Planeerige oma uus QuickBooks 2012 süsteem

Kui saate algusest peale aru paarist suurest pildist – mida teeb raamatupidamine ja mida teevad raamatupidamissüsteemid –, avastate, et QuickBooks 2012 häälestusprotsess on palju mõttekam.

Mida teeb raamatupidamine

Mõelge, mida teeb raamatupidamine. Inimesed võivad pisidetailide üle vaielda, kuid enamik nõustub, et raamatupidamine teeb järgmist nelja olulist asja:

• Mõõdab kasumit ja kahjumit

• Aruanded ettevõtte finantsseisundi kohta (oma varad, kohustused ja netoväärtus)

• Pakub üksikasjalikku arvestust varade, kohustuste ja omakapitali kontode kohta

• Annab finantsteavet sidusrühmadele, eriti juhtkonnale

Mida teevad raamatupidamissüsteemid

Heitke nüüd põgus pilk sellele, mida raamatupidamissüsteemid – või vähemalt mida väikeettevõtete raamatupidamissüsteemid – tavaliselt teevad:

• Koostage finantsaruanded, sealhulgas kasumiaruanded, bilansid ja muud raamatupidamisaruanded.

• Looge ärivorme, sealhulgas tšekke, palgatšekke, arveid, kliendi väljavõtteid ja nii edasi.

• Pidage üksikasjalikku arvestust võtmekontode, sealhulgas sularaha, saadaolevate arvete (summad, mida kliendid ettevõttele võlgnevad), võlgnevuste (summad, mida ettevõte võlgneb oma müüjatele), varude, põhivara ja muu kohta.

• Täitke teabehalduse erifunktsioone. Näiteks kirjastustööstuses maksavad raamatukirjastajad sageli autoritele autoritasusid. Seega on autoritasude arvestamine ülesanne, mida raamatukirjastajate raamatupidamissüsteemid peavad tavaliselt tegema.

Mida teeb QuickBooks 2012

Olgu, pärast seda, kui olete aru saanud, mida raamatupidamine teeb ja mida raamatupidamissüsteemid tavaliselt teevad, saate vaadata, mida QuickBooks teeb:

• Koostab finantsaruandeid

• Loob palju levinud ärivorme, sealhulgas tšekid, palgatšekid, klientide arved, kliendi väljavõtted, kreeditarved ja ostutellimused

• Säilitab üksikasjalikku arvestust käputäie peamiste kontode kohta: sularaha, saadaolevad arved, võlgnevused ja varud lihtsates seadetes

QuickBooks teeb kolme asja neljast, mida võiks raamatupidamissüsteemilt oodata. QuickBooks ei paku spetsiaalseid raamatupidamise asju. Näiteks QuickBooks ei tegele autoritasude arvestusega.

Mida QuickBooks 2012 ei tee

Niisiis teeb QuickBooks kolme asja neljast, mida raamatupidamissüsteemid teevad, kuid ei tee kõike. QuickBooks on sageli puudulik raamatupidamislahendus. Seetõttu olge oma ootuste seadmisel ettevaatlik. Samuti peate tavaliselt leidma lahendused mõne oma raamatupidamise erinõude jaoks.

QuickBooks annab kasutajatele ja ettevõtetele palju paindlikkust. Niisiis, naastes eelmise näite juurde, saab raamatute kirjastaja QuickBooksis autoritasude arvestuse jaoks teha suure osa sellest, mida ta peab tegema. See autoritasuarvestuse töö nõuab lihtsalt teatud määral askeldamist, kuna ettevõte loob QuickBooksi.

QuickBooksil (või vähemalt QuickBooksi kõige populaarsematel versioonidel) on aga paar olulist nõrkust:

• QuickBooks Pro ei paku head viisi varude valmistamisega tegelemiseks. QuickBooks Premier ja QuickBooks Enterprise Solutions toetavad aga lihtsat tootmisarvestust. (Need QuickBooksi versioonid aitavad teil arvestada toorainete valmistoodeteks muutmise protsessi.)

• Ainult QuickBooks Enterprise Solutions tegeleb olukorraga, kui laovarusid hoitakse mitmes kohas. Teisisõnu näitavad QuickBooks Pro ja QuickBooks Premier lihtsalt näiteks, et teil on 3000 vidinat. See ei võimalda teil jälgida, et teil on laos 1000 vidinat, poes A 500 ja poes B 1500 vidinat.

Vaatamata asjaolule, et QuickBooks võib olla mittetäielik lahendus ja ei pruugi varude käsitseda nii, nagu soovite või vajate, on QuickBooks siiski väga hea lahendus. Mida QuickBooks teeb, teeb see väga hästi. Mõelge asjaolule, et QuickBooks on saadaval pikka aega.

On palju tõenäolisem, et näiteks 600 kasutajaga raamatupidamistarkvaratoode tootmine lõpetatakse, mitte selline toode nagu QuickBooks, millel on 4 000 000 klienti.