QuickBooksi failide puhastamine ja tihendamine

QuickBooks 2015 arhiveerimisprotsess on üsna lihtne. Süsteemi puhastamisel ja arhiveerimisel peate failid tihendama. QuickBooksi ettevõtte faili tihendamiseks toimige järgmiselt.

1Valige käsk Fail→Utiliidid→Andmete tihendamine.

QuickBooks kuvab esimese Condense Data dialoogiboksi.

2Valige raadionupp Tehingud enne kindlat kuupäeva.

See valik ütleb QuickBooksile, et soovite teha kahte asja: luua QuickBooksi andmefailist arhiivikoopia ja vähendada töötavat ettevõtte faili, et see ei oleks nii suur. QuickBooks vähendab ettevõtte andmefaili tööversiooni suurust, eemaldades vanad suletud tehingud, kui valite 3. sammus tehingute eemaldamise.

3 Määrake Eemalda tehingud enne kuupäev.

Kui soovite määrata kuupäeva, enne mida tuleks suletud tehingud eemaldada, sisestage kuupäev kuupäevakasti. Kui soovite faili tihendada, eemaldades näiteks 31. detsembril 2012 või enne seda tehtud tehingud, sisestage kuupäevakasti 1/1/2013 . Kuid pange tähele, et te ei pea tundma sunniviisilist hunniku suletud tehingute eemaldamist.

Suletud tehingud eemaldate ainult siis, kui teie QuickBooksi ettevõtte fail muutub liiga suureks. Saate hõlpsasti töötada QuickBooksi ettevõtte failiga, mis on 25 MB, 50 MB või isegi 100 MB (megabaiti).

Kuigi tavaliselt tihendate QuickBooksi faili vanad suletud tehingud eemaldades, loob käsk Condense ka failid ilma tehinguteta ja failid, mis sisaldavad ainult teatud tehingute andmevahemikku. Faili loomiseks, mis sisaldab loendeid ja eelistusi, kuid mitte tehinguid, klõpsake raadionuppu Kõik tehingud. Muide, võite kasutada valikut Kõik tehingud, et luua peaaegu tühi fail, mida saate uuesti kasutada (nt koolituseks).

Määratud tehinguvahemikku sisaldava QuickBooksi faili loomiseks klõpsake raadionuppu Tehingud väljaspool vahemikku ja seejärel sisestage väljade Enne ja Pärast vahemikku broneerivad kuupäevad.

4Kui olete määranud, millised tehingud QuickBooks peaks eemaldama, klõpsake nuppu Edasi.

QuickBooks kuvab teise andmete koondamise dialoogiboksi.

5Täpsustage, kuidas tehingud tuleks kokku võtta.

Kui teete ajalooliste tehingute kokkuvõtte, kasutab QuickBooks teist andmete koondamise dialoogiboksi, et küsida, kuidas see ajaloolisi andmeid kokku võtaks: ühe kokkuvõtliku päevikukirjega, igakuise kokkuvõtliku päeviku kannetega või üldse ilma kokkuvõtteta.

Valige raadionupp, mis vastab soovitud kokkuvõtte lähenemisviisile. (Tavaliselt kasutaksite tõenäoliselt teist loetletud võimalust - seda, et QuickBooks loob igakuised kokkuvõtlikud päevikukanded -, et saaksite ikkagi luua sisukaid kuuaruandeid.

6 Kui olete määranud, kuidas QuickBooks peaks tehinguid kokku võtma, klõpsake nuppu Edasi.

QuickBooks kuvab kolmanda Condense Data dialoogiboksi.

7 Määrake, kuidas laotehingud tuleks tihendada, ja klõpsake nuppu Edasi.

Kui teie QuickBooksi fail sisaldab varude tehinguid, soovitab QuickBooks eemaldada vanad laotehingud. Kui QuickBooks kuvab kolmanda andmete koondamise dialoogiboksi, saate käskida QuickBooksil just seda teha, valides valikunupu Laotehingutest kokkuvõte. (Kui te ei soovi vanu tehinguid eemaldada, valige nupp Säilita laotehingu üksikasjad.)

Kui klõpsate nuppu Edasi, jätkate neljanda andmete koondamise dialoogiboksiga (pole näidatud), mis küsib, millised tehingud tuleks lugeda suletuks.

8 Määrake, millised tehingud tuleks eemaldada, ja klõpsake nuppu Edasi.

QuickBooks küsib natuke rohkem teavet selle kohta, mis täpselt on suletud või vana tehing, mis tuleks eemaldada. Märkate märkeruudud, et näidata, kas enne eemaldamiskuupäeva tehtud tehingud tuleks eemaldada, isegi kui need on kustutamata, märgitud printimiseks, märgistatud kui Saatmiseks jne.

Kui klõpsate nuppu Edasi, liigute edasi viiendasse andmete koondamise dialoogiboksi.

9 Määrake loendi puhastamine, mis peaks toimuma, ja klõpsake nuppu Edasi.

Kasutage viiendat andmete koondamise dialoogiboksi, et öelda QuickBooksile, et lisaks vanade suletud tehingute eemaldamisele peaks see ka mõned loendid puhastama. Saate valida andmete koondamise dialoogiboksis märkeruudud, mis käsivad QuickBooksil eemaldada kasutamata kontod, kasutamata kliendid, kasutamata müüjad ja nii edasi.

Kui puhastate oma loendit kasutamata loendiüksuste eemaldamise kaudu, ei vähenda te mitte ainult ettevõtte faili suurust, vaid hõlbustate ka loendiga töötamist.

Kui klõpsate nuppu Edasi, kuvab QuickBooks dialoogiboksi Condense Data kuuenda lehe.

10Kinnitage oma tihendamist ja arhiveerimist.

Pärast seda, kui olete kirjeldanud, kuidas soovite, et QuickBooks ettevõtte faili arhiveeriks ja tihendaks, kuvab QuickBooks kuuenda andmete koondamise dialoogiboksi. Dialoogiboks ütleb teile, et arhiveerimisprotsess algab sellega, et QuickBooks teeb andmefailist koopia ja kondenseerimistoimingu lõpuleviimiseks võib kuluda mitu minutit või isegi mitu tundi.

11 Klõpsake nuppu Alusta tihendamist.

QuickBooks alustab andmefaili tihendamist.

12 Kui küsitakse, varundage andmefail.

Tihendamisprotsessi alguses palub QuickBooks teil QuickBooksi ettevõtte faili varundada. QuickBooksi ettevõtte faili varundamine kondenseerimistoimingu osana toimib samamoodi nagu QuickBooksi ettevõtte faili varundamine muul ajal.

Pärast QuickBooksi ettevõtte faili varundamist salvestab QuickBooks ettevõtte faili arhiivikoopia ja seejärel puhastab teie juhiste järgi ettevõtte faili tööversiooni. Puhastusprotsess võib kesta vaid mõne minuti või võib kuluda mitu tundi, kui teie fail on väga suur.