QuickBooks 2013 Pro ja Premier mitme kasutaja keskkonnas

QuickBooks Pro ja Premier 2013 võimaldavad teil seadistada QuickBooksi andmefaili jaoks mitu parooli. Selle juures on tõesti kena see, et saate QuickBooksile öelda, et see lubaks teatud kasutajatel ja paroolidel teha ainult teatud asju.

Näiteks võib ettevõtte omanikul olla parool, mis võimaldab tal kõike teha. Aga näiteks uuel raamatupidajal võib olla parool, mis lubab tal ainult arveid süsteemi registreerida.

Täiendavate kasutajate ja paroolide seadistamiseks QuickBooks Pro ja QuickBooks Premier 2013 väljaannetes toimige järgmiselt.

Valige käsk Ettevõte → Kasutajate ja paroolide seadistamine → Kasutajate seadistamine.

QuickBooks kuvab dialoogiboksi Kasutajaloend. Dialoogiboks Kasutajad ja rollid tuvastab kõik kasutajad, kellele QuickBooksi juurdepääs on seadistatud, ja rollid, mida QuickBooks saab QuickBooksi kasutamisel täita. Dialoogiboksi vahekaardil Kasutajate loend identifitseerib ka kasutajate loend, kes on praegu süsteemi sisse logitud.

Öelge QuickBooksile, et soovite kasutaja lisada, klõpsates nuppu Lisa kasutaja.

QuickBooks kuvab esimese dialoogiboksi Kasutaja parooli ja juurdepääsu seadistamine.

Tuvastage kasutaja ja sisestage parool.

Andke igale kasutajale, kelle jaoks parooli seadistate, kasutajanimi. Selleks sisestate väljale Kasutajanimi lühikese nime – võib-olla kasutaja eesnime. Pärast kasutaja tuvastamist sisestage kasutaja parool nii tekstikasti Parool kui ka Kinnita parool.

Tuvastage kasutaja roll(id).

Kasutage loendiboksi Saadaolevad rollid, et valida rollid (või ülesanded), mida kasutaja täidab. Seejärel lisage valitud roll kasutaja määratud rollide loendisse, klõpsates nuppu Lisa. Rolli teisaldamiseks kasutajalt valige roll loendikastist Määratud rollid ja seejärel klõpsake nuppu Eemalda.

Dialoogiboksi Uus kasutaja allservas olev Kirjelduskast kirjeldab rolli üksikasjalikumalt, sealhulgas QuickBooksi kasutaja tüüpi, kellele võib tavaliselt valitud roll määrata.

(Valikuline) Muutke rolle vastavalt vajadusele.

Saate QuickBooksi abiga määratud rolle täpsustada. Selleks valige dialoogiboksis Kasutajad ja rollid vahekaart Rollid, klõpsake rollil, mida soovite muuta, ja klõpsake nuppu Redigeeri. Kui QuickBooks kuvab dialoogiboksi Rolli redigeerimine, valige loendist Ala ja Tegevused arvestustegevus või -valdkond ning seejärel kasutage piirkonna juurdepääsutaseme nuppe, et määrata, mida valitud rolliga kasutaja saab teha.

Saate märkida, et kasutajal ei peaks olema juurdepääsu, valides raadionupu Puudub. Saate näidata, et kasutajal peaks olema täielik juurdepääs, valides raadionupu Täielik. Kui kasutajal peaks olema osaline juurdepääs, valige nupp Osaline ja seejärel märkige või tühjendage vastavad kastid Loo, Muuda, Kustuta, Prindi ja Vaata saldo. Muudatuste salvestamiseks ja dialoogiboksi Kasutajad ja rollid naasmiseks klõpsake nuppu OK.

Saate vaadata, mis juurdepääsu igal rollil algselt on, valides loendis Piirkond ja tegevused ühe kirje. QuickBooks kasutab piirkonna juurdepääsutaseme nuppe ja kaste, et kuvada rolli praegused sätted.

(Valikuline) Vaadake üle oma kasutajaload.

Pärast kasutaja seadistamist peaksite (et olla ettevaatlik) üle vaatama kasutajale antud load. Selleks klõpsake dialoogiboksi Kasutajad ja rollid vahekaarti Kasutajate loend, valige kasutaja ja seejärel klõpsake nuppu Vaata õigusi.

Kui QuickBooks kuvab dialoogiboksi View Permissions (pole näidatud), valige kasutaja ja seejärel klõpsake nuppu Kuva, et näha vaatelubade akent, mis kuvab väga üksikasjaliku loendi sellest, mida kasutaja saab teha ja mida mitte.

(Valikuline) Vaadake oma rollimuudatused üle.

Kui muudate rolli õigusi, soovite tõenäoliselt ka need muudatused üle vaadata. Selleks klõpsake dialoogiboksis Kasutajad ja rollid vahekaarti Rollide loend, valige roll ja klõpsake nuppu Vaata õigusi. QuickBooks kuvab dialoogiboksi Vaata õigused teise versiooni, mis loetleb teie ja QuickBooksi seadistatud rollid.

Valige roll, mida soovite üle vaadata, ja seejärel klõpsake nuppu Vaata õigusi. QuickBooks kuvab akna View Permissions teise versiooni koos üksikasjaliku loendiga sellest, mida selle rolliga inimene saab teha ja mida mitte.

Kui olete kasutaja- ja rolliõiguste ülevaatamise lõpetanud, klõpsake avatud akende sulgemiseks nuppu Sule ja seejärel klõpsake nuppu Tühista või Sule, et sulgeda kõik avatud dialoogiboksid.

Sellest hetkest alates saab uus kasutaja kasutada QuickBooksi; tema õigused piirduvad aga teie täpsustatuga.

Raamatupidajad tahavad sageli näha konkreetsete kasutajate õigusi. See kehtib eriti siis, kui teie CPA auditeerib teid iga-aastaste sulgemiste osana. (Teid võidakse auditeerida, kui pank soovib näiteks auditeeritud finantsaruandeid.) QuickBooksi aken View Permissions on lihtne viis nende andmete vaatamiseks võrgus ja kui soovite lubade teabe koopiat printida, pole vaja muud teha kui klõpsake akna nuppu Prindi.