QuickBooks 2012 andmefaili tihendamine

QuickBooks 2012 Condense käsk loob QuickBooksi andmefailist püsiva koopia, mida nimetatakse arhiivikoopiaks. Ettevõtte toimiku arhiivikoopia kujutab endast hetketõmmist ettevõtte toimikust sellisel kujul, nagu see konkreetsel ajahetkel eksisteerib.

Kui kellelgi on hiljem küsimus – võib-olla teie raamatupidajal või föderaal- või osariigi audiitoril – võite kasutada andmefaili arhiivikoopiat, et näidata, milline ettevõtte toimik konkreetsel ajahetkel välja nägi.

Kui olete aru saanud, mida arhiveerimine endast kujutab, on see üsna lihtne. QuickBooksi ettevõtte faili tihendamiseks toimige järgmiselt.

Valige käsk Fail→Utiliidid→Andmete tihendamine.

QuickBooks kuvab esimese andmete koondamise dialoogiboksi, nagu on näidatud alloleval joonisel.

Valige raadionupp Tehingud enne konkreetset kuupäeva.

See valik annab QuickBooksile teada, et soovite teha kahte asja: luua QuickBooksi andmefailist arhiivikoopia ja vähendada töötava ettevõtte faili suurust, et see ei oleks nii suur. QuickBooks vähendab ettevõtte andmefaili tööversiooni suurust, eemaldades vanad suletud tehingud, kui valite 3. sammus tehingute eemaldamise.

Määrake kuupäev Eemalda tehingud enne.

Suletud tehingute eemaldamise kuupäeva määramiseks sisestage kuupäev selleks ettenähtud kuupäevakasti. Kui soovite faili tihendada, eemaldades näiteks 31. detsembril 2009 või enne seda tehtud tehingud, sisestage kuupäevakasti 31.12.2009 .

Kuid pange tähele, et te ei pea tundma sunniviisilist hunniku suletud tehingute eemaldamist. Suletud tehingud eemaldate ainult siis, kui teie QuickBooksi ettevõtte fail muutub liiga suureks. Saate hõlpsasti töötada QuickBooksi ettevõtte failiga, mille suurus on 25, 50 või isegi 100 MB (megabaiti).

Kui olete määranud, millised tehingud QuickBooks peaks eemaldama, klõpsake nuppu Edasi. QuickBooks kuvab teise andmete koondamise dialoogiboksi, nagu on näidatud järgmisel joonisel.

Määrake, kuidas ja kas QuickBooks peaks eemaldatavatest tehingutest kokkuvõtte tegema.

Kasutage teist andmete koondamise dialoogiboksi, et näidata, kuidas QuickBooks peaks eemaldatavatest tehingutest kokkuvõtte tegema. Saate lasta QuickBooksil teha tehingute kokkuvõtte ühe või igakuise päevikukandega – selle valiku teete vastava valikunupu abil.

Või võite valida suvandi Ära loo kokkuvõtet, et näidata, et te ei soovi, et QuickBooks looks kokkuvõtliku päevikukirje eemaldatavate tehingute asendamiseks. Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu Edasi. QuickBooks kuvab kolmanda andmete koondamise dialoogiboksi (pole näidatud), mis küsib, kuidas tuleks laotehingud tihendada.

Määrake, kuidas laotehingud tuleks tihendada.

Kui teie QuickBooksi fail sisaldab varude tehinguid, soovitab QuickBooks eemaldada vanad laotehingud. Kui QuickBooks kuvab kolmanda andmete koondamise dialoogiboksi, saate käskida QuickBooksil just seda teha, valides suvandi Eemalda laotehingud. Neljanda andmete koondamise dialoogiboksi (pole näidatud), kus küsitakse, millised tehingud tuleks lugeda suletuks, jätkamiseks klõpsake nuppu Edasi.

Määrake, millised tehingud tuleks lugeda lõpetatuks.

Kui klõpsate andmete koondamise dialoogiboksist edasi liikumiseks nuppu Edasi, mis küsib varude tehingute kohta, küsib QuickBooks veidi lisateavet selle kohta, mis täpselt on "suletud" või "vana" tehing, mis tuleks eemaldada.

Märkige ruudud, et näidata, kas enne eemaldamiskuupäeva tehtud tehingud tuleks eemaldada, isegi kui need on kustutamata, märgitud printimiseks, märgistatud kui Saatmiseks ja nii edasi. Seejärel klõpsake nuppu Edasi, et liikuda edasi viiendasse andmete koondamise dialoogiboksi.

Määrake loendi puhastamine, mis peaks toimuma.

Kasutage neljandat andmete koondamise dialoogiboksi, et öelda QuickBooksile, et see peaks ka mõned loendid puhastama. Saate valida märkeruudud dialoogiboksis Andmete tihendamine. Kui puhastate oma loendit kasutamata loendiüksuste eemaldamise kaudu, ei vähenda te mitte ainult ettevõtte faili suurust, vaid muudate ka loendiga töötamise lihtsamaks.

Klõpsake nuppu Edasi.

QuickBooks kuvab dialoogiboksi Condense Data viienda lehe, nagu on näidatud järgmisel joonisel.

Kinnitage oma tihendamist ja arhiveerimist.

Pärast seda, kui olete kirjeldanud, kuidas soovite, et QuickBooks ettevõtte faili arhiveeriks ja tihendaks, kuvab QuickBooks viienda andmete koondamise dialoogiboksi. See dialoogiboks palub teil kinnitada oma otsust andmefaili arhiveerida ja tihendada. Kasutage seda dialoogiboksi, et kinnitada, et soovite andmeid arhiveerida ja tihendada.

Klõpsake nuppu Alusta tihendamist.

QuickBooks alustab andmefaili tihendamist.

Varundage andmefail, kui seda küsitakse.

Tihendamisprotsessi alguses palub QuickBooks teil QuickBooksi ettevõtte faili varundada. QuickBooksi ettevõtte faili varundamine kondenseerimistoimingu osana toimib samamoodi nagu QuickBooksi ettevõtte faili varundamine muul ajal.

Pärast QuickBooksi ettevõtte faili varundamist salvestab QuickBooks ettevõtte faili arhiivikoopia ja seejärel puhastab teie juhiste järgi ettevõtte faili tööversiooni. Jällegi, nagu eelmistes sammudes märgitud, võib puhastusprotsess kesta vaid mõne minuti või võib kuluda mitu tundi, kui teie fail on väga suur.