QuickBooks 2012 faili tihendamise funktsioon

Funktsioon QuickBooks 2015 Condense teeb paar asja. Esiteks loob see andmefailist arhiivikoopia ja töötleb seda andmefaili väiksemaks. Üksikasjalikuma teabe saamiseks vaadake allolevat selgitust:

• QuickBooks Condense käsk loob QuickBooksi andmefaili püsiva koopia. (Seda nimetatakse ARHIIVEKSEMPLAR faili.) Arhiiviteenuse koopia ettevõtte faili suurus on läbilõige ettevõte faili kujul eksisteerib teatud ajahetkel.

  Kui kellelgi on hiljem küsimusi – võib-olla teie raamatupidajal või föderaal- või osariigi audiitoril – võite kasutada andmefaili arhiivikoopiat, et näidata, milline ettevõtte toimik konkreetsel ajahetkel välja nägi.

• Faili tihendamise protsess muudab andmefaili väiksemaks, võttes kokku palju vanu suletud üksikasjalikke tehinguid suurte koletiste päevikukirjete abil.

Kuna see tihendamine ja arhiveerimine võib veidi segadust tekitada, on siin kiire kokkuvõte sellest, mis täpselt juhtub QuickBooksi ettevõtte faili tihendamisel. Siin on, mida QuickBooks tavaliselt protsessi ajal teeb:

• Salvestab teie ettevõtte failide arhiivikoopia : kui tihendate QuickBooksi ettevõtte faili, salvestab QuickBooks selle faili arhiivikoopia.

• Eemaldab vanad suletud tehingud : osana Condense protsessist annab QuickBooks teile võimaluse eemaldada QuickBooksi ettevõtte faili praegusest tööversioonist vanad suletud tehingud.

  Pidage meeles, et arhiveerimine loob QuickBooksi ettevõtte failist arhiivikoopia. Siiski on teil endiselt QuickBooksi ettevõtte faili tööversioon. See on QuickBooksi ettevõtte faili praegune töötav versioon, mis puhastatakse või tihendatakse vanade suletud tehingute eemaldamisega.

  Suletud tehingud on tehingud, mida QuickBooks ei pea enam üksikasjalikult jälgima. Näiteks vana kliendi arve – pärast selle tasumist – on suletud tehing. Mõnele müüjale kirjutatud vana tšekk – pärast seda, kui see on pangast vabastatud – on suletud tehing.

• Summeerib vanad suletud tehingud : kuna vanad suletud tehingud eemaldatakse QuickBooksi andmefailist, loob tihendamine tavaliselt vanade suletud tehingute igakuised kokkuvõtlikud päevikukanded ja paigutab need kokkuvõtlikud tehingud QuickBooksi andmefaili praegusesse tööversiooni.

  Need kokkuvõtlikud igakuised päevikukanded võimaldavad teil jätkata igakuiste finantsaruannete koostamist. Näiteks kuigi arhiveerimine eemaldab kõik vanad suletud tehingud näiteks 2010. aasta jaanuarist, saate 2013. aastal siiski koostada igakuiseid finantsaruandeid 2010. aasta jaanuari kohta. 2010. aasta jaanuari igakuiste finantsaruannete koostamiseks kasutab QuickBooks kokkuvõtet. igakuised päeviku sissekanded.

• Puhastab kontrolljälje: üks QuickBooksi andmefailide puhastamise peaaegu varjatud mõju puudutab kontrolljälge. Kui puhastate ettevõtte faili ja märkate, et ettevõtte fail tuleks tihendada, tühjendab QuickBooks kontrolljälje enne kuupäeva „eemaldatud suletud tehingud on või enne”.

  Teisisõnu, ajavahemikuks, mille jooksul QuickBooks eemaldab vanad suletud tehingud, eemaldab see ka nende tehingute kontrolljälje.

Kondenseeriti faili protsess tavaliselt tähendab luua koopia QuickBooks andmefaili kokkuhoid ja ärapanemist kuhugi ja luua korrastatakse alla versioon töötab ettevõte faili. Käsk, mida kasutate QuickBooksi ettevõtte faili tihendamiseks, võimaldab teil aga luua ka peaaegu tühje ettevõtte faile.

Enamik inimesi ei peaks seda võimalust kunagi kasutama. on ainult üks QuickBooksi kasutajate kategooria, kes soovivad luua peaaegu tühje ettevõtte faile. CPA-d ja konsultandid (kes soovivad ettevõtte faili mõne teise äriüksuse või kliendi jaoks uuesti kasutada) võivad soovida seda käsku kasutada ettevõtte andmefailide loomiseks, millel on paljud loendid juba seadistatud.