QuickBooksi 2014 andmete konfidentsiaalsena hoidmine

Raamatupidamisandmed on sageli konfidentsiaalne teave. Teie QuickBooksi andmed näitavad, kui palju raha teil pangas on, mida olete võlausaldajatele võlgu ja kui palju (või kui vähe!) kasumit teie ettevõte toodab. Kuna see teave on privaatne, on teie esimene mure QuickBooksi raamatupidamissüsteemi haldamisel hoida oma andmeid konfidentsiaalsena.

QuickBooksi andmete konfidentsiaalsena hoidmiseks on teil kaks üksteist täiendavat meetodit. Esimene konfidentsiaalsuse säilitamise meetod tugineb Microsoft Windowsi sisseehitatud turvafunktsioonidele. Teine meetod tugineb QuickBooksi turvafunktsioonidele.

Windowsi turvalisuse kasutamine

Saate kasutada Microsoft Windows 7 või 8, Windows Vista või Windows XP turvalisust, et piirata juurdepääsu failile (kas programmifailile või andmefailile) konkreetsetele kasutajatele. See tähendab, et saate kasutada Windowsi tasemel turvalisust, et öelda, kes saab ja kes ei saa QuickBooksi programmi kasutada või QuickBooksi andmefailile juurde pääseda.

Kui kasutate juba Windowsi tasemel turvalisust, teate teie (või keegi teie kontorist), kuidas seda tööriista kasutada, et vältida volitamata juurdepääsu programmifailidele ja andmefailidele (või nende kasutamist). QuickBooksi jaoks Windowsi taseme turvalisuse kasutamiseks saate lihtsalt rakendada oma olemasolevaid üldteadmisi QuickBooksi programmifaili või QuickBooksi andmefaili jaoks.

Kui te veel ei kasuta Windowsi tasemel turvalisust, ei pea te nägema vaeva Windowsi keerulise turbesüsteemi õppimisega. Saate kasutada lihtsamat QuickBooksi turvalisust.

QuickBooksi turvalisuse kasutamine

Saate kaitsta oma QuickBooksi andmete konfidentsiaalsust, määrates QuickBooksi ettevõtte andmefailile parooli. Seda saate teha QuickBooksi häälestusprotsessi ajal.

Parooli saate seadistada ka käsuga Ettevõte → Kasutajate ja paroolide seadistamine → Muuda oma parooli. Kui valite selle käsu, kuvab QuickBooks dialoogiboksi QuickBooksi parooli muutmine.

Parooli seadistamiseks sisestage lihtsalt sama parool nii tekstikasti Uus parool kui ka Kinnita uus parool. Pange tähele, et teie parool on seotud kasutajanimega Admin (mis tähendab administraatorit).

Kui te pole veel parooli seadistanud, pole teil vana parooli, mistõttu te ei näe tekstikasti Vana parool. Kui töötate administraatori parooliga, peate esitama ka väljakutse ja vastuse. (See võimaldab teil taastada juurdepääsu oma QuickBooksi failile, kui unustate administraatori parooli.)

Ilmselgelt soovite oma parooli seada nii, et keegi (isegi mitte arvuti) ei saaks seda arvata. See tähendab, et teie parool ei tohiks olla sõnaraamatus sõna. Teie parool ei tohiks olla ka number. Ja eriti ei tohiks teie parool olla sõna, fraas või nimi, mida mõni töökaaslane hõlpsasti välja mõistab.

Parimad paroolid (turvalisuse seisukohast) on mõttetud tähtede ja numbrite kombinatsioonid, näiteks f34t5s või s3df43x2.

Pärast parooli määramist peaksite seda perioodiliselt muutma. Parooli muutmiseks vali ka käsk Ettevõte → Kasutajate ja paroolide seadistamine → Muuda oma parooli. QuickBooks kuvab uuesti dialoogiboksi QuickBooksi parooli muutmine.

Seekord peate tekstikasti Muuda parooli sisestama oma vana parooli. Seejärel peate sisestama oma uue parooli nii tekstikasti Uus parool kui ka Kinnita uus parool.

QuickBooks nõuab enne ettevõtte andmefaili avamist kasutajanime ja parooli. Näiteks kui määrate oma ettevõtte andmefailile parooli, kuvatakse QuickBooksi käivitamisel QuickBooksi sisselogimise dialoogiboks, kuhu sisestate oma kasutajanime ja parooli ning seejärel klõpsake nuppu OK. QuickBooks avab andmefaili. Kui te ei saa parooli sisestada, ei ava QuickBooks andmefaili.