QuickBooks 2019 failihaldusnõuanded

Olgu, te ei pea muretsema andmefailide pärast, kuhu QuickBooks 2019 teie finantsteavet salvestab. QuickBooks teeb peaaegu kogu musta töö ära. See tähendab, et teil on mõned majapidamisülesanded, mille eest peate hoolitsema.

QuickBooksi varundamine on (mitte nii) keeruline

Juhtreegel on see, et varundate iga kord, kui töötate millegi kallal, mida te ei tahaks uuesti teha. Mõned inimesed arvavad, et nädala töö on tühine; teised arvavad, et kuu töö on tühine.

Siin on see, mida see autor oma failide varundamiseks teeb. Ta varundab iga nädal pärast oma nädala andmete sisestamist. Seejärel torkab ta plaadi (võite kasutada mis tahes eemaldatavat plaati, näiteks USB-mälupulka või kirjutatavat CD-d) oma portfelli, et kui midagi kohutavat juhtub (nt meteoor tabab kontorihoonet), ei kaotaks ta mõlemat arvuti ja andmetega varuketas.

Kõlab nagu päris hea süsteem, mis? Tegelikult on sellel strateegial oma probleemid:

• Kuna ta varundab iganädalaselt, peab ta võib-olla uuesti sisestama kuni nädala andmeid, kui arvuti jookseb nädala lõpus kokku. Kui teil on suur tehingumaht – kui koostate näiteks igal nädalal sadu arveid või kirjutate sadu tšekke –, soovite tõenäoliselt varundada sagedamini, võib-olla iga päev.
• Teine probleem minu strateegiaga on võimalik vaid eemalt, kuid siiski mainimist väärt: kui arvuti kõvakettale salvestatud QuickBooksi failidega ja ka varuvälkmäluseadmele, CD-R-le, CD-RW-le või failidele salvestatud failidega juhtub midagi halba. mõne muu eemaldatava andmesalvestusseadmega, oleks ta mööda vanasõna oja ilma mõlata. (Eemaldatav ketas ebaõnnestub palju tõenäolisemalt kui kõvaketas ja seda on kergem kaotada.) Kui see halvim stsenaarium tegelikult juhtub, peab ta aasta algusest alustama otsast peale.

Mõned inimesed, kes on usuliselt ettevaatlikud, levitavad kolm komplekti varukettaid, et vähendada selle äparduse tõenäosust. Samuti viivad nad regulaarselt ühe eksemplari väljapoole, näiteks seifi. Selle stsenaariumi korral kirjutate andmete varundamisel üle vanima varuketaste komplekti.

Oletame, et varundate oma andmeid igal nädalal ja teie kõvaketas mitte ainult ei jookse kokku, vaid puhkeb ka leekide keraks, mis tõuseb öösse. Failide taastamiseks kasutate uusimat varukoopiate komplekti – üks nädal vana, max. Kui nende failidega on midagi valesti, kasutate järgmist – kõige uuemat – kaks nädalat vana komplekti. Kui nende failidega on midagi valesti , kasutate viimast komplekti – kolm nädalat vana. Nii on teil kolm võimalust saada toimiv komplekt – mõnus turvalisus mõne lisaplaadi või salvestusseadme eest.

Kaks viimast kommentaari varustrateegiate ja -taktikate kohta:

• QuickBooks pakub veebipõhist varundustööriista, mida saate kasutada ka andmete kaotamise ohu vähendamiseks, kui varukoopia kaotate. Kui olete tõesti mures andmeohutuse pärast ja teil on aastas 100–200 dollarit lisatasu, võiksite regulaarselt (igapäevaselt?) kasutada QuickBooksi veebipõhist varundusteenust.
• Võimalik, et saate ühendada oma QuickBooksi andmete varukoopia muu varundusmeetodiga. See meetod võib olla veel üks käsitsi valik, mille puhul kopeerite failid sellisele irdmäluseadmele, nagu ta kasutab. Või võite kasutada mõnda muud veebipõhist varundussüsteemi, nagu Carbonite , mis kasutab kõigi teie andmete kaitsmiseks automaatset süsteemi.

Varundamine kiire ja määrdunud viisil

Sa oled hõivatud. Sul pole aega lolli ajada. Soovite lihtsalt teha rahuldavat varundustööd ja olete otsustanud, kui sageli kavatsete seda teha. Kõlab nagu teie olukord? Seejärel järgige neid samme.

1. Sisestage tühi ketas vastavasse draivi või ühendage USB-mäluseade.

Saate varundada mis tahes irdkettale, sealhulgas välkmäluseadmetele, kaasaskantavatele kõvaketastele ja kirjutatavatele CD-dele. Pange tähele, et Intuit (QuickBooksi tootja) soovitab teil varukoopiafaili CD-le teisaldamiseks mitte kasutada QuickBooksi varunduskäsku. Selle asemel soovitab see faili varundada kõvakettale ja seejärel kasutada faili plaadile kirjutamiseks Windowsi faili kopeerimise käsku. See lahendusviis kipub lahendama mõned CD kirjutamise probleemid, mida inimesed kogevad QuickBooksist otse CD-le varundamisel.

Kurat, ta peaks tunnistama, et saate varundada mis tahes fikseeritud kettale, näiteks kõvakettale või võrgukettale, kuid irdketta eeliseks on see, et saate seda mõnes teises kohas salvestada. Kompromissina võite kasutada võrguketast. Tavaliselt ei soovi te kõvaketast kasutada (kuigi see on parem kui mitte midagi), sest üks katastroofidest, mis võib teie QuickBooksi andmeid tabada, on kõvaketta rike.

Samuti saate varundada oma QuickBooksi failid veebipõhisesse salvestusruumi.

2. Kui salvestate andmeid rohkem kui ühe ettevõtte kohta, siis veenduge, et see ettevõte, kelle andmeid soovite varundada, on aktiivne ettevõte.

Soovite varundada õiget ettevõtet. Et teada saada, kas õige ettevõte on aktiivne, vaadake QuickBooksi rakenduse akna tiitliriba, mis nimetab aktiivset ettevõtet. (Kui te ei mäleta mitme faili seadistamist, ärge muretsege. Tõenäoliselt on teil ainult üks fail – tavaline juhtum.)

Kui kasutate QuickBooksi mitme kasutaja režiimis, peate enne faili varundamist lülituma ühe kasutaja režiimile. Selleks vali Fail → Lülitu ühe kasutaja režiimile.

3. Varundamise alustamiseks valige Fail → Varundamisettevõte → Loo kohalik varukoopia.

QuickBooks kuvab dialoogiboksi Loo varukoopia.

Dialoogiboks Varukoopia loomine.

4. Öelge QuickBooksile, kuhu soovite QuickBooksi andmefaili varundada.

Kui QuickBooks kuvab dialoogiboksi Loo varukoopia (näidatud), määrake varundamise asukoht, valides raadionupu Online Backup või Local Backup.

QuickBooksi faili kohalikuks varundamiseks valige suvand Kohalik varundamine.

5. Kirjeldage, kuidas QuickBooks peaks teie andmefaili varundama .

Dialoogiboks Varundamissuvandid.

Kui esimene varukoopia loomise dialoogiboks on endiselt kuvatud, klõpsake nuppu Suvandid. QuickBooks kuvab dialoogiboksi Varundussuvandid, kus saate määrata, kuidas ja millal QuickBooks teie andmefaili varundab:

• Valige vaikekoht. Määrake, kus varufail peaks asuma. Seda saate teha kas sisestades varukoopiate tee nime väljale Öelge meile, kuhu oma varukoopiad salvestada (kõige tavalisem) või klõpsates nuppu Sirvi ja seejärel kasutades Windowsi kuvatavat dialoogiboksi Sirvi kaustu. varukoopia vaikekoht.
• Täpsustage varundustoimingut. Dialoogiboksis Varundussuvandid on mõned märkeruudud, mida saate kasutada vana QuickBooksi varundustoimingu peenhäälestamiseks. Märkeruut pealkirjaga Lisa failinimele varundamise kuupäev ja kellaaeg, kui see on valitud, teeb just seda, mida see ütleb. Märkeruut pealkirjaga Piirake selles kaustas olevate varukoopiate arvu [X] -le käsib QuickBooksil piirata teie QuickBooksi faili varukoopiate arvu, mida ta varukausta salvestab. Vaikimisi on varukoopiate arv kolm, mis peaks olema hea.
• Määrake varukoopia meeldetuletuse reegel. Saate märkida märkeruudu Remind me to Backup when I Close My Company File (Meenuta mulle ettevõtte faili sulgemisel varundamist) iga [X] korda, et käskida QuickBooksil teil aeg-ajalt varundamist meelde tuletada. Vaikimisi tuletab QuickBooks teile meelde iga neljanda andmefaili sulgemise korral, kuid saate tekstiväljal oleva väärtuse asendada, et määrata mõni muu varundusmeeldetuletussagedus.
• Valige andmete kinnitamise valik. QuickBooks pakub kolme andmete kontrollimise võimalust: täielik kinnitamine (ohutu, kuid aeglane), kiirem kinnitamine (kiire, kuid mitte nii põhjalik) ja kinnitamata (säästab praegu natuke aega, riskides hiljem suurte probleemidega). Täielik kinnitamine on see, mida QuickBooks ja mina mõlemad soovitame.

Kui olete dialoogiboksi Varundamissuvandid lõpetanud, klõpsake nuppu OK ja seejärel nuppu Edasi. QuickBooks kuvab teise varukoopia loomise dialoogiboksi.

Teine dialoogiboks Loo varukoopia.

6. Määrake, millal QuickBooks peaks teie andmefaili varundama.

Teises dialoogiboksis Varundamisviisard on valikunupud, mida kasutate varundamise ajastamiseks. Kohapeal varundamise soovi märkimiseks valige raadionupp Salvesta kohe.

Märkus: Väga, ja ma mõtlen väga, esmakordsel varundada QuickBooks faili abil Loo Backup käsk, QuickBooks ei küsi, millal see peaks varundada oma andmeid faili. See lihtsalt varundab andmefaili, jättes selle sammu vahele.

7. Kinnitage varufaili asukoht ja nimi.

Kui kuvatakse teine ​​varundusviisardi dialoogiboks, klõpsake nuppu Edasi. QuickBooks kuvab dialoogiboksi Save Backup Copy. Kui täitsite 5. sammu edukalt, olete juba varundamisfaili jaoks sobiva kausta asukoha määranud. Turvalisuse huvides veenduge, et dialoogiboksis Save Backup Copy näidatud failinimi ja kausta asukoht on õiged. Kui kausta asukoht pole õige, valige rippmenüüst Salvesta uus kausta asukoht. Kui failinimi pole õige, muutke tekstikastis Faili nimi kuvatavat nime.

Dialoogiboks Varukoopia salvestamine.

8. Klõpsake nuppu Salvesta.

QuickBooks varundab teie andmefaili ja kuvab teatekasti, mis ütleb teile, et see on teie faili varundanud. Sõnum annab ka varufaili nime ja kausta asukoha.

QuickBooki failide võrgus varundamine

Saate oma andmeid kiiresti ja lihtsalt veebis varundada. Kui teete seda, ei pea te enam meeles pidama varukoopiate tegemist ja neid mujale viima. Veebipõhise varundamise kohta lisateabe saamiseks valige Fail → Loo varukoopia ja seejärel klõpsake linki Lisateave QuickBooksi veebivarunduse kohta.

Online Backup teenus on päris hea idee, kui teil on kiire Interneti-ühendus, kuid teenus maksab natuke raha. Sõltuvalt teenuse tasemest maksate vähemalt 100–200 dollarit aastas, kuid saate teenuse seadistada nii, et QuickBooks varundab teie andmed ja isegi muud olulised failid regulaarselt regulaarselt.

Kaks viimast punkti QuickBooksi veebipõhise varundusvaliku kasutamise kohta:

• Lihtsalt teadmiseks, peate muretsema turvalisuse pärast. (Turvameetmete kohta saate lisateavet lugeda QuickBooksi veebisaidilt, kuid teie andmed on võrgus sama turvalised kui teie kontoris.)
• Enamik inimesi peaks kasutama veebivälist varukoopiat Intuiti pakutavate hindadega, mis tundub olevat suurepärane pakkumine iga ettevõtte jaoks, kus QuickBooksi andmefailid on olulised.

Varundatud QuickBooksi andmete taastamine

Mis juhtub, kui kaotate kõik oma QuickBooksi andmed? Esiteks julgustan teid ennast üllatununa tundma. Võtke tass kohvi. Toetuge oma toolile tagasi. Rõõmustage paar minutit. Sinul, mu sõber, pole probleemi. Te järgisite juhiseid.

Olgu, teil võib olla üks või kaks probleemi, kuid tõenäoliselt võite nendes süüdistada arvutigremlineid. Kui katastroof, mis põhjustas andmete kaotamise, pani prügikasti ka teised arvuti osad, peate võib-olla QuickBooksi uuesti installima. Võimalik, et peate uuesti installima ka kogu muu tarkvara.

Kui olete piisavalt rõõmustanud (ja arvuti uuesti kokku pannud, kui see oli katastroofi põhjus), tehke QuickBooksi andmete taastamiseks hoolikalt järgmist.

1. Hankige varufailid.

Otsige üles loodud varukoopia ja laadige see sobivasse draivi (plaadi jaoks) või USB-porti (mäluseadme või välise allika jaoks). Kui töötate välise kettaga, tehke sellele seadmele juurdepääsuks midagi erilist, näiteks lülitage sisse välise ketta toide.

2. Käivitage QuickBooks ja valige Fail → Ava või taasta ettevõte.

QuickBooks kuvab dialoogiboksi Ettevõtte avamine või taastamine.

Ettevõtte avamise või taastamise dialoogiboks.

3. Märkige, et soovite taastada oma QuickBooksi andmefaili varukoopia; seejärel klõpsake nuppu Edasi.

Kuidas sa seda teed, on ilmselge, eks? Valige raadionupp Taasta varukoopia.

4. Öelge QuickBooksile, kas varundasite kohapeal või võrgus; seejärel klõpsake nuppu Edasi.

QuickBooks kuvab dialoogiboksi Ettevõtte avamine või taastamine (pole näidatud).

5. Valige suvand Local Backup (Kohalik varundamine), mis näitab, et tegite kohaliku varukoopia, ja seejärel klõpsake nuppu Edasi.

6. Tuvastage varukoopiafail, mida soovite kasutada; seejärel klõpsake nuppu Ava.

QuickBooks kuvab dialoogiboksi Ava varukoopia. Kui teate ettevõtte failinime ja asukohta, saate selle teabe sisestada selleks ettenähtud kastidesse. Kui te seda teavet ei tea, kasutage rippmenüüd Look In, et tuvastada draiv, mis sisaldab faili, mida soovite varundada; seejärel valige varukoopiafail, mida soovite taastada, ja klõpsake nuppu Ava. QuickBooks kuvab dialoogiboksi Ettevõtte avamine või taastamine (pole näidatud), öeldes, et järgmine samm (kus määrate taastamise asukoha) on väga oluline.

Dialoogiboks Varukoopia avamine.

7. Määrake, kus taastatud fail asub; seejärel klõpsake uuesti Next.

QuickBooks kuvab dialoogiboksi Save Company File As. Kasutage siin tekstikasti Faili nimi ja rippmenüüd Salvesta, et tuvastada fail, mida soovite asendada.

Dialoogiboks Ettevõtte faili salvestamine nimega.

Kui teate ettevõtte failinime ja asukohta, saate selle teabe sisestada vastavatesse tekstikastidesse. Kui te seda teavet ei tea, kasutage rippmenüüd Salvesta asukoht veendumaks, et asetate taastatud faili õigesse draivi õigesse kausta.

8. Klõpsake nuppu Salvesta.

Kui fail, mida proovite taastada, on juba olemas, näete seda teatavat sõnumikasti.

9. Faili ülekirjutamiseks ja asendamiseks varukettale salvestatuga klõpsake nuppu Jah või originaalkoopia säilitamiseks nuppu Ei.

QuickBooks võib küsida teilt parooli, et kontrollida, kas teil on faili taastamiseks administraatoriõigus. Kui kõik läheb hästi, näete sõnumikasti, mis ütleb nii. Hingake kergendatult sügavalt ja tänage.

Faili taastamisel asendate faili praeguse versiooni varunduskandjale salvestatud varuversiooniga. Ärge taastage faili lõbu pärast. Taastage fail ainult siis, kui praegune versioon on prügikasti pandud ja soovite uuesti alustada, kasutades varukoopiakettale salvestatud versiooni.

Peate uuesti sisestama kõik, mis sisestasite pärast varukoopia tegemist. Sa oled nördinud. Kui teil on õnne, pole teie varundamisest nii kaua aega möödas.

Raamatupidaja koopia kasutamine

Kui ma räägin majapidamistöödest, mida saate oma QuickBooksi failidega teha, mainin ma raamatupidaja kopeerimise funktsiooni.

Alustuseks ütlen, et see funktsioon mulle tegelikult ei meeldi. Minu kogemuse kohaselt – ja minu ettevõte teenindab QuickBooksi kasutades sadu väikeettevõtteid – ei tööta raamatupidaja koopia praktikas nii hästi. Kuid võite siiski proovida.

Raamatupidaja koopia võimaldab teie raamatupidajal teha muudatusi teie QuickBooksi andmefaili spetsiaalses koopias, samal ajal kui jätkate igapäevaste tehingute sisestamist põhifaili. Kui teie raamatupidaja tagastab värskendatud faili, saate muudatused tagasi põhifaili liita.

Raamatupidaja kopeerimise funktsiooni kasutamiseks valige Fail → Loo koopia. Valige suvand Raamatupidaja koopia ja järgige ekraanil kuvatavaid juhiseid. Raamatupidaja muudatused saate hiljem importida. Kui vajate selle funktsiooniga abi, pidage nõu oma raamatupidajaga.

Te ei tohiks kunagi minna üle QuickBooksi uuemale versioonile, kui teie raamatupidaja töötab endiselt raamatupidaja koopiaga. Vähemalt ei tohiks te seda teha, kui kavatsete kasutada raamatupidaja muudatusi. Kui kasutusel on aktiivne raamatupidaja koopia, kuvatakse ekraanil see fakt üleval, ettevõtte nime kõrval.

Kaasaskantavate failidega töötamine

QuickBooks sisaldab kaasaskantavate failide funktsiooni. Kaasaskantavad faili on väiksem, lühendatud versiooni QuickBooks andmefaili. Kaasaskantav fail on tegelikult piisavalt väike, et saaksite selle tõenäoliselt meiliga saata oma raamatupidajale, õele Portlandis või mulle.

Kaasaskantava faili loomiseks valige Fail → Loo koopia. Kui QuickBooks kuvab esimese dialoogiboksi Save Copy või Backup, valige suvand Portable Company File, klõpsake nuppu Edasi ja järgige ekraanil kuvatavaid juhiseid. Protsess, muide, sarnaneb varundusprotsessiga. Minu arvates on faili töölauale salvestamine väga lihtne. Seejärel saate selle hõlpsalt oma meilile manustada ja välja saata. Kui teine ​​osapool on faili kätte saanud, saate oma koopia prügikasti lohistada. Teie tegelik fail jääb puutumata. (Kaasaskantav fail peab enamiku meiliteenuste kaudu edastamiseks olema tavaliselt 10 MB või väiksem.)

Kaasaskantava faili avamiseks peaks inimene (see võib olla teie raamatupidaja, teie õde Portlandis või mina) valima Fail → Ava või taasta ettevõte. Kui QuickBooks kuvab dialoogiboksi Ettevõtte avamine või taastamine, määrab see teine ​​inimene lihtsalt faili, mille ta soovib avada kaasaskantava failina, ja järgib seejärel ekraanil kuvatavaid juhiseid.

Kontrolljälje kasutamine

Mingil kurioossel põhjusel on Bernie Madoffi järgses raamatupidamismaailmas inimesed palju rohkem huvitatud QuickBooksi kontrolljälje funktsioonist. Selle uuenenud huvi tõttu lubage mul jagada kolme asja, mida peate QuickBooksi kontrolljälje funktsiooni kasutamise kohta teadma:

• Audit trail on lihtsalt nimekiri muutusi. QuickBooksi kontrolljälg, mis on lihtne aruanne, mis loetleb QuickBooksi andmefailis tehtud muudatused, võimaldab teil näha, kes mida muutis.
• QuickBooksi viimastes versioonides ei saa kontrolljälje funktsiooni välja lülitada. Sellest lähtuvalt salvestatakse kõik QuickBooksis tehtud (või kellegi teise teie kontoris tehtud) muudatused.
• Kontrolljälje aruande saate printida, valides Aruanded → Raamatupidaja ja maksud → Kontrolljälg.

Sulgemisparooli kasutamine

QuickBooks ei nõua teilt kuude ja aastate "sulgemist" ega isegi luba, nagu vanad käsitsi raamatupidamissüsteemid tegid. (Kui "sulgesite" vana arvestusperioodi, nullisite tegelikult tulude ja kulude kontod ning kandsite seejärel netosumma omaniku omakapitali kontodele.)

QuickBooks võimaldab teil siiski kasutada sulgemiskuupäeva ja parooli. Sulgemiskuupäev omamoodi takistab kedagi sisestamast tehinguid määratud kuupäevast varem. Kui määrate näiteks sulgemisparooli, peab keegi enne tehingu sisestamist või sulgemiskuupäevale eelneva tehingu muutmist selle parooli sisestama. Kui te sulgemisparooli ei määra, hoiatatakse kedagi, kes üritab sisestada või muuta tehingut, mis on tehtud enne sulgemiskuupäeva, kuid see inimene saab siiski kirje luua või muuta.

Sulgemiskuupäeva määramiseks valige Redigeeri → Eelistused, klõpsake ikooni Raamatupidamine, klõpsake vahekaarti Ettevõtte eelistused ja seejärel nuppu Määra kuupäev/parool, nii et QuickBooks kuvab dialoogiboksi Määra sulgemiskuupäev ja parool. Sisestate sulgemiskuupäeva (tõenäoliselt viimati lõppenud aasta lõpp) tekstikasti Closing Date ja seejärel sisestate parooli (kaks korda): tekstikasti Closing Date Password ja tekstikasti Kinnita parool. Märkus. Märkige ruut pealkirjaga Välista hinnangud, müügitellimused ja ostutellimused sulgemiskuupäeva piirangutest, et te ei kaotaks sulgemise käigus juurdepääsu nendele tehingutele.

Dialoogiboks Sulgemiskuupäeva ja parooli määramine.

Ärge määrake QuickBooksi failile, mille soovite oma raamatupidajale saata, sulgemiskuupäeva ja parooli, et ta saaks teie maksudeklaratsiooni koostada. Tõenäoliselt peab teie maksuraamatupidaja teie dokumentide ja maksudeklaratsiooni vahel sünkroonimiseks teie QuickBooksi failis muudatusi tegema. Eelmise aasta soovite lukustada alles pärast maksudeklaratsiooni täitmist.