Kuidas teha QuickBooks 2014 andmefaili koopia

QuickBooks 2014 muudab raamatupidajate jaoks lihtsamaks töö klientide andmefailidega. Mõelge sellele stsenaariumile: teil on klient, kes vajab abi aasta arvestusperioodi lõpetamisel.

Sul on kaks valikut. Esiteks võite sõita tema poe juurde, jäädes tõenäoliselt teel liiklusesse kinni, ja leida end mõtlemast, kas saate kliendilt reisiaja eest 150 dollarit arveldada. Teiseks võite lasta kliendil kasutada QuickBooksi raamatupidaja koopia funktsiooni, et saata teile QuickBooksi andmefaili koopia.

Saate vaadata selle raamatupidaja koopia andmefailist, teha kõik vajalikud parandused või muudatused ning seejärel saata tehtavad muudatused kliendile tagasi. Klient saab need muudatused hõlpsasti oma olemasolevasse QuickBooksi faili importida ja oma lõbusalt edasi minna. Päris korralik, eks?

Teie klient loob QuickBooksi andmefaili raamatupidaja koopia, kasutades oma QuickBooksi versiooni ja tegelikku andmefaili, ning loob seejärel faili, mille ta teile saadab (näiteks posti või e-posti teel) või mille QuickBooksi tootja Intuit teile saadab. Õnneks on protsess mõlemal juhul väga lihtne.

Kui klient kannab faili teile saatmise eest hoolt, peab teie klient tegema järgmist.

Valige käsk Fail → Raamatupidaja koopia → Kliendi tegevused → Salvesta fail.

QuickBooks kuvab sõnumi, mis küsib kliendilt, kas ta soovib

• Raamatupidaja koopia failist

• Faili kaasaskantav või varukoopia

Samuti saate luua raamatupidaja koopia, valides Fail → Loo koopia ja seejärel klõpsates nuppu Raamatupidaja koopia.

Kaasaskantav fail on QuickBooksi andmefaili tõeline reaalajas koopia, mille suurust on veidi kriimustatud, et seda oleks lihtsam ringi liikuda (nt faili manusena e-postiga saatmine). Varundusfail on teie loodud QuickBooksi faili teine ​​koopia (tavaliselt), nii et teil on faili koopia juhuks, kui algse QuickBooksi andmefailiga juhtub midagi halba.

Valige Raamatupidaja koopia ja seejärel klõpsake jätkamiseks nuppu Edasi.

Määrake jagamise kuupäev.

Kui klient klõpsab raamatupidaja koopia loomise jätkamiseks nuppu Edasi, küsib QuickBooks temalt jagamiskuupäeva. Enne seda kuupäeva tehtud tehinguid saab muuta ainult raamatupidaja eksemplaris. Pärast seda kuupäeva langevaid tehinguid saab muuta nii raamatupidaja kui ka kliendi eksemplaris.

Jätkamiseks klõpsake nuppu Edasi.

Ilmub teine ​​teade, mis ütleb kliendile, et QuickBooks peab raamatupidaja koopia loomiseks sulgema kõik aknad. QuickBooks võib ka käskida kliendil plaat sisestada.

Klõpsake nuppu OK ja sisestage plaat (vajadusel).

QuickBooks kuvab uuendatud dialoogiboksi Salvesta raamatupidaja koopia.

Nimetage raamatupidaja koopia.

Kasutage QuickBooksi andmefaili raamatupidaja koopia nimetamiseks dialoogiboksi Salvesta raamatupidaja koopia välja Failinimi. Vajadusel saab klient kasutada ka ripploendit Salvesta, et määrata, kuhu QuickBooksi andmefaili raamatupidaja koopia salvestada.

Klient peab meeles pidama, kuhu raamatupidaja faili koopia salvestatakse. See fail antakse raamatupidajale — e-posti või tigupostiga või plaadil —, et ta saaks seda kasutada.

Loo fail.

Pärast seda, kui klient nimetab andmefaili raamatupidaja eksemplari ja vajadusel näitab, kuhu raamatupidaja koopia salvestada, klõpsab klient Salvesta. QuickBooks salvestab QuickBooksi andmefaili raamatupidaja koopia.

Seejärel edastab klient selle andmefaili raamatupidajale. Teisisõnu, klient peab faili saatma e-postiga või e-postiga.

Teie e-posti teenusepakkuja võib piirata e-posti teel saadetavate manuste (sh QuickBooksi failide) suurust. Kui suurus häirib teid, saate QuickBooksi faili üles laadida Intuiti veebisaidile, valides Fail → Raamatupidaja koopia → Kliendi tegevused → Saada raamatupidajale. Intuit saadab raamatupidajale klõpsatava lingiga sõnumi, mille abil ta saab faili haarata.

Raamatupidaja koopiad kasutavad kolme failitüüpi. Raamatupidaja ülekandefail (.qbx faililaiendiga) on see, mille klient loob ja raamatupidajale annab. Tegelik raamatupidaja koopia (.qba faililaiendiga) on see, millega raamatupidaja töötab pärast raamatupidaja ülekandefaili avamist. Lõpuks on olemas raamatupidaja ekspordifail (faililaiendiga .qby), mis sisaldab kliendile tagasi jõudvaid muudatusi.

Ilmselgelt ei pruugi need sammud olla teie klient; võib-olla peate tegema musta tööd. Mõlemal juhul toimib protsess aga nii. Pange tähele, et raamatupidaja reaalajas ja kliendi kulude kokkuhoid saavutatakse siis, kui saate panna kliendi valima käsu ja dialoogiboksiga töötama.

Seejärel saate tasuda arveldatavat aega QuickBooksi andmetega töötamise eest, mitte failiga askeldamise eest.