QuickBooks 2018 andmefaili raamatupidaja koopia loomine

QuickBooks muudab raamatupidajate jaoks kliendi andmefailidega töötamise lihtsamaks. Mõelge sellele stsenaariumile: teil on klient, kes vajab abi aasta arvestusperioodi lõpetamisel. Sul on kaks valikut. Esiteks võite sõita tema poe juurde, jäädes tõenäoliselt teel liiklusesse ja leida end mõtlemast, kas saate kliendilt reisiaja eest 150 dollarit arveldada. Teiseks võite lasta kliendil kasutada QuickBooksi raamatupidaja koopia funktsiooni, et saata teile QuickBooksi andmefaili koopia. Saate vaadata selle raamatupidaja koopia andmefailist, teha kõik vajalikud parandused või muudatused ning seejärel saata tehtavad muudatused kliendile tagasi. Klient saab need muudatused hõlpsasti oma olemasolevasse QuickBooksi faili importida ja oma lõbusalt edasi minna. Päris korralik, eks?

Teie klient loob QuickBooksi andmefaili raamatupidaja koopia, kasutades oma QuickBooksi versiooni ja tegelikku andmefaili. Seejärel loob teie klient faili ja saadab selle teile (postiposti, meili või mõne muu turvalise elektroonilise vormingu kaudu) või QuickBooksi tootja Intuit saadab faili teile. Õnneks on protsess mõlemal juhul väga lihtne.

Kui klient kannab faili teile saatmise eest hoolt, peab teie klient tegema järgmist.

Valige käsk Fail → Loo koopia.
QuickBooks kuvab dialoogiboksi Save Copy or Backup, küsides kliendilt, kas ta soovib ühte järgmistest: Faili varukoopia, mis on teie loodud QuickBooksi faili teine ​​koopia (tavaliselt), et teil oleks koopia. faili juhuks, kui algse QuickBooksi andmefailiga juhtub midagi halba. Faili kaasaskantav koopia, mis on QuickBooksi andmefaili tõeline reaalajas koopia, mille suurust on pisut kärbitud, et seda oleks lihtsam ringi liikuda (nt faili manusena e-kirjaga saatmine). Raamatupidaja koopia failist.

Esimene dialoogiboks Save Copy või Backup.

Valige Raamatupidaja koopia ja seejärel klõpsake jätkamiseks nuppu Edasi.

Kinnitage, et soovite tõesti raamatupidaja koopiat, ja klõpsake nuppu Edasi.
Järgmisena kuvab QuickBooks teise dialoogiboksi, et nõuda, et teie vaene stressis klient kinnitaks, et ta soovib tõesti raamatupidaja koopiat, mitte lihtsalt faili kaasaskantavat koopiat.

Teine dialoogiboks Save Copy või Backup.

Määrake jagamise kuupäev.
Kui klient klõpsab raamatupidaja koopia loomise jätkamiseks nuppu Edasi, küsib QuickBooks temalt jagamiskuupäeva. Enne seda kuupäeva tehtud tehinguid saab muuta ainult raamatupidaja eksemplaris. Pärast seda kuupäeva langevaid tehinguid saab muuta nii raamatupidaja kui ka kliendi eksemplaris.

Jätkamiseks klõpsake nuppu Edasi.
Ilmub teine ​​teade, mis ütleb kliendile, et QuickBooks peab raamatupidaja koopia loomiseks sulgema kõik aknad.

Klõpsake nuppu OK.
QuickBooks kuvab uuendatud dialoogiboksi Salvesta raamatupidaja koopia, mis on siin näidatud.

Uuendatud dialoogiboks Raamatupidaja koopia salvestamine.

Nimetage raamatupidaja koopia.
Kasutage QuickBooksi andmefaili raamatupidaja koopia nimetamiseks dialoogiboksi Salvesta raamatupidaja koopia välja Failinimi. Vajadusel saab klient kasutada ka ripploendit Salvesta, et määrata, kuhu QuickBooksi andmefaili raamatupidaja koopia salvestada.

Klient peab meeles pidama, kuhu raamatupidaja faili koopia salvestatakse. See fail antakse raamatupidajale – e-posti või tiguposti teel või plaadil –, et ta saaks seda kasutada.

Loo fail.
Pärast seda, kui klient nimetab andmefaili raamatupidaja eksemplari ja vajadusel näitab, kuhu raamatupidaja koopia salvestada, klõpsab klient Salvesta. QuickBooks salvestab QuickBooksi andmefaili raamatupidaja koopia. Seejärel edastab klient selle andmefaili raamatupidajale . Teisisõnu, klient peab faili saatma e-posti teel või meiliga. Teie meiliteenuse pakkuja võib piirata e-posti teel saadetavate manuste (sh QuickBooksi failide) suurust. Kui suurus häirib teid, saate QuickBooksi faili Intuiti veebisaidile üles laadida, valides Fail → Saada ettevõtte fail → Raamatupidaja koopia → Kliendi tegevused → Saada raamatupidajale. Intuit saadab raamatupidajale klõpsatava lingiga sõnumi, mille abil ta saab faili haarata.

Raamatupidaja koopiad kasutavad kolme failitüüpi. Raamatupidaja ülekandefail (.qbx faililaiendiga) on see, mille klient loob ja raamatupidajale annab. Tegelik raamatupidaja koopia (.qba faililaiendiga) on see, millega raamatupidaja töötab pärast raamatupidaja ülekandefaili avamist. Lõpuks on olemas raamatupidaja ekspordifail (faililaiendiga .qby), mis sisaldab kliendile tagasi jõudvaid muudatusi.

Ilmselgelt ei pruugi need sammud olla teie klient; võib-olla peate tegema musta tööd. Mõlemal juhul toimib protsess aga nii. Pange tähele, et raamatupidaja reaalajas kokkuhoid ja kliendi kulude kokkuhoid tekib siis, kui saate panna kliendi käsu valima ja dialoogiboksiga töötama. Seejärel saate tasuda arveldatavat aega QuickBooksi andmetega töötamise eest, mitte failiga askeldamise eest.