Ostutellimuse koostamine QuickBooksis

Ostutellimusel on lihtne eesmärk: see annab mõnele müüjale teada, et soovite mõnda toodet osta. Tegelikult on ostutellimus ostuleping.

Paljud väikeettevõtted ei kasuta ostutellimusi. Kuid kui need kasvavad teatud suuruseni, otsustavad paljud ettevõtted neid kasutada, kuna ostutellimused muutuvad teie tellitud kaupade püsivateks kirjeteks. Veelgi enam, ostutellimuste kasutamine vormistab sageli ettevõttes ostuprotsessi. Näiteks võite otsustada, et keegi teie ettevõttes ei saa osta midagi, mis maksab üle 100 $, välja arvatud juhul, kui nad saavad ostutellimust. Kui ainult saate ostutellimusi väljastada, olete selle protseduuri kaudu ostutegevust tõhusalt kontrollinud.

QuickBooksi kasutamiseks ostutellimuste loomiseks toimige järgmiselt.

1. Öelge QuickBooksile, et soovite luua ostutellimuse, valides Tarnijad –> Loo ostutellimused.

QuickBooks kuvab akna Loo ostutellimused.

Pange tähele, et kui menüüs Tarnijad ei ole käsku Loo ostutellimused, ei tea QuickBooks, et soovite ostutellimusi luua.

2. Kasutage tarnija menüü rippmenüü kasti, et tuvastada hankija, kellelt soovite kaupa osta.

Rippmenüü kast Tarnija loetleb kõik teie hankijate loendis olevad hankijad.

3. (Valikuline) Liigitage ost rippmenüüboksi Klass abil.

4. (Valikuline) Sisestage ripploendiboksis Ship To (Saatja saaja) muu tarneaadress.

Rippmenüü kast Saada kohale kuvab kõigi teie klientide, hankijate ja töötajate loendi. Saate valida aadressitava laeva, valides ühe nendest muudest nimedest. Pärast kirje valimist loendist Saatja täidab QuickBooks väljale Saatja aadress vastava teabega.

Aknas Ostutellimuste loomine on mõned standardsed ja loodetavasti tuttavad nupud ja kastid: Eelmine, Järgmine, Prindi, Otsi, Õigekiri, Ajalugu ja Mall.

5. Kinnitage ostutellimuse kuupäev.

Algselt paneb QuickBooks praeguse süsteemi kuupäeva väljale Kuupäev. Peaksite siiski veenduma, et kuupäev, mille QuickBooks ostutellimuse kuupäevaks sisestab, on õige. See on lepingu kuupäev. Sageli määrab kuupäev lepingutingimused – näiteks päevade arvu, mille jooksul toode tuleb tarnida.

6. Kinnitage ostutellimuse number.

Ostutellimuse number või ostutellimuse number identifitseerib üheselt ostutellimuse dokumendi. QuickBooks nummerdab järjestikku teie eest ostutellimused ja asetab järgmise numbri ostutellimuse numbri kasti. QuickBooksi oletus õige ostutellimuse numbri kohta on tavaliselt õige, kuid kui see pole õige, sisestage asendusnumber.

7. Kinnitage müüja ja saatke teave.

Müüja plokk ja tarnimise plokk identifitseerib hankija, kellelt te kauba ostate, ja tarneaadressi, kuhu soovite, et hankija saadetise saadaks. See teave peaks olema õige, kui teie hankijate nimekiri on ajakohane ja olete õigesti kasutanud ripploendikasti Saatja, et vajaduse korral tuvastada alternatiivne saatmisaadress. Sellegipoolest veenduge, et nendes kahes aadressiplokis kuvatud teave on õige. Kui teave pole õige, parandage see muidugi. Saate aadressiploki teavet redigeerida, valides vale teabe ja sisestades seejärel uuesti kõik, mida näidatakse.

8. Kirjeldage iga toodet, mida soovite tellida.

Saate kasutada akna Ostutellimuste loomine veerge, et kirjeldada üksikasjalikult iga üksust, mida soovite ostu osana tellida. Iga üksus läheb oma reale. Kauba kirjeldamiseks, mida soovite müüjalt osta, esitage järgmine teave.

• Kauba: veerus Artikkel võimaldab salvestada unikaalse kaubanumbri selle kauba jaoks, mida soovite osta. Pidage meeles, et üksused tuleb kirjeloendisse sisestada või neid kirjeldada. Peamine asi, mida peate kaubaloendi kohta teadma, on see, et kõike, mida soovite arvel või ostutellimusel kuvada, tuleb kaubafailis kirjeldada.

• Kirjeldus: veerus Kirjeldus kuvatakse valitud üksuse kirjeldus. Saate redigeerida ka välja Kirjeldus, et see oleks klientidele või hankijatele mõistlik.

• Kogus: veerus Kogus saate määrata soovitud kauba koguse. Ilmselgelt sisestate sellele väljale soovitud üksuste arvu.

• Hind: veerus Rate saate sisestada kauba ühikuhinna või ühikuhinna. Pange tähele, et QuickBooks kasutab selle veeru jaoks erinevaid silte, olenevalt teie seadistatud ettevõtte tüübist.

• Klient: veerus Klient saate tuvastada kliendi, kelle jaoks kaupa ostetakse.

• Summa: veerus Summa kuvatakse kauba kogukulu. QuickBooks arvutab summa teie eest, korrutades koguse kursi (või hinnaga). Samuti saate redigeerida veeru summat. Sel juhul kohandab QuickBooks määra (või hinda) nii, et kogus kordab määr alati summaga.

Peate sisestama iga kauba kirjelduse, mis tuleks ostutellimusele lisada. See tähendab näiteks, et kui soovite tellida müüjalt kuus toodet, peaks teie ostutellimus sisaldama kuut rida teavet.

9. Printige ostutellimus.

Soovite ostutellimuse printida. Ostutellimuse QuickBooksi salvestamise eesmärk on luua ostu kohta ametlik kirje. Peaaegu alati soovite selle ostutellimuse müüjale edastada. Ostutellimus ütleb müüjale täpselt, mida soovite osta, ja hinna, mida olete nõus maksma. Ostutellimuse printimiseks võite klõpsata nuppu Prindi. Ostutellimusi saate printida ka hiljem partiidena; selleks salvestage kõik ostutellimused, mida soovite luua, ja seejärel valige käsk Fail -> Prindi vormid -> Ostutellimused.

10. Salvestage ostutellimus.

Ostutellimuse salvestamiseks klõpsake nuppu Salvesta ja sulge või nuppu Salvesta ja uus. Kui klõpsate nuppu Salvesta ja uus, salvestab QuickBooks selle ostutellimuse ja kuvab uuesti akna Loo ostutellimused tühja versiooni, et saaksite salvestada uue ostutellimuse.