Kuidas seadistada QuickBooks 2019 laoartikleid

Enne oma varude jälgimist peate tegema kaks asja. Esiteks peate QuickBooksile ütlema, et soovite laoseisu jälgida. Selleks vali Redigeerimine → Eelistused. Kui QuickBooks kuvab dialoogiboksi Eelistused, klõpsake vasakpoolses loendis ikooni Items & Inventory. Teie ekraan peaks välja nägema märkimisväärselt sarnane näidatule. (Võimalik, et peate esmalt klõpsama vahekaarti Ettevõtte eelistused.) Veenduge, et märkeruut Laoseisu ja Ostutellimused on aktiivsed on märgitud ja üks valikunuppudest Hoiata, kui müümiseks pole piisavalt laoseis on märgitud.

Kauba ja laoseisu eelistuste dialoogiboks.

Teine asi, mida peate tegema, on järgmine: looge üksuste loend. See loend kirjeldab kõiki arve olevaid arve. Teisisõnu, kõik kaubad, mida tellite ja müüte, kuuluvad kaubaloendisse.

Oleksite pidanud QuickBooksi seadistamise ajal seadistama esialgse üksuste loendi. Kui teil on vaja loendisse üksust lisada, valige Loendid → Üksuste loend. Seejärel klõpsake nuppu Üksus, valige rippmenüüst Uus ja täitke aken Uus üksus.

Pärast varude sisselülitamist ja kaubaloendi seadistamist (või värskendamist), saate oma laoseisu jälgida.

Kui laadite esemeid veoautolt maha, saate neid postiga või ostate kauplejalt, peate need kirjed salvestama, et QuickBooks saaks teie laoseisu jälgida. Kaupade registreerimine ja nende eest tasumine sõltub sellest, kas maksate tünnipea pealt sularahas, saate koos esemetega arve või saate esemed ilma arveteta (sel juhul maksate esemete eest hiljem).

Võimalik, et olete täitnud saadetavate kaupade ostutellimuse. Kui see nii on, muutub esemete kättesaamine veidi lihtsamaks. Soovitan tungivalt täita ostutellimus, kui tellite kaupu, mille kavatsete hiljem kätte saada ja mille eest maksta.

Salvestage üksused, mille eest maksate ette

Olgu, ostsite just kolm portselankana Marrakechi basaarilt ja nüüd soovite need oma inventari lisada ja ostu registreerida. Kuidas registreerite laoseisu, mille eest tasusite käsimüügist? Muidugi, kasutades tšekkide kirjutamise akent – ​​samamoodi, nagu salvestate kõik muud arved, mille eest maksate ette.

Salvestage esemed, millel pole arvet

Mis juhtub, kui kaubad tulevad enne arvet? Teil vedas – teil on asjad olemas ja te ei pea selle eest veel maksma. Peate siiski salvestama äsja saadud inventari, et teaksite, et teil on see käepärast. Te ei saa seda teha tšekkide kirjutamise aknas, kuna te ei kirjuta tšekki asjade eest tasumiseks – vähemalt mõnda aega mitte. Kuidas salvestate saadud kaubad enne nende eest tasumist? Loe edasi:

1. Valige Tarnijad → Võta kaubad vastu või klõpsake avakuval ikooni Laoseisu vastuvõtmine ja valige suvand Laoseisu vastuvõtmine ilma arveta.

Näete akent Loo üksuse kviitungid, nagu näidatud. See aken sarnaneb arvete sisestamise aknaga, kuid sellel on kirjas Kauba kviitung. (Kui saate kauba arve, näete uuesti arvete sisestamise akent.)

Kauba kviitungite loomise aken.

2. Täitke akna ülemine osa.

Kui soovite salvestada kaupu hankijalt, kes on juba hankijate loendis, klõpsake allanoolt ja valige seejärel hankija. Kui hankija on uus hankija, valige rippmenüüst Lisa uus ja seejärel kirjeldage kuvatavas dialoogiboksis Uus tarnija hankijat üksikasjalikult. Kui olete dialoogiboksi Uus tarnija töö lõpetanud, klõpsake nuppu OK.

3. Klõpsake vahekaarti Üksused.

Peate klõpsama vahekaarti Üksused ainult siis, kui seda veel ei kuvata. Tõenäoliselt on. Kuid arvutiraamatute kirjutajate aukoodeks ja kompulsiivne isiksus nõuavad, et ma ütleksin teile, et on veel üks vahekaart – vahekaart Kulud – ja te võiksite selle asemel kuvada.

4. Liikuge veergu Üksus ja tippige üksuse nimi.

Pange tähele allanoolt veerus Üksus. Üksuste loendi kuvamiseks klõpsake seda. Kas üksus, mille eest maksate, on selles loendis? Kui jah, klõpsake seda. Kui ei, sisestage uus üksuse nimi. Näete sõnumikasti Üksust ei leitud. Klõpsake nuppu Jah, täitke dialoogiboks Uus üksus ja seejärel klõpsake nuppu OK.

Sama hästi võite minna saatelehe alla, sisestades kaubad vahekaardile Artiklid. Veenduge, et vahekaardil Artiklid kuvatakse täpselt saatelehel olev teave. Ja sisestage väljale Memo kaupade lühike kirjeldus, sest see kirjeldus võib hiljem kasulikuks osutuda, kui soovite kauba kviitungit arvega vastavusse viia. Kui olete lõpetanud, peaks kauba kviitungite loomise aken välja nägema umbes nagu eelmisel joonisel.

5. Esitage kogus ja maksumus järgmiselt.

• Veerg Kogus: kirjeldage saadud kogust.
• Kulude veerg: kirjeldage kaubaühiku maksumust. Kui sisestatud kaubaühiku maksumus tähistab muudatust, küsib QuickBooks, kas soovite värskendada selle kauba standardhinda (nagu on salvestatud kaubaloendisse) ja kas soovite värskendada kauba tavahinda.

6. Klõpsake nuppu Salvesta ja uus või Salvesta ja sulge, et salvestada äsja saadud üksused.

Üksused on ametlikult osa teie laost. Kauba laekumine on kantud võlgnevuste registrisse. Mitte ainult see, vaid ka, olete arve saabumiseks valmis.

Makske kaupade eest, kui saate arve

Kaubad jõuavad kohale ja sina täidad kauba kviitungi. Kolm nädalat möödub. Mis see teie postkastis on? Miks, see on muidugi arve! Nüüd peate sisestama arve nende asjade eest, mille saite kolm nädalat tagasi. See töö on lihtne:

1. Valige Tarnijad → Sisesta vastuvõetud kaupade arve.

Või klõpsake avakuval ikooni Sisesta arved laoseisu vastu. Kui olete tarnijakeskuses, klõpsake valikul Uued tehingud ja seejärel Sisestage vastuvõetud kaupade arve. Kuvatakse dialoogiboks Kauba kviitung, nagu näidatud.

Dialoogiboks Kauba kviitung.

2. Klõpsake rippmenüüd Tarnija ja valige teile arve saatnud hankija nimi.

Näete kastis ühte või mitut kaubakviitungit, kus on kviitungile märgitud kuupäev, selle viitenumber ja märgukiri, mille kviitungile kirjutasite.

3. Valige kauba kviitung, mille kohta soovite arvet sisestada, ja seejärel klõpsake nuppu OK.

Ilmub arvete sisestamise aken, nagu näidatud . Kas see teave tundub tuttav? Peakski – see on sama teave, mille sisestasite Kauba kviitungite loomise aknasse, kuid nüüd töötate arve, mitte kviitungiga.

Arvete sisestamise aken.

4. Võrrelge aknas vahekaarti Artiklid arvega.

Kas maksate selle eest, mida varem saite? Teie arvele võivad olla lisatud saatmiskulud ja müügimaks. Samuti peate võib-olla hinda kohandama, kuna võisite kaupade kättesaamist registreerides arvata. Kui jah, lisage ja kohandage algset kviitungiteavet, kasutades vahekaarti Üksused. (Uute üksuste lisamiseks võite klõpsata nupul Arvuta ümber.)

Mitu päeva peate selle arve maksma? Kas see on nüüd tähtaeg? Vaadake realt Tingimused, et näha, millised on selle müüja maksetingimused. Muutke maksetingimusi, kui need on valed, valides rippmenüüst mõne muu kirje.

Soovite oma arveid tasuda parimal võimalikul ajal, kuid selleks peavad aknas Sisesta arved olevad tingimused ühtima hankija maksetingimustega.

5. Arve salvestamiseks klõpsake nuppu Salvesta ja uus või Salvesta ja sulge.

Muidugi peate ikkagi tasuma müüja arve. Piisavalt õiglane.

Salvestage üksused ja makske arve korraga

Oletame, et saate arve kauba kättesaamisel. Esemed laaditakse elevandi seljast maha ning elevandijuht teeb kummarduse ja ulatab sulle arve. Järgige järgmisi samme.

1. Valige Tarnijad → Võta kaubad vastu ja sisestage arve.

Või klõpsake avakuval käsul Laoseisu vastuvõtmine ja seejärel valige seal suvand Võta laoseisu koos arvel. Või klõpsake tarnijakeskuses nuppu Uued tehingud ja seejärel Sisestage vastuvõetud kaupade arve. Näete arvete sisestamise akent. Olete selle aknaga tuttav ja teate täpselt, mis see on ja mida see teeb. Kui sattusite sellele lehele kalkuni indeksi kaudu, peate inventuuri jaoks teadma, kuidas registreerida kaubad, mille eest maksate.

2. Täitke akna ülemine osa.

See värk on üsna elementaarne. Valige rippmenüüst hankija ja veenduge, et müüja tingimused selle arve tasumiseks oleksid õigesti näidatud. Kui see hankija on uus, valige Lisa uus. QuickBooks palub teil täita müüja teabedialoogiboksi. Tee seda. Veenduge, et oleksite õigesti täitnud rea Bill Due.

3. Klõpsake vahekaarti Üksused ja loetlege kõik kaubad, mille eest maksate.

Kauba loendi vaatamiseks liigutage kursor veergu Üksus ja klõpsake kuvataval allanoolt. Veenduge, et kaupade kogus ja maksumus oleks vahekaardil Artiklid õigesti loetletud.

4. Klõpsake nuppu Salvesta ja uus või Salvesta ja sulge.

QuickBooks lisab teie loetletud üksused kaupade loendisse ja muudab need teie laoseisu ametlikeks osadeks.

Kui müüte asju

Võib-olla olete märganud sarnasusi arvete sisestamise akna vahekaardi Artiklid ja arve allosas oleva kasti Kogus/Kaubakood/Kirjeldus/Hind/Iga/Summa vahel. QuickBooks kasutab varude hoidmiseks mõlemat.

Kui müüte asju, kohandab QuickBooks teie laoseisu automaatselt. Teisisõnu, kui ostate 400 portselankana ja müüte neist 350, on teil käepärast ainult 50. QuickBooks värskendab selle muudatuse kirjeid. Ei mingit mussi, ei mingit kära. Issand, kas pole suurepärane? Enam pole vaja öösiti ärkvel lamada ja mõelda, kas sul on piisavalt kanu või vombate või mida iganes. Sama juhtub ka sularahamüügiga. Kui loetlete kaubad müügikviitungil, eeldab QuickBooks, et need lahkuvad teie käest, ja lahutab need teie laoseisust.

Veel üks hea asi, mida hea laoarvestuse kohta tähele panna: QuickBooksi akendes, mis võimaldavad sisestada laokaupade koguseid (nt aken, mida kasutate arve salvestamiseks), paneb QuickBooks väljale Kogus väikese nupu. Võite klõpsata sellel nupul, et näha dialoogiboksi, mis kirjeldab üksuse praegust ja tulevast saadavust.

Üks selle loo moraal on "Hoidke head, kirjeldavat kaupade loendit". Teine moraal on "Sisestage kaubad hoolikalt tšekkide ja arvete vahekaardile Artiklid ning müügikviitungite ja arvete lahtrisse Artikkel/kirjeldus/kogus/määr/summa".