolu, kui raamatupidaja võrdleb raamatupidamisdokumente laoseisu füüsiliste kontodega. Samamoodi keegi, kellel pole juurdepääsu sularahale ja pangakontole, ei saa sularaha hõlpsalt varastada, isegi kui tal on täielik juurdepääs sularahaarvestuse andmetele. Võite küsida oma CPA-lt abi, et leida viise, kuidas eraldada varade füüsiline hoidmine raamatupidamis- ja raamatupidamiskohustustest. Ja sa peaksid seda tõesti tegema. Kahjuks on töötajate vargused väga levinud.
• Koolitage töötajaid QuickBooksi kasutama. Kui teil on mis tahes suurusega ettevõte, peaksite koolitama töötajaid QuickBooksi kasutama kahel peamisel põhjusel.
  • Keegi, kes teab, kuidas QuickBooksi kasutada, teeb vähem tõenäoliselt tahtmatuid vigu. QuickBooksi kasutamine pole keeruline, kuid see pole ka midagi sellist, mida saate ilma abita tahtmatult-tahtmata õppida. Mõned tehingud on üsna keerulised, eriti teatud ettevõtete jaoks. Nii et kui saate, on mõistlik pakkuda töötajatele abi või koolitust või mõlemat. Need ressursid võimaldavad inimestel kasutada QuickBooksi funktsioone mugavamalt ja täpsemalt, et koostada finantsteavet, mis võimaldab teil oma ettevõtet paremini hallata.
  • Korralikud raamatupidamisdokumendid maskeerivad töötajate vargusi. Sageli on üks asi, mida näete, kui töötaja vargus juhtub, tõesti sassi läinud raamatupidamisdokumendid. Sel põhjusel võite sattuda olukorda, kus halvasti koolitatud töötajad loovad sassi raamatupidamissüsteemi, mis võimaldab töötajate vargusi. Seega tähendab koolitus mitte ainult seda, et teil on täpsemad raamatupidamisdokumendid, vaid ka seda, et teil on vähem tõenäoline, et teil on vargusi või omastamist soodustav keskkond.
• Sulgege oma QuickBooksi fail. Kui läbite raamatupidamise põhimõtete kursuse, avastate, et sulgemine tähendab raamatupidamisprotseduuride kogumit, mida keegi teeb tulude ja kulude kontode nullimiseks, et alates uuest aastast saaks tulusid ja kulusid hõlpsasti arvutada. QuickBooksis suletaksetähendab midagi muud. Kuid soovite siiski sulgeda QuickBooksi faili, et säilitada oma andmete terviklikkus. Toimige järgmiselt. Valige käsk Redigeerimine –> Eelistused, valige Raamatupidamine, valige vahekaart Ettevõtte eelistused ja seejärel klõpsake nuppu Sulgemiskuupäev Määra kuupäev/parool. Kui QuickBooks küsib, määrake sulgemiskuupäev ja parool. Pärast selle teabe esitamist keelab või piirab QuickBooks kasutajatel tehinguid muuta või sisestada enne sulgemiskuupäeva. (Ainult parooli omavad inimesed saavad teha muudatusi või sisestada tehinguid, mille kuupäev on lõppkuupäevast varasem.)
• Hallake oma QuickBooksi raamatupidamissüsteemi. Mul on kahju teatada, et paljud ettevõtete omanikud ei pea raamatupidamissüsteemi midagi enamat kui vahendit arvete, palgatšekkide ja iga-aastase maksudeklaratsiooni jaoks vajaliku teabe koostamiseks. Kahjuks tähendab see kauge seos raamatupidamissüsteemiga seda, et ettevõtete omanikud ei tunne sageli vajadust raamatupidamissüsteemiga toimuvat aktiivselt hallata.

Rohkem kui 30-aastasel CPA-na töötamise kogemusel põhinev arvamus on, et selline suhtumine on vale. Raamatupidamissüsteem peaks olema tööriist, mida saate oma ettevõtte paremaks juhtimiseks kasutada. Ja see võib nii olla. Kuid kui see on tööriist teie ettevõtte paremaks haldamiseks, peate süsteemi haldama. Teisisõnu soovitan teil lugupidavalt võtta vastutus selle eest, et töötajad oleksid koolitatud tegema asju, mis teie raamatupidamissüsteemi kaitsevad (nt andmefaili varundamine) ja et te tagaksite, et nad viivad igakuiselt ja aastaselt läbi asjakohased raamatupidamisprotseduurid. alusel (nagu kõigi arvete väljasaatmine, pangakontode vastavusse viimine, segaste tehingute puhastamine jne).

See juhtimisvastutus ei pea olema raske. Saate üsna hõlpsalt veenduda, et inimesed teevad seda, mida nad peaksid tegema, luues mõned lihtsad kontrollnimekirjad. Järgmises tabelis on toodud igakuise raamatupidamise ülesannete loetelu näidis.

Igakuise raamatupidamise ülesandeloendi näidis

See tabel näitab iga-aastase raamatupidamise ülesandeloendi näidist. Nendest tabelitest saate lähtepunktina koostada oma nimekirja asjadest, mida raamatupidaja või büroojuht peab iga kuu või aasta lõpus tegema.

Raamatupidamise aastaülesannete loetelu näidis