Näpunäiteid MYOB-reeglite ja pangakanalitega töötamiseks

Üks suurepäraseid asju MYOB AccountRighti juures on see, et saate seadistada pangareegleid tehingute automaatseks jaotamiseks. Siin on mõned näpunäited, kuidas luua iga kord õigesti toimivaid reegleid.

• Hoidke reeglitingimused võimalikult lihtsad. Näiteks võib teie mehaanikule tehtud hiljutine makse kuvada "EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU". Muidugi võite luua reegli, mis käsib MYOB-il määrata nende täpsete sõnadega tehingud mootorsõiduki kuludesse, kuid selle asemel võtke reeglitingimuste lihtsustamiseks veidi aega. Näiteks looge reegel, mis käsib MYOB-il määrata kõik tehingud sõnadega „BAY AUTOMOTIVE” mootorsõiduki kuludeks. Nii jääb reegel tõenäolisemalt õigeks, kui maksate järgmisel korral krediitkaardiga, mitte EFTPOS-iga või kui mehaanik muudab oma kauplemisvõimalust nii, et pangaväljavõtte tekst kuvatakse erinevalt.

• Hoidke reeglite nimed informatiivsed ja hõlpsasti tuvastatavad. MYOB kasutab vaikimisi reegli nimena kogu kirjeldust teie pangaväljavõttel olevast tekstist. Ülaltoodud näidet kasutades saab reegli nimeks „EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU”. Ärge aktsepteerige seda vaikeseadet, vaid muutke alati reeglite nimesid, et reeglid oleks tulevikus hõlpsamini leitavad. Näiteks selle tehingu jaoks on hea reegli nimi tõenäoliselt "Bay Automotive Vehicle Repair", kuna see nimi sisaldab nii asjakohast pangaväljavõtte teksti kui ka kulu tüüpi.

• Reegli loomisel minge alati jaotisesse Täpsemad suvandid ja sisestage paremasse allnurka tarnija või kliendi nimi. Kuigi kaardi valimine pole kohustuslik, pidage meeles, et kui te kaarti ei vali, ei saa te tulevikus kõiki selle kliendi või tarnija tehinguid vaadata. Üksikasjaliku tehinguajaloo puudumine võib olla tõsine valu, seega võtke iga kord, kui uue reegli loote, lisage see teave.

  Kui kasutate tarnijatele elektrooniliste maksete tegemiseks Internetipanka, mõelge hoolikalt läbi, kuidas kirjeldus teie pangaväljavõttel kuvatakse. Küsige endalt, kas saate selle kirjelduse põhjal reegli luua? Vastus sellele küsimusele sõltub nii teie pangast kui ka sellest, kas teie väljavõttel on alati saaja nimi. Üks nipp on salvestada tarnija andmed ja maksete kirjeldused oma internetipanka, et iga kord ilmuks täpselt sama tekst. Nii saate luua reegli selle konkreetse teksti põhjal.

• Hoidke silm peal dubleerivatel reeglitel. Vaadake aeg-ajalt oma reeglite loend läbi ja kontrollige veel kord, kuidas olete oma tingimused seadnud. Kui näete kahte reeglit, millel on samad tingimused, kustutage üks reeglitest või muutke reeglitingimusi.

• Laske MYOB-il isiklikud protsendid automaatselt jagada. Kulude puhul, mille jagate regulaarselt äriliste ja isiklike kulude vahel (näiteks võib-olla eraldate alati 75% bensiinist äritegevusele ja 25% isiklikele kuludele), kasutage täpsemaid valikuid, et luua reegel, mis jagab selle automaatselt.

• Pangakanalite aknas hoidke alati hiirt ikoonil Rule Applied, enne kui klõpsate Kinnita. Nii kuvab MYOB, millisele kontole tehing eraldatakse, ja saate kontrollida, kas reegel töötab õigesti.

• Ärge looge reeglit tingimusega, et mis tahes tehing, mis sisaldab sõna "BP", määratakse bensiinile. Miks mitte? Sest kui te seda teete, eraldatakse iga BPAY tehing, olenemata sellest, kas see on elektri-, telefoni- või maksumakse, bensiinile, lihtsalt seetõttu, et „BPAY” sisaldab tähti „BP”.

• Kui teil on palju tehinguid, kaaluge reegli loomisel väljal Memo reegli nime määramist. Näiteks kui loote reegli tingimusega, et iga sõnu 'Katoomba Au' sisaldav tehing on määratud Motor Vehicle Repair'ile (sest Katoomba Au tähistab antud juhul Katoomba Automotive'i), on üks nipp avada Advanced Options ja Tippige selle reegli memoks "Katoomba Automotive Rule'i abil loodud tehing". Kui vaatate tehinguid kvartali või aasta lõpus üle ja avastate, et tehingud on valesti jaotatud, saate teada, milline reegel on põhjustanud asjad valesti.

Õige kasutamise korral võivad pangareeglid säästa kuni 90 protsenti andmesisestusajast ja praktiliselt välistavad vajaduse ajanõudvate pankade vastavusse viimise järele.