QuickBooksi kasutamine tootmisettevõttes varude haldamiseks

Varude jälgimine tootmisettevõttes on keerulisem kui muud tüüpi ettevõtetes. Kui võtate QuickBooksis kõik sisuliselt kokku, tuleneb probleem paarist keerulisest raamatupidamisnõudest:

• Tootmiskeskkonnas ühendab tootja toorained valmistoodeteks. See tähendab – ja see on keerulisem osa –, et tootmisprotsess vähendab mõne kaubaartikli (tooraine või komponentide) laoseisu ja väärtust ning samal ajal suurendab teiste, valmistoodete arvu ja väärtust.
• Tootmiskeskkonnas ütlevad reeglid, et te ei arvesta ainult kaupade väärtust valmiskauba-artikli varude väärtustes. Arvestate ka esemete valmistamisel kasutatud tööjõu- ja tehase üldkulusid.

QuickBooks lahendab esimese tootmisvarudega seotud probleemi, kuid ei lahenda ega käsitle teist probleemi. Õnneks, kuni olete väiketootja, ei pea te tõenäoliselt teise probleemi pärast liiga palju muretsema. Küsige seda oma CPA-lt. Kuid ärge muretsege – Kongress ja Internal Revenue Service on esitanud hulga lünki, mis muudavad raamatupidamise väikeste poiste jaoks lihtsamaks.

Valmistatud varude käsitsemine lihtsal viisil

Kui kasutate QuickBooks Pro või mõnda QuickBooks Premieri varasemat versiooni, ei saa te QuickBooksis varude tootmist arvestada. Parim, mida saate teha, on rühmitada üksused, et need kliendi arvel üksikuteks artikliteks kombineerida.

See lähenemine kõlab lohakalt, kuid see pole nii hull, kui esmapilgul arvate. Kliendiarvel saab valida ainult rühmaartikli kuvamise. See tähendab – tulles tagasi punaseid roose ja vaase müüva lillemüüja näite juurde –, et lillepood saab “valmistada” tosinast punasest roosist kristallvaasi ja seejärel näidata toodetud eset kliendi arvel grupikaubana.

Üks asi, mis on „lihtsalt grupiartikli kasutamine” lähenemisviisi puhul problemaatiline, on see, et see ei anna võimalust jälgida valmistoodete laoväärtusi.

Laoarvestuse teostamine QuickBooksis

QuickBooks Premieri või QuickBooks Enterprise Solutionsi varude tootmise arvessevõtmiseks lisate teie toodetavate kaupade loendisse varude komplekteerimisüksused. Samuti registreerite esemete valmistamise, kui … noh, neid valmistate .

Oletame, et Pine Lake Porcelain enamasti lihtsalt ostab ja müüb edasi kohvikruuse ja muid portselanist esemeid. Kuid oletame ka, et kord aastas komplekteerib Pine Lake Porcelain punaste kohvikruuside kollektsiooni karbis Valentinipäeva kinkekomplektiks. Sel juhul saab QuickBooks salvestada karbis oleva kinkekomplekti kokkupanemise, mis ühendab endas näiteks neli punast kohvikruusi, pappkarpi ja mõnda paberist ümbrist.

Varude komplekteerimiselementide lisamine

Valmistatud esemete kirjeldamiseks toimige järgmiselt.

Valige Loendid → Üksuste loend.\

QuickBooks kuvab üksuste loendi akna.

Klõpsake üksuste loendi aknas nuppu Üksus ja valige ripploendist Uus.

QuickBooks kuvab uue üksuse akna.

Valige ripploendist Tüüp üksus Varude koost.

QuickBooks kuvab uue kauba akna Inventory Assembly versiooni.

Määrake konto, mida kasutada selle kauba maksumuse jälgimiseks selle müümisel.

QuickBooks soovitab müüdud kaupade maksumuse kontot. Kui olete oma COGS-i jaoks loonud muid kontosid, valige teine ​​sobiv konto.

Kirjeldage toodetud eset.

Sisestage selle kauba kirjeldus, mida soovite kuvada klientidele nähtavates dokumentides (nt arvetel). (QuickBooks soovitab vaikimisi sama kirjeldust, mida kasutasite tekstikastis Ostutehingute kirjeldus.)

Sisestage väljale Müügihind kauba eest tasutav summa.

Märkige, kas toodetud kaup on käibemaksuga maksustatud, kasutades ripploendit Maksukood.

Kasutage ripploendit Tulukonto, et määrata konto, mida soovite, et QuickBooks kasutab kauba müügist saadava tulu jälgimiseks.

Tehke kindlaks komponendid, mis lähevad valmis esemesse.

Kasutage materjalide nimekirja loendit, et tuvastada üksikud komponendid ja laoseisu koostamiseks vajalikud kogused. Iga komponendi üksus läheb loendis eraldi reale. Mitte olla liiga üleliigne, kuid pange tähele, et tuvastate nii komponendi üksuse kui ka vajalike komponentide arvu.

Tuvastage varakonto.

Määrake muu käibevara konto, mida soovite, et QuickBooks kasutaks selle laoüksuse väärtuse jälgimiseks.

Valige ehituspunkt.

Kasutage ehituspunkti kaste, et määrata selle kauba väikseim laokogus, mis võib alles jääda enne, kui hakkate rohkem tootma. Kui varude tase langeb selle koguseni, lisab QuickBooks meeldetuletuste loendisse meeldetuletuse, teavitades teid, et peate kaupa rohkem valmistama.

Ignoreeri kaste On Hand ja Total Value.

Kas näete seda On Hand kasti? Jätke see nulliks. Numbri kohe sisestamine tähendab kategoriseerimata tehingu salvestamist ja te ei soovi seda teha. Jätkake ja jätke ka välja koguväärtus nulliks.

Jätke kast Seisuga tühjaks või sisestage praegune kuupäev.

Vahet pole.

Uue kauba akna laokoostu versioon.

Esemete valmistamise või kokkupanemise salvestamine

Mõne koostu koostamiseks valige käsk Tarnijad → Laotegevused → Kooste koostamine. QuickBooks kuvab akna Build Assemblies. Kõik, mida peate tegema, on valida ripploendist Koosteüksus, mida soovite ehitada, ja seejärel sisestada kogus, mille te (või mõni õnnetu kaastöötaja) ehitasite, paremas alanurgas asuvasse väljale Ehitatav kogus. Seejärel klõpsate nuppu Ehita ja sulge või Ehita ja uus. (Kui soovite mõne muu elemendi kokkupanekut salvestada, klõpsake nuppu Ehita ja uus.)

Akna Uue üksuse versioon Build Assemblies.

Siin on mõned asjad, mida meeles pidada käsu Build Assemblies kohta.

• Akna paremas ülanurgas näitab QuickBooks teie käes oleva komplekti kogust ja tellimusi esitanud klientide arvu. See on üsna kasulik teave, nii et pidage meeles, et see on olemas.
• Tabel aknas Build Assemblies näitab teile, mis teie tootesse läheb. Mitte et te hooliksite, aga see on materjalide arve.
• Materjalide loendi allosas näitab QuickBooks teile maksimaalset sõlmede arvu, mida saate teha, arvestades teie praegust laoseisu.
• Kauba loomisel kohandab QuickBooks laokaupade arvu. Kui teete karbis olevaid kinkekomplekte, millest igaühel on neli punast kruusi ja kaks ümbrisrätikut, vähendab QuickBooks punaste kruuside ja pakkimisrätikute esemete arvu ning suurendab karbis olevate kinkekomplektide esemete arvu, kui salvestate koostu ehitamise.

Mõned koostis kasutatavad komponendid ei pruugi olla laoartiklid. Koostis saate kasutada mittevaruseid osi.

Mitme laokoha haldamine

QuickBooks Enterprise Solutions võimaldab teil tulla toime arvestuse pidamise väljakutsega, mis seisneb varude mitmes kohas hoidmises. Selle funktsiooni, mida nimetatakse täpsemaks varude jälgimiseks, sisselülitamiseks valige käsk Redigeerimine → Eelistused, klõpsake nuppu Artiklid ja laoseisud, klõpsake vahekaarti Ettevõtte eelistused ja seejärel nuppu Täpsemad laosätted.

Kui kasutate QuickBooksi Enterprise Solutionsi versiooni, kuvab QuickBooks dialoogiboksed, mis võimaldavad teil koostada laosaitide loendi, ning lisab ka väljad sobivatesse akendesse ja dialoogiboksidesse, et saaksite jälgida laokaupu saidi kaupa. Kui te ei kasuta QuickBooksi Enterprise Solutionsi versiooni, kuvab QuickBooks teavet selle kohta, kuidas saate Enterprise Solutionsile üle minna.