QuickBooks Pro ja Premier mitme kasutaja keskkonnas

Teie QuickBooksi andmefailile juurdepääsu kontrollimiseks ei kasutata ainult ühte parooli. QuickBooks Pro ja QuickBooks Premier lisakasutajate seadistamiseks toimige järgmiselt.

1Valige käsk Ettevõte → Kasutajate ja paroolide seadistamine → Kasutajate seadistamine.

QuickBooks kuvab dialoogiboksi Kasutajaloend, mis tuvastab kõik kasutajad, kellele QuickBooksi juurdepääs on seadistatud ja kes on praegu süsteemi sisse logitud.

2Öelge QuickBooksile, et soovite kasutaja lisada, klõpsates nuppu Lisa kasutaja.

QuickBooks kuvab esimese dialoogiboksi Kasutaja parooli ja juurdepääsu seadistamine.

3Tuvastage kasutaja ja sisestage parool.

Andke igale kasutajale, kelle jaoks parooli seadistate, kasutajanimi, sisestades väljale Kasutajanimi lühike nimi (võib-olla kasutaja eesnimi). Pärast kasutaja tuvastamist sisestate kasutaja parooli nii tekstikasti Parool kui ka Kinnita parool.

4Jätkamiseks klõpsake nuppu Edasi ja seejärel märkige, kas soovite uue kasutaja juurdepääsu piirata.

Kui QuickBooks kuvab teise dialoogiboksi Kasutaja parooli ja juurdepääsu seadistamine, märkige, kas soovite piirata kasutaja juurdepääsu ja õigusi. Kui soovite juurdepääsu ja õigusi piirata (õigused on lihtsalt asjad, mida kasutaja saab teha), valige raadionupp QuickBooksi valitud alad.

Kui soovite, et kasutaja saaks midagi teha, valige raadionupp Kõik QuickBooksi alad. Kui märgite, et uuel kasutajal peaks olema juurdepääs kõikidele QuickBooksi aladele, olete kasutaja parooli seadistamise lõpetanud. Ülejäänud sammud võite vahele jätta.

5Jätkamiseks klõpsake nuppu Edasi ja seejärel kirjeldage juurdepääsu müügi- ja saadaolevate arvete teabele ja ülesannetele.

Pärast 4. sammu täitmist kuvab QuickBooks kolmanda dialoogiboksi Kasutaja parooli ja juurdepääsu seadistamine. See on esimene dialoogibokside seeriast, mis juhatavad teid läbi intervjuu, esitades üksikasjalikke küsimusi selle kohta, milline juurdepääs peaks igal kasutajal olema konkreetsele alale.

Näiteks seoses müügitegevusega küsib QuickBooks juurdepääsu tehingutele (nt arved, kreeditarved ja saadaolevate arvete teave). Saate näidata, et kasutajal ei peaks olema juurdepääsu, valides raadionupu No Access.

Saate näidata, et kasutajal peaks olema täielik juurdepääs, valides raadionupu Täielik juurdepääs. Kui kasutajal peaks olema osaline juurdepääs, valite valikulise juurdepääsu raadionupu ja seejärel ühe valikulise juurdepääsu tütarettevõtte nuppudest: Loo ainult tehingud, Loo ja printige tehingud või Loo tehingud ja loo aruanded.

6Klõpsake nuppu Edasi ja seejärel kirjeldage ostude ja võlgnevuste õigusi.

Kui olete 5. sammu täitnud, klõpsates nuppu Edasi, kuvab QuickBooks neljanda dialoogiboksi Kasutaja parooli ja juurdepääsu seadistamine, mis võimaldab teil määrata, milline juurdepääs on sellel uuel kasutajal ostude ja arvete aladel. Saate valida raadionupu No Access. Saate valida raadionupu Täielik juurdepääs.

Või võite valida mõne kesktee, valides valikulise juurdepääsu raadionupu ja ühe valikulise juurdepääsu tütarettevõtte nuppudest. Müügi- ja debitoorsete arvete piirkonnale kehtivad samad õiguste seadmise ja juurdepääsu reeglid, mis kehtivad ostude ja võlgnevuste piirkonnale.

7Klõpsake Next ja seejärel kirjeldage ülejäänud kasutajaõigusi ja juurdepääsu.

Kui klõpsate dialoogiboksi Kasutaja parooli ja juurdepääsu seadistamine iga versiooni allosas olevat nuppu Edasi, kuvab QuickBooks mitu muud dialoogiboksi versiooni, mida ta kasutab kasutajaõiguste ja juurdepääsu kohta päringu tegemiseks.

Näiteks pärast seda, kui kirjeldate, millised õigused on kasutajale ostude ja võlgnevuste alal sobivad, küsib QuickBooks tšeki ja krediitkaardi ala kohta. Seejärel küsib see inventari ala kohta. Järgmiseks küsib see palgaarvestuse kohta. Seejärel küsib see üldiste tundlike raamatupidamistoimingute kohta. Lõpuks küsib QuickBooks juurdepääsu kohta finantsaruandluse võimalustele.

8 Määrake, kas kasutaja saab tehinguid muuta või kustutada.

Pärast seda, kui olete läbinud umbes poole tosina versiooni kasutajaparooli ja juurdepääsu seadistamise dialoogiboksidest, mis küsivad konkreetsete raamatupidamisvaldkondade kohta, kuvab QuickBooks dialoogiaknas Kasutaja parooli ja juurdepääsu seadistamine lehe Tehingute muutmine või kustutamine.

Tehingute muutmise või kustutamise leht võimaldab teil näidata, kas kasutaja saab või ei saa muuta enne lõppkuupäeva salvestatud tehinguid. Üldiselt soovite piirata kasutaja võimalusi tehinguid muuta või kustutada.

9Klõpsake Next ja vaadake üle oma õigusi puudutavad otsused.

Kui klõpsate nuppu Edasi, kuvab QuickBooks dialoogiboksi Kasutaja parooli ja juurdepääsu seadistamine lõpliku versiooni, mis tuvastab teie määratud või lubatud kasutajaõigused. Selle dialoogiboksi abil saate vaadata, millised õigused kellelgi on.

Kui mõistate, et olete õigused valesti määranud, klõpsake nuppu Tagasi, et liikuda dialoogiboksis tagasi selle juurde, kus tegite vea. Muutke õiguste määramist ja klõpsake nuppu Edasi, et naasta dialoogiboksi Kasutaja parooli ja juurdepääsu seadistamine viimasesse aknasse.

10Kui olete kasutajaõiguste ja juurdepääsu ülevaatamise lõpetanud, klõpsake nuppu Lõpeta.

Sellest hetkest alates saab uus kasutaja QuickBooksi kasutada; tema õigused piirduvad aga teie täpsustatuga.