QuickBooksiga 2012 töötamise raamatupidamise eesmärk

Kõige olulisem asi, mida raamatupidamise kohta mõista, et QuickBooks 2012 tööst maksimumi võtta, on see, et see pakub sidusrühmadele finantsteavet. Kõiki siin kirjeldatud raamatupidamisfunktsioone täidavad osavalt kõik QuickBooksi versioonid: QuickBooks Simple Start, QuickBooks Pro, QuickBooks Premier ja QuickBooks Enterprise.

Sidusrühmad on inimesed, kes teevad ettevõttega äri või suhtlevad sellega; nende hulka kuuluvad juhid, töötajad, investorid, pangad, müüjad, valitsusasutused ja agentuurid, kes võivad ettevõtet maksustada. Nende sidusrühmade teabevajadused määravad kindlaks, mida raamatupidamissüsteem peab tegema.

Juhtide, investorite ja ettevõtjate teabevajadused

Esimesse sidusrühmade kategooriasse kuuluvad ettevõtte juhid, investorid ja ettevõtjad. See rühm vajab finantsteavet, et teha kindlaks, kas ettevõte teenib raha. See rühm soovib ka teavet, mis annab ülevaate sellest, kas ettevõte kasvab või väheneb ning kui terve või haige see on.

Oma kohustuste ja kohustuste täitmiseks vajab see rühm sageli üksikasjalikku teavet. Näiteks võib juht või ettevõtja soovida teada, millised kliendid on eriti kasumlikud või kahjumlikud. Aktiivne investor võib soovida teada, millised tootesarjad kasvavad või vähenevad.

Seotud teabenõuete kogum puudutab varade ja kohustuste arvestust. Vara on midagi, mis firma omab, nagu raha, inventari või seadmed. Vastutuse on osa võlast või kohustus võlgneb firma, näiteks pangalaenud ja arved.

Ilmselgelt peab keegi ettevõttes – võib-olla juht, raamatupidaja või raamatupidaja – omama väga üksikasjalikku arvestust ettevõtte pangakontodel olevate sularahasummade, ettevõtte laos või riiulitel olevate varude kohta, ja seadmeid, mida ettevõte omab ja oma tegevuses kasutab.

Inimene, kes töötab ettevõttes, juhib ettevõtet või investeerib aktiivselt ettevõttesse, vajab head üldist teavet ettevõtte rahaasjade kohta ja paljudel juhtudel väga üksikasjalikku teavet oluliste varade (nt raha) ja kohustuste (nt. pangalaenud).

Väliste võlausaldajate teabevajadused

Teine sidusrühmade kategooria hõlmab ettevõtteväliseid ettevõtteid, kes laenavad raha ettevõtetele, ja krediidiasutustele, kes annavad neile laenuandjatele teavet. Näiteks soovivad pangad enne raha laenamist teada ettevõtte rahaasjade ja finantsseisundi kohta. Raamatupidamissüsteem peab tootma finantsteavet, mida pank laenutaotluse läbivaatamiseks nõuab.

Millist teavet laenuandjad soovivad? Laenuandjad tahavad teada, et ettevõte on kasumlik ja sellel on positiivne rahavoog. Kasum ja positiivsed rahavood võimaldavad ettevõttel võlgu hõlpsalt tagasi maksta. Pank või muu laenuandja soovib näha ka varasid, mida saaks halvima stsenaariumi korral laenu maksmiseks likvideerida – ja ka muid võlgu, mis võivad olla nõue ettevõtte varadele.

Müüjad nõuavad tavaliselt ka ettevõttelt finantsteavet. Müüja laenab sageli ettevõttele raha kaubanduskrediiti andes. Selle juures on tähelepanuväärne see, et müüjad nõuavad mõnikord spetsiaalset raamatupidamisarvestust.

Näiteks üks tarnijate kategooriatest, kellega ettevõte, nagu Wiley Publishing, Inc., tegeleb, on autorid. Selleks, et maksta autorile autoritasu, millele tal on õigus, teeb Wiley ühikutasude arvutamiseks üsna palju tööd ning seejärel teatab ja kannab need summad autoritele üle.

Teistel ettevõtetel on mõnikord hankijatele sarnased finantsaruandluse nõuded. Frantsiisivõtjad (nagu mees või naine, kes omab ja haldab kohalikku McDonaldsi) maksavad tulude alusel frantsiisitasu. Jaemüüjad võivad läbi viia spetsiaalse raamatupidamisarvestuse ja -aruandluse, et saada nende müüdavate toodete tootjatelt allahindlusi ja soodustusi.

Valitsusasutuste teabevajadused

Ettenähtavad sidusrühmad, kes nõuavad ettevõttelt finantsteavet, on föderaal- ja osariigi valitsusasutused, kelle jurisdiktsioonis ettevõte on. Näiteks peab iga Ameerika Ühendriikide ettevõte esitama aruande oma tulude, kulude ja kasumi kohta, et ettevõte saaks õigesti arvutada föderaalvalitsuse tulumaksu ja seejärel selle maksu maksta.

Töötajatega ettevõtted peavad ka föderaal- ja osariigi valitsusele aru andma neile töötajatele makstud palkade kohta ja maksma palgafondimakse selliste näitajate alusel, nagu töötajate arv, töötajatele makstavad palgad ja varasemate töötajate taotletud töötushüvitised.

Seda tüüpi finantsteabe esitamine valitsusasutustele on ettevõtte raamatupidamissüsteemi põhiülesanne.

Ärivormide genereerimise infovajadused

Lisaks eelmistes lõikudes kirjeldatud finantsaruandlusele täidavad raamatupidamissüsteemid ettevõtete jaoks tavaliselt veel üht peamist ülesannet: ärivormide koostamine. Näiteks raamatupidamissüsteem toodab peaaegu alati müüjatele maksmiseks vajalikke tšekke.

Lisaks koostab raamatupidamissüsteem arveid ja palgatšekke. Keerukamad raamatupidamissüsteemid, nagu need, mida kasutavad suured ettevõtted, valmistavad ette palju muid ärivorme, sealhulgas ostutellimusi, igakuisi klientide väljavõtteid, kreeditarvestust klientidele, müügitšekke ja nii edasi.