Mida teeb QuickBooksi ettevõtte failide tihendamine?

QuickBooksi faili tihendamise protsess teeb kahte asja. QuickBooks Condense käsk loob QuickBooksi andmefaili püsiva koopia. (Seda koopiat nimetatakse faili arhiivikoopiaks.) Failide tihendamise protsess muudab andmefaili ka väiksemaks, võttes kokku paljud vanad suletud üksikasjalikud tehingud, mis kasutavad monster päevikukirjeid.

ARHIIVEKSEMPLAR ettevõtte faili suurus on läbilõige ettevõte faili kujul eksisteerinud teatud ajahetkel. Kui kellelgi on hiljem küsimusi – võib-olla teie raamatupidajal või föderaal- või osariigi audiitoril – võite kasutada andmefaili arhiivikoopiat, et näidata, milline ettevõtte toimik konkreetsel ajahetkel välja nägi.

Siin on, mida QuickBooks tavaliselt protsessi ajal teeb:

• Salvestab teie ettevõtte failide arhiivikoopia: QuickBooksi ettevõtte faili tihendamisel salvestab QuickBooks selle faili arhiivikoopia.
• Eemaldab suletud tehingud: osana kondensatsiooniprotsessist annab QuickBooks teile võimaluse eemaldada QuickBooksi ettevõtte faili praegusest töötavast versioonist vanad suletud tehingud. Pidage meeles, et arhiveerimine loob QuickBooksi ettevõtte failist arhiivikoopia. Siiski on teil endiselt QuickBooksi ettevõtte faili tööversioon ja see praegune QuickBooksi ettevõtte faili tööversioon puhastatakse või tihendatakse vanade suletud tehingute eemaldamisega.

Suletud tehingud on tehingud, mida QuickBooks ei pea enam üksikasjalikult jälgima. Vana kliendiarve – pärast selle tasumist – on suletud tehing. Mõnele müüjale kirjutatud vana tšekk – pärast seda, kui see on pangast vabastatud – on suletud tehing.

• Summeerib suletud tehingud: kuna vanad suletud tehingud eemaldatakse QuickBooksi andmefailist, loob tihendamine tavaliselt vanade suletud tehingute igakuised kokkuvõtlikud päevikukanded ja paigutab need kokkuvõtlikud tehingud QuickBooksi andmefaili praegusesse töötavasse versiooni. Need kokkuvõtlikud igakuised päevikukanded võimaldavad teil jätkata igakuiste finantsaruannete koostamist. Kuigi arhiveerimine eemaldab kõik vanad suletud tehingud, näiteks 2020. aasta jaanuarist, saate 2021. aastal siiski koostada 2020. aasta jaanuari finantsaruandeid. 2020. aasta jaanuari igakuiste finantsaruannete koostamiseks kasutab QuickBooks igakuiseid päeviku kokkuvõtteid.
• Tühistab kontrolljälje: QuickBooks haldab kontrolljälge, mis näitab, kes milliseid tehinguid sisestas. Üks QuickBooksi andmefailide puhastamise peaaegu varjatud mõju puudutab kontrolljälge. Kui puhastate ettevõtte faili ja märkate, et ettevõtte fail tuleks tihendada, tühjendab QuickBooks kontrolljälje enne kuupäeva „eemaldatud suletud tehingud on või enne”. Teisisõnu, ajavahemikuks, mille jooksul QuickBooks eemaldab vanad suletud tehingud, eemaldab see ka nende tehingute kontrolljälje.

Kondenseeriti faili protsess tavaliselt tähendab luua koopia QuickBooks andmefaili, et paned ära kuhugi ja siis luua korrastatakse alla versioon töötab ettevõte faili. Käsk, mida kasutate QuickBooksi ettevõtte faili tihendamiseks, võimaldab teil aga luua ka peaaegu tühje ettevõtte faile. Enamik inimesi ei pea seda võimalust kunagi kasutama. Ma mõtlen ainult ühele QuickBooksi kasutajate kategooriale, kes võivad soovida luua peaaegu tühje ettevõtte faile: CPA-d ja konsultandid (kes soovivad ettevõtte faili mõne teise äriüksuse või kliendi jaoks uuesti kasutada) võivad soovida seda käsku kasutada ettevõtte andmefailide loomiseks. millel on paljud loendid juba loodud. Ma ei lasku enam üksikasjadesse peaaegu tühja ettevõtte faili loomise kohta arhiveerimiskäsu abil, kuid peaksite teadma, et see on olemas.

Puhastamise põhitõed

Kui mõistate, mida arhiveerimine endast kujutab, on protsess üsna lihtne. QuickBooksi ettevõtte faili tihendamiseks toimige järgmiselt.

1. Valige File → Utilities → Condense Data.

QuickBooks kuvab esimese näidatud andmete koondamise dialoogiboksi.

Dialoogiboks Ettevõtte faili tihendamine

2. Valige raadionupp pealkirjaga Eemalda oma ettevõtte failist valitud tehingud ja seejärel klõpsake nuppu Edasi.

Avaneb dialoogiboks Andmete tihendamine.

3. Valige raadionupp Tehingud enne kindlat kuupäeva.

See valik (näidatud siin) ütleb QuickBooksile, et soovite teha kahte asja: luua QuickBooksi andmefailist arhiivikoopia ja vähendada töötavat ettevõtte faili, et see ei oleks nii suur. QuickBooks vähendab ettevõtte andmefaili tööversiooni suurust, eemaldades vanad suletud tehingud, kui valite 2. sammus tehingute eemaldamise.

Dialoogiboks Andmete tihendamine

4. Määrake Eemalda tehingud enne kuupäev.

Kui soovite määrata kuupäeva, enne mida tuleks suletud tehingud eemaldada, sisestage kuupäev kuupäevakasti. Kui soovite faili tihendada , eemaldades näiteks 31. detsembril 2020 või enne seda tehtud tehingud, sisestage kuupäevakasti 1.1.2021 . Siiski ei pea te end sunniviisiliselt tundma, kui soovite eemaldada hunniku suletud tehinguid. Suletud tehingud eemaldate ainult siis, kui teie QuickBooksi ettevõtte fail muutub liiga suureks. Saate hõlpsasti töötada QuickBooksi ettevõtte failiga, mis on 25 MB, 50 MB või isegi 100 MB (megabaiti).

Kuigi tavaliselt tihendate QuickBooksi faili vanad suletud tehingud eemaldades, loob käsk Condense ka failid ilma tehinguteta ja failid, mis sisaldavad ainult teatud tehingute andmevahemikku. Faili loomiseks, mis sisaldab loendeid ja eelistusi, kuid mitte tehinguid, valige raadionupp Kõik tehingud. Muide, võite kasutada valikut Kõik tehingud, et luua peaaegu tühi fail, mida saaksite uuesti kasutada (nt koolituseks). Kindlat tehinguvahemikku sisaldava QuickBooksi faili loomiseks valige raadionupp Kuupäevavahemiku välised tehingud ja seejärel sisestage väljadesse Enne ja Pärast kuupäevad, mis broneerivad vahemiku.

5. Kui olete määranud, millised tehingud QuickBooks peaks eemaldama, klõpsake nuppu Edasi.

QuickBooks kuvab kuvatud andmete koondamise dialoogiboksi.

Kolmas andmete tihendamise dialoogiboks

6. Täpsustage, kuidas tehinguid kokku võtta.

Kui soovite ajalooliste tehingute kokkuvõtte teha, kasutab QuickBooks kolmandat andmete koondamise dialoogiboksi, et küsida, kuidas ta peaks ajalooandmeid kokku võtma: ühe kokkuvõtliku päevikukirjega, igakuise kokkuvõtliku päevikukirjega või üldse ilma kokkuvõtteta. Valige raadionupp, mis vastab soovitud kokkuvõtte lähenemisviisile. (Tavaliselt valite teise võimaluse – lasta QuickBooksil luua igakuised kokkuvõtlikud päevikukirjed –, et saaksite ikkagi luua sisukaid võrdlevaid kuuaruandeid.)

7. Kui olete määranud, kuidas QuickBooks peaks tehinguid kokku võtma, klõpsake nuppu Edasi.

QuickBooks kuvab neljanda andmete koondamise dialoogiboksi, nagu näidatud.

Neljas andmete tihendamise dialoogiboks

8. Määrake, kuidas laotehingud tuleks tihendada, ja klõpsake nuppu Edasi.

Kui teie QuickBooksi fail sisaldab varude tehinguid, soovitab QuickBooks eemaldada vanad laotehingud. Kui QuickBooks kuvab neljanda andmete koondamise dialoogiboksi, saate käskida QuickBooksil just seda teha, valides raadionupu Laotehingutest kokkuvõte (soovitatav). (Kui te ei soovi vanu tehinguid eemaldada, valige raadionupp Säilita laotehingu üksikasjad.)

Kui klõpsate nuppu Edasi, jätkate viienda andmete koondamise dialoogiboksiga (pole näidatud), mis küsib, millised tehingud tuleks lugeda suletuks.

9. Määrake, millised tehingud tuleks eemaldada, ja klõpsake nuppu Edasi.

QuickBooks küsib natuke rohkem teavet selle kohta, mis täpselt on suletud või vana tehing, mis tuleks eemaldada. Märkate märkeruudud, et näidata, kas enne eemaldamiskuupäeva tehtud tehingud tuleks eemaldada, isegi kui need on kustutamata, märgitud printimiseks, märgistatud kui Saatmiseks jne.

Kui klõpsate nuppu Edasi, liigute edasi kuuendasse andmete koondamise dialoogiboksi.

Kuues andmete koondamise dialoogiboks

10. Määrake loendi puhastamine, mis peaks toimuma, ja klõpsake nuppu Edasi.

Kasutage kuuendat andmete koondamise dialoogiboksi, et öelda QuickBooksile, et lisaks vanade suletud tehingute eemaldamisele peaks see ka mõned loendid puhastama. Saate valida märkeruudud, mis käsivad QuickBooksil eemaldada kasutamata kontod, kasutamata kliendid, kasutamata müüjad ja nii edasi. Kui puhastate oma loendit kasutamata loendiüksuste eemaldamise kaudu, ei vähenda te mitte ainult ettevõtte faili suurust, vaid hõlbustate ka loendiga töötamist.

Kui klõpsate nuppu Edasi, kuvab QuickBooks seitsmenda andmete koondamise dialoogiboksi, nagu siin näidatud. Dialoogiboks ütleb teile, et arhiveerimisprotsess algab sellega, et QuickBooks teeb andmefailist koopia ja kondenseerimistoimingu lõpuleviimiseks võib kuluda mitu minutit või isegi mitu tundi.

Seitsmes ja viimane, andmete koondamise dialoogiboks

11. Klõpsake nuppu Alusta tihendamist.

QuickBooks alustab andmefaili tihendamist.

12. Varundage andmefail, kui seda küsitakse.

Kondensatsiooniprotsessi alguses palub QuickBooks teil QuickBooksi ettevõtte faili varundada. QuickBooksi ettevõtte faili varundamine kondenseerimistoimingu osana toimib samamoodi nagu QuickBooksi ettevõtte faili varundamine muul ajal. Kui teil on küsimusi QuickBooksi ettevõtte faili varundamise kohta, lugege selle peatüki varasemat jaotist „Varundamise põhitõed”.

Pärast QuickBooksi ettevõttefaili varundamist salvestab QuickBooks ettevõtte faili arhiivikoopia ja seejärel puhastab teie juhiste kohaselt ettevõtte faili tööversiooni. Jällegi, nagu eelmistes sammudes märgitud, võib puhastusprotsess kesta vaid mõne minuti või võib kuluda mitu tundi, kui teie fail on väga suur.

Mõned puhastus- ja arhiveerimisstrateegiad

Otsustamine, millal ja kuidas soovite oma QuickBooksi ettevõtte faili puhastada või arhiveerida, on enamasti terve mõistuse küsimus. Kõigepealt peaksite kaaluma, kas teil on vaja ettevõtte toimikut üldse tihendada. Kui QuickBooks töötab endiselt mõistliku kiirusega, kui te ei pea end hulluks minema paljude loendites kasutamata üksuste tõttu või kui andmefail pole tohutult suureks kasvanud (suurem kui 100 MB või nii), ei pruugi te seda teha. kondenseeruda. Paljudel juhtudel ei saa te puhastamisest mingit kasu. Ja kui te ei korista, on teil endiselt käeulatuses täielikud üksikasjalikud finantsdokumendid.

Minu tehniline toimetaja soovib, et ma siin millelegi tähelepanu juhiksin: ta märgib, et puhastustoimingu käivitamine ei pruugi QuickBooksi andmefaili suurust nii palju kui võimalik vähendada. Seetõttu ütleb ta, et kui teil peab tõesti olema väiksem andmefail, peaksite esmalt käivitama puhastustoimingu ning seejärel salvestama ja taastama kaasaskantava QuickBooksi andmefaili.

Siin on veel üks terve mõistus QuickBooksi ettevõtte failide puhastamise ja arhiveerimise kohta: peaksite looma QuickBooksi andmefaili arhiivikoopia. Tegelikult soovitan teil luua QuickBooksi andmefaili arhiivikoopia aasta lõpus, pärast seda, kui olete või teie CPA teinud aasta viimaseid muudatusi. Hea idee on luua QuickBooksi andmefailist arhiivikoopia, mida kasutatakse teie maksudeklaratsiooni ja finantsaruannete koostamiseks, sest saate alati hiljem selgitada mõnda maksudeklaratsiooni või finantsaruande numbrit, vaadates andmete arhiivikoopiat. faili.

Üks QuickBooksi kasutamise probleeme on see, et inimesed saavad tahtlikult või tahtmatult vanu tehinguid muuta. See tähendab kahjuks, et keegi saab QuickBooksi andmefailis eelmisel aastal tehinguid muuta. Kui see muutus toimub, ei pruugi keegi, kes vaatab QuickBooksi andmefaili hiljem, olla võimeline maksudeklaratsioonis või finantsaruandes olevat numbrit selgitama. Kui keegi läheb tagasi eelmise aasta tehingut muutma ja seda tehingut kasutatakse aasta kogutulu arvutamiseks, ei saa te enam kasutada QuickBooksi andmeid maksudeklaratsiooni ja kogutulu finantsaruannete numbrite selgitamiseks. See on loogiline, eks?

Õnneks saate QuickBooksi andmefaili – QuickBooksi andmefaili, mis andis numbrid teie maksudeklaratsioonile ja finantsaruannetele – arhiivikoopia omades alati näha, millised QuickBooksi tehingud toetavad konkreetset maksudeklaratsiooni numbrit või finantsaruande numbrit. Kui olete selles küsimuses endiselt segaduses – ja see on pisut keeruline –, küsige probleemi kohta oma maksunõustajalt või CPA-lt. Ta oskab teile selgitada ohtu, et pärast selle deklaratsiooni koostamist või pärast nende finantsaruannete avaldamist ja levitamist muutuvad QuickBooksi andmed, mida on kasutatud deklaratsiooni või finantsaruande koostamiseks.