QuickBooks: 10 finantsnõuannet ettevõtete omanikele

Ettevõtete omanikud peaksid mängima aktiivset rolli ettevõtte rahalises pooles, et hoida ära omastamise või võltsimise katseid. Vaadake üle oma QuickBooksi finantsaruanded, jälgige hoolikalt, kuhu raha läheb, ja teadke, kes rahaasjadega tegeleb. Hoidke oma äri turvalisena ja korras, järgides neid kümmet finantsnõuannet.

Allkirjastage kõik oma tšekid ise

See ei ole raamatupidajate vastu suunatud löök. Väikeettevõttes on aga inimestel (eriti täiskoormusega raamatupidajatel) võimalus teid lihtsalt pammitada. Kõikidele tšekkidele ise allkirja andes hoiad näpud raha väljavoolul pulsil. Jah, see tava võib olla tülikas – iga kord, kui tšekivirnale alla kirjutad, pead sa paberitööd läbi ajama – kuid pidage meeles alternatiivi.

Muide, kui olete partnerluses, peaksite vähemalt paaril partneril tšekkidele või vähemalt suurtele tšekkidele kaasa kirjutama.

Ärge allkirjastage tšekki valesti

Kui allkirjastate palju tšekke, võib teil tekkida kiusatus kasutada kiiret ja raevukat (paratamatult loetamatut) allkirja. Kuigi oma nime loetamatult kritseldamine on pesapallide autogrammide jagamisel mõistlik, ärge tehke seda tšekkidele alla kirjutades. Selge allkiri, eriti isikupärase stiili tunnetusega, on iseloomulik. Risti ja paari täpiga lainelist joont on lihtne sepistada.

Vaadake tühistatud tšekid üle enne, kui teie raamatupidaja seda teeb

Vaadake kindlasti üle oma tühistatud tšekid (tšeki pilt, mis kuvatakse teie pangaväljavõttel), enne kui keegi teine ​​​​kuulist pangaväljavõtet näeb.

See teave ei puuduta kindlasti raamatupidajaid. Sellegipoolest saab ettevõtte omanik kindlaks teha, kas keegi võltsib tšekkidel allkirju, ainult siis, kui ta avab esimesena pangaväljavõtte ja vaatab üle kõik tühistatud tšekkidel olevad allkirjad.

Kui te tšekke ei uuri, võivad hoolimatud töötajad – eriti raamatupidajad, kes saavad ajakohastada pangakontode andmeid – karistamatult teie allkirja võltsida. Ja nad ei jää vahele, kui nad kunagi kontot üle ei kasuta.

Kontrollige uuesti panga vastavust

Lühike seotud punkt: kui te ei ole see isik, kes pangas lepitust teeb, vaadake kindlasti üle selle töö tegija tehtud lepitustööd. (Ilmselt teie raamatupidaja?) See ülevaade ei tähenda ainult seda, et teised silmad näevad tööd ja tabavad vigu. See ülevaade annab veel ühe võimaluse veendumaks, et naljakaid asju ei toimu.

Ja, oh, veel üks ebamugav punkt: kas te ei soovi järgida kahte või kolme eelnevat protseduuri? Siis võite teie – mitte pank – süüa võltsimisest tulenevaid kahjusid.

Valige raamatupidaja, kes tunneb arvuteid

Ärge muretsege, raamatupidaja palkamisel ei pea te taotlema FBI taustakontrolli. Tegelikult, kui kasutate QuickBooksi, ei pea te palkama inimesi, kes tunnevad väikeettevõtete raamatupidamissüsteeme. Kuid leidke inimesi, kes teavad, kuidas tšekiraamatut pidada ja arvutiga töötada. Neil ei tohiks olla probleeme QuickBooksi mõistmisega.

Muidugi ei taha kedagi, kes just naeriautolt maha kukkus. Kuid isegi kui palkate kellegi, kes sellega linna sõitis, ei teki teil palju raskusi selle inimese QuickBooksiga kurssi viimisega.

Kui saate, otsige raamatupidaja, kes tunneb kahekordset raamatupidamist ja palgaarvestust

Siin on mõned näpunäited ideaalse kandidaadi tehniliste oskuste kohta. Kahekordset raamatupidamist tundev raamatupidaja on ülimalt abivalmis – kuigi ausalt öeldes pole sellised teadmised ilmselt hädavajalikud.

Kui saate, leidke ka keegi, kes teab, kuidas palgaarvestust teha – ja mitte ainult föderaalse palgafondimaksu asju, vaid ka osariigi palgafondimaksu ahviäri. (Kui te sellist inimest ei leia, siis teadke, et saate palgaarvestust hõlpsalt suurele palgaarvestusteenusele tellida.)

Vaadake oma finantsaruanded regulaarselt üle

Koostage ja vaadake regulaarselt kasumiaruannet, mille QuickBooks vaevata genereerib. Võtke harjumuseks vaadata üle oma bilanss koos varade ja kohustuste loeteludega. Uurige ja leidke veel üks või kaks aruannet, mis annavad teile kasulikku teavet teie ettevõtte rütmide ja riimide kohta. (Muide, kõik teie tehtud vead kuvatakse tõenäoliselt teie bilansis tobedate numbritena.)

Tõenäoliselt saate toimingut üsna kindlalt käsitseda, vaadates kahte või kolme hõlpsasti mõistetavat aruannet. Ja regulaarselt – näiteks kord või kaks nädalas – neid finantsaruandeid piiludes muudate oma raamatupidamissüsteemi kasulikuks tööriistaks nii ahvatlevate võimaluste leidmiseks kui ka ohtlike lõksude vältimiseks.

Siin on viis oma ettevõtte juhtimiseks, vaadates kolme QuickBooksi aruannet.

• Kasumiaruanne, mis võrdleb jooksva aasta ja eelmise aasta eelmise aasta numbreid (et näete, kuidas teil jooksval aastal läheb võrreldes eelmise aastaga)

• Saadaolevate arvete kokkuvõtlik vananemine (et näete, millised kliendid ja kliendid on maksetähtaega ületanud )

• Bilanss (et saaksite jälgida oma raha ja käibekapitali ning märgata naljakaid asju)

Valige sobiv raamatupidamissüsteem

QuickBooksi kasutamisel kasutate kas kassapõhist või tekkepõhist raamatupidamist. Kassapõhine raamatupidamine on hea, kui ettevõtte raha sissevool peegeldab müüki ja raha väljavool peegeldab kulusid. Paljudes ettevõtetes see olukord aga nii ei ole. Näiteks ühepereelamute lepingulisel ehitajal võib (pankadest laenu võttes) laekuda sularaha, kuid ta ei pruugi raha teenida. Teise võimalusena võib pandimaja omanik, kes laenab raha 22-protsendilise intressiga, teenida raha, isegi kui ettevõttest tuleb iga päev raha välja.

Üldreeglina toimib laoseisu ostmisel ja müümisel tekkepõhine raamatupidamine paremini kui kassapõhine raamatupidamine. Kassapõhine raamatupidamine lükkab aga tavaliselt tulumaksu edasi.

Kui QuickBooks ei tööta teie ettevõtte jaoks

QuickBooks on suurepärane väikeettevõtete raamatupidamisprogramm. Aga kui tundub, et QuickBooks ei vasta teie vajadustele – kui vajate näiteks programmi, mis töötab tootja jaoks paremini või sisaldab mõnda konkreetset tööstusharuspetsiifilist funktsiooni –, võite soovida mõnda keerulisemat (kuid ka võimsamat). ) väikeettevõtete raamatupidamispaketid.

Enne QuickBooks Pro või QuickBooks Premieri kasutamist tutvuge kindlasti QuickBooksi Enterprise Solutionsi versiooniga, mis maksab rohkem, kuid töötab ka suuremate ettevõtete jaoks. QuickBooksi Enterprise'i versioon näeb välja ja töötab peaaegu identselt "tavaliste" versioonidega. Kui teate vastavalt QuickBooks Pro või QuickBooks Premier, siis teate juba (või enamasti teate) QuickBooks Enterprise'i.

Kui QuickBooksi Enterprise'i versioon ei tööta, võiksite oma raamatupidajaga rääkida valdkonnaspetsiifiliste pakettide kohta. (Näiteks kui olete kommertsprinter, võib mõni müüja olla välja töötanud spetsiaalse raamatupidamispaketi just kommertsprinterite jaoks.)

Hoidke asjad lihtsad

Väikeettevõtte rahaasju ajades hoidke asjad võimalikult lihtsad. Tegelikult hoidke oma äriasjad piisavalt lihtsad, et saaksite hõlpsasti aru saada, kas teenite raha ja kas äri on terve.

See nõuanne lihtsuse kohta võib tunduda kummaline, kuid mõnikord võivad väga targad inimesed luua oma ettevõtete jaoks tohutult keerulisi finantsstruktuure, sealhulgas keerulisi liisingukokkuleppeid, labürindipõhiseid partnerlus- ja ettevõttestruktuure ning keerukaid kasumi jagamise ja kulude jagamise kokkuleppeid teiste ettevõtetega. Kõik kulud arvesse võttes ei too need ülikeerulised finantskorraldused kasumit. Veelgi enam, sellised keerulised korraldused muutuvad peaaegu alati juhtimise ja arvestuse pidamise peavaluks.