QuickBooks 2021 raamatupidamiseelistuste seadistamine

Dialoogiboksi Raamatupidamiseelistused vahekaardil Minu eelistused on üks võimalus: saate QuickBooks 2021-le öelda, et soovite, et see täidaks üldise päevikukirje salvestamisel teavet automaatselt.

Kuid ärge ärrituge isikupärastamise puudumise pärast. See individuaalselt isikupärastatud eelistuste peaaegu täielik puudumine on mõistlik, kui sellele mõelda. Ettevõtte raamatupidamisarvestus peab Jane'i jaoks toimima samamoodi nagu Joe ja Susani jaoks.

Siiski on teil võimalus raamatupidamise jaoks määrata mitu ettevõtte eelistust. Jällegi on see mõistlik, kui sellele järele mõelda. Erinevad ettevõtted kasutavad oma raamatupidamissüsteeme erineval viisil.

See joonis näitab dialoogiboksi Raamatupidamiseelistused vahekaarti Ettevõtte eelistused.

Dialoogiboksi Raamatupidamiseelistused vahekaart Ettevõtte eelistused

Kontonumbrite kasutamine QuickBooksis

Vaikimisi võimaldab QuickBooks kasutada kontode loendis või kontode loendis kontode tuvastamiseks nimesid. Kontot, mida kasutate palgakulude jälgimiseks, võib nimetada näiteks palkadeks, kuid võite märkida märkeruudu Kasuta kontonumbreid, et öelda QuickBooksile, et soovite kontode tuvastamiseks kasutada kontonumbreid, mitte kontonimesid. Suuremad ettevõtted ja väga pika kontoloendiga ettevõtted kasutavad sageli kontonumbreid. Kui kasutate numbreid, saate hõlpsamini kontrollida nii kontode järjestamist finantsaruandel kui ka uute kontode lisamist kontoplaani loendisse.

Märkeruut Näita ainult madalaimat alamkontot (vt eelmist joonist) võimaldab teil öelda QuickBooksile, et ta peaks finantsaruannetes kuvama madalaimat alamkontot, mitte kõrgemat emakontot. QuickBooks võimaldab teil luua alamkontosid, mis on kontod kontode sees. Samuti saate luua alamkontosid, mis on alamkontode sees olevad kontod. Kasutate alamkontosid varade, kohustuste, omakapitali summade, tulude ja kulude täpsemaks jälgimiseks.

Üldiste raamatupidamissuvandite seadistamine QuickBooksis

Vahekaardil Ettevõtte eelistused (pole näidatud) on järgmised viis üldist raamatupidamise märkeruutu, samuti kuupäevahoiatused ja sulgemiskuupäeva sätted. Märkeruudud on ilmselt iseenesestmõistetavad kõigile, kes on QuickBooksiga veidi raamatupidamist teinud, kuid uutele QuickBooksi kasutajatele on siin lühike kirjeldus, mida igaüks teeb:

• Kasuta kontonumbreid: märkeruut Kasuta kontonumbreid, kui see on valitud, võimaldab teil sisestada tehingu kontonumbri. Seotud märkeruut Näita ainult madalaimat alamkontot käsib QuickBooksil kuvada ainult alamkonto nime ja kontonumbrit (kui kasutate seda), mitte kogu konto pärandit. Kui kasutate palju alamkontode tasemeid, võib see suvand vaateid tõesti puhastada, muutes hõlpsamini aru, millist kontot te vaatate.
• Nõua kontosid: märkeruut Nõua kontosid, kui see on valitud, ütleb QuickBooksile, et peate tehingu jaoks konto määrama. See on loogiline. Kui te ei kasuta kontosid ettevõttesse sisse- ja väljavoolude jälgimiseks, ei tegele te tegelikult raamatupidamisega. Minu tagasihoidliku arvamuse kohaselt poleks kunagi mõttekas tühistada märkeruutu Nõua kontosid.
• Kasutage tehingute jaoks klassi jälgimist:Märkeruut Kasuta tehingute jaoks klasside jälgimist võimaldab teil öelda QuickBooksile, et soovite oma finantsteabe jälgimiseks kasutada mitte ainult kontosid, vaid ka klassid võimaldavad teil kontotaseme teavet muul viisil jagada. See kõlab keeruliselt, kuid tegelikult on see üsna lihtne. Näiteks kontoloend võimaldab teil jälgida tulusid ja kulusid tulude ja kulude kategooriate kaupa. Kulude jälgimiseks saate kasutada selliseid kategooriaid nagu palk, üür ja varustus. Seetõttu pakuvad klassid teile võimaluse jälgida seda teavet teises dimensioonis. Saate jagada palgakulud näiteks nendeks töötasudeks, mida kulutate oma ettevõtte kahele asukohale. Kahe restoraniga restoranipidaja võib soovida seda teha. Pange tähele, et QuickBooks pakub ka ruute, mida saate märkida, et näidata, et QuickBooks peaks paluma teil määrata klasse ja määrata kontodele klasse,
• Üldise päevikukande numbri automaatne määramine: see märkeruut käsib QuickBooksil määrata numbrid üldistele päevikukirjetele, mille sisestate, kasutades käsku Tee üldised päevikukanded. Soovite selle märkeruudu märgituks jätta. Üldised päevikukanded, muide, sisestab tavaliselt teie CPA või teie professionaalne raamatupidaja.
• Hoiata jaotamata kasumile tehingu postitamisel: see märkeruut käsib QuickBooksil kuvada hoiatusteate alati, kui proovite (või keegi teine ​​proovib) oma jaotamata kasumi kontot otse debiteerida või krediteerida. (Tavaliselt ei soovi te jaotamata kasumi kontot otse debiteerida ega krediteerida ning igal juhul sisestavad tehingud otse jaotamata kasumisse ainult kogenud raamatupidajad.)
• Peida algsaldo väljad nimedes ja üksustes : märkige see ruut, et käskida QuickBooksil klientide, hankijate, muude nimede ja kaupade algsaldo teabe peita.
• Kuupäevahoiatused: Kuupäevahoiatuste kastid annavad QuickBooksile hoiatuse, kui sisestate (või keegi teine ​​sisestab) tehingu, mille kuupäev on liiga kaugel minevikus või liiga kauges tulevikus. Kui märgite ühe välja Kuupäevahoiatused, soovite ka määrata, mitu päeva on liiga kaugel minevikku või liiga kaugel tulevikku.
• Sulgemiskuupäeva säte: kast Sulgemiskuupäev võimaldab määrata kuupäeva, enne mida ei saa teie QuickBooksi andmefaili muuta. Teisisõnu, kui määrate sulgemiskuupäevaks 31. detsember 2021, ütlete QuickBooksile, et te ei soovi QuickBooksi andmefailis enne seda kuupäeva muudatusi teha . See tähendab, et keegi ei saa muuta tehingut, mis on tehtud enne teie lõppkuupäeva, ilma hirmutavat hoiatusteadet saamata. See tähendab ka seda, et keegi ei saa tehingut sisestada, kasutades kuupäeva, mis on enne seda sulgemiskuupäeva. Saate klõpsata nupul Määra kuupäev/parool, et kuvada dialoogiboks, mis võimaldab määrata sulgemiskuupäeva ja luua parooli, mida nõutakse siis, kui keegi soovib lisada vana tehingut või muuta vana tehingut.

Kaua aega tagasi võimaldasid QuickBooksi varasemad versioonid kontrolljälje funktsiooni sisse ja välja lülitada, kasutades dialoogiboksi Raamatupidamiseelistused vahekaarti Ettevõtte eelistused. Kõik QuickBooksi viimased versioonid pakuvad aga alati sisse lülitatud kontrolljälge, nii et te ei näe enam raamatupidamiseelistust kontrolljälje märkeruudu. Kontrolljälg muide hoiab lihtsalt nimekirja, kes milliseid tehingutes muudatusi teeb. Arvatavasti armastavad raamatupidajad kontrolljälgi. Kontrolljäljed võimaldavad kellelgi, näiteks teie CPA-l või Internal Revenue Service'i audiitoril, pärast seda sisse tulla ja välja selgitada, miks konto saldo on see, mis see on.