Kuidas seadistada põhifailide loendeid rakenduses QuickBooks 2019

Rakenduse QuickBooks 2019 seadistamisel ei loo te praktilise asjana mitte ainult ettevõtte faili, mida kasutate oma ettevõtte finantsteabe salvestamiseks, vaid koostate ka põhifailide loendid, nagu QuickBooksi üksuste loend ja QuickBooksi klassiloend. . Need põhifailide loendid salvestavad teavet, mida saate kasutada ja uuesti kasutada. Üks põhifailide loenditest kirjeldab kõiki teie kliente; see kliendiandmete põhifail sisaldab kliendi nime ja aadressi, kontaktteavet, kontonumbreid jne.

Quickbooksi üksuste loend

Kui valite käsu Loendid → Kaubaloend, kuvab QuickBooks üksuste loendi akna, nagu näidatud. Üksuste loendi aken loetleb kõik üksused, mille olete QuickBooksi häälestuse käitamise osana seadistanud, ja üksused, mille olete pärast häälestusviisardi käivitamist käsitsi lisanud.

Kaubaloendi aken.

QuickBooksi 2019. aasta hinnatasemete loend

Hinnataseme loend võimaldab teil luua hinnakorrektsioone, mida saate kasutada klientidele arvete esitamisel, kreeditarvete väljastamisel ja muul viisil.

Müügimaksukoodid QuickBooksis 2019

Müügimaksukoodide loend sisaldab koodide või lühendite loendit, mida saate kasutada kaupade kirjeldamiseks maksustatavate või mittemaksustatavatena. Kui valite selle käsu, kuvab QuickBooks olemasolevate käibemaksukoodide loendi. (Tavaliselt näete kahte olemasolevat koodi: Tax ja Non.)

Müügimaksukoodide loendit ei kuvata, kui te ei kästa QuickBooksil seadistamise ajal või hiljem müügimaksu jälgida. Käibemaksukoodide lisamiseks toimige järgmiselt.

Valige Redigeerimine → Eelistused.

Klõpsake eelistuste loendis üksust Müügimaks.

Klõpsake vahekaarti Ettevõtte eelistused.

Vastake küsimusele Kas tasute müügimaksu, klõpsates kasti Jah.

Uue käibemaksukoodi lisamiseks klõpsake nuppu Lisa müügimaksu üksus ja kirjeldage uut käibemaksu, kui QuickBooks kuvab dialoogiboksi Uus üksus (pole näidatud), nimetades käibemaksuartiklile nime, kirjeldades seda lühidalt ja esitades seejärel müügimaksu. intressi- ja maksuagentuur.

Kuidas QuickBooksis 2019 palgaarvestuse loendit seadistada

Loend Palgaarvestus identifitseerib üksused, mis kuvatakse töötajate palgaarvestuse tšekkide tüvedel. Kui kasutate oma palgaarvestuse haldamiseks välist palgaarvestusbürood – ja see pole halb mõte –, ei pea te isegi palgaarvestuse üksuste loendi pärast muretsema. Kui kasutate QuickBooksi täiustatud palgaarvestuse teenust, ärge jälle muretsege palgaarvestuse loendi pärast. (Mõlemal juhul määravad QuickBooksi inimesed palgaarvestuse kirjed, mida te palgaarvestuse salvestamiseks kasutate.) Ja Intuiti täieliku "me teeme-kõik" palgaarvestusteenuse puhul ei pea te isegi palgaarvestust jälgima. QuickBooks, sest QuickBooksi inimesed teevad seda oma kontoris oma arvutites.

Kui teil on vaja palgaartikleid lisada, toimige järgmiselt.

1. Vali käsk Loendid → Palgaartiklite loetelu.

QuickBooks kuvab palgaarvestuse loendi akna.

2. Uue Palgaartikli lisamiseks klõpsake nuppu Palgaartikkel ja seejärel valige Palgaartikkel → Uus.

QuickBooks kuvab dialoogiboksi Lisa uus palgaarvestus (pole näidatud). Saate valida uue palgaartikli seadistamise, kasutades kas EZ-i seadistusmeetodit või kohandatud seadistusmeetodit:

• EZ-i seadistamine: kui soovite, et QuickBooks teid aitaks ja seadistate tavalist palgaarvestust, klõpsake nuppu EZ-i seadistamine, klõpsake nuppu Edasi ja järgige lihtsalt ekraanil kuvatavaid juhiseid.
• Kohandatud seadistamine: kui soovite teha palgaarvestuse kirje kohandatud häälestuse, klõpsake nuppu Kohandatud seadistus ja seejärel nuppu Edasi. QuickBooks juhatab teid läbi mitme ekraaniga intervjuu, kus küsitakse seadistatava palgaarvestuse kohta. Näiteks esimene dialoogiboks, mille QuickBooks kuvab, palub teil tuvastada loodava palgaartikli tüübi. Sellele küsimusele vastate, valides ühe raadionuppudest ja klõpsates seejärel nuppu Edasi.

3. Nimetage palgaartikkel.

Pärast palgaartikli tüübi tuvastamist pange sellele nimi. QuickBooks pakub uue palgaarvestusüksuse lisamise dialoogiboksi teist versiooni, mis sisaldab välja, mille täidate uuele kaubale nime andmiseks.

4. Palgaartikli seadistamise lõpetamiseks klõpsake ülejäänud palgaartikli seadistusküsimuste vahel liikumiseks nuppu Edasi.

Tuvastate selle valitsusasutuse nime, kellele kohustus tasutakse, maksumaksja identifitseerimisnumbri, mis teid maksuameti jaoks unikaalselt identifitseerib, kohustuste konto, mida kasutate kaupade jälgimiseks, maksuvormi rea, mida kasutate teatamiseks üksus, reeglid, mida QuickBooks peaks üksuse arvutamisel kasutama (nt kas üksusel on maksud), ja paar muud erinevat teavet. Kui olete kogu selle teabe esitanud ja klõpsate nuppu Lõpeta (mis kuvatakse viimases aknas Lisa uus palgaartiklid), lisab QuickBooks uue palgaarvestuse kirje palgaarvestuse kirje loendisse.

Menüüs Palgaartiklid on käsud, mis on kasulikud Palgaartikli loendiga töötamiseks. Lisaks käskudele, mida kasutate üksuse loendisse lisamiseks, sisaldab menüü käske palgaarvestuse kirjete kustutamiseks, palgaartiklite ümbernimetamiseks, palgaartiklite aktiveerimiseks ja palgaartiklite loendi printimiseks.

QuickBooksi 2019. aasta klassinimekirja seadistamine

QuickBooks võimaldab teil klasse kasutada finantsandmete eraldamiseks või jälgimiseks viisil, mis pole võimalik, kui kasutate muid raamatupidamisteabe bitte, nagu kontonumber, klient, müügiesindaja, üksus jne. Ettevõte saab klasse kasutada näiteks finantsteabe eraldamiseks kaupluste, äriüksuste või geograafiliste territooriumide kaupa.

Klasside seadistamiseks toimige järgmiselt.

1. Valige käsk Loendid → Klasside loend.
QuickBooks kuvab klasside loendi akna, nagu näidatud.

Klassiloendi aken.

Kui te ei näe käsku Klassiloend, valige Redigeerimine → Eelistused, klõpsake ikooni Raamatupidamine, klõpsake vahekaarti Ettevõtte eelistused ja märkige ruut Kasuta tehingute jaoks klasside jälgimist.

2. Uue klassi loomiseks vali akna allservas Klass → Uus.

QuickBooks kuvab dialoogiboksi Uus klass, nagu näidatud.

Dialoogiboks Uus klass.

3. Uuele klassile nime panemiseks sisestage kasti Class Name nimi või lühend.

Pange tähele, et sisestate klassi nime alati, kui salvestate klassi kuuluva tehingu. Sel põhjusel ei taha te luua pikki või kergesti valesti sisestatavaid klassinimesid. Hoidke asjad lühikesed, lihtsad ja lihtsad.

4. Kui seadistatav klass on tegelikult ülemklassi alamklass, märkige ruut Subclass Of ja seejärel valige ripploendist Subclass Of ülemklass.

5. Klassi salvestamiseks klõpsake nuppu OK.

Teise võimalusena klõpsake kursuse mitte salvestamiseks nuppu Loobu või klassi salvestamiseks ja dialoogiboksi Uus klass uuesti kuvamiseks nuppu Edasi.

Kui te ei soovi, et klassi enam kasutataks, võite märkida märkeruudu Klass on passiivne.

Klassi menüü, mis ilmub nupu Klass klõpsamisel, sisaldab ka käske valitud klassi teabe redigeerimiseks, valitud klassi kustutamiseks, valitud klassi passiivseks muutmiseks ja klasside loendi printimiseks, aga ka mitmeid muud kasulikud käsud. Kõiki neid käske on üsna lihtne kasutada. Katsetage nendega, et teada saada, kuidas nad töötavad.

QuickBooksi 2019. aasta klientide loendi seadistamine

Kliendiloend jälgib kõiki teie kliente ja klienditeavet, nagu arveldus- ja tarneaadressid.

Kliendi lisamiseks klientide loendisse toimige järgmiselt.

1. Valige käsk Kliendid → Kliendikeskus.

QuickBooks kuvab klienditeabe akna.

Kliendi teabe aken.

2. Uue kliendi lisamiseks klõpsake ripploendil Uus klient ja töö ning seejärel valige käsk Uus klient.

QuickBooks kuvab uue kliendi akna.

Uue kliendi aken.

3. Kasutage kasti Kliendi nimi, et anda kliendile lühike nimi.

Te ei pea sisestama kliendi täisnime väljale Kliendi nimi. See teave võib minna ettevõtte nime kasti, mis on näidatud vahekaardil Aadressi teave. Soovite lihtsalt kliendinime lühendatud versiooni, mida saate QuickBooksi raamatupidamissüsteemis kliendile viitamiseks kasutada.

4. (Valikuline) Kui esitate oma kliendile arve tavapärasest koduvaluutast erinevas valuutas, valige see valuuta ripploendist Valuuta.

Kui ütlesite QuickBooksile, et töötate mitmes valuutas – oleksite seda teinud EasyStep Intervjuu seadistamise käigus –, soovib QuickBooks, et te tuvastaksite kliendile arve esitamise ja kliendilt maksete kogumise teie koduvaluutast erinevas valuutas.

5. (Tavaline reegel) Ignoreeri kaste Algsaldo ja Seisund.

Tavaliselt ei soovi te kliendi algsaldot määrata kastide Algsaldo ja Seisuga. See ei ole õige viis oma uute klientide saadaolevate arvete saldo määramiseks. Kui teete seda, seadistate sisuliselt kirje deebetosa ilma vastava krediidiosata. Hiljem peate oma puuduliku raamatupidamise parandamiseks sisestama pööraseid ja veidraid päevikukirjeid. Kuid tavapärasest reeglist on erand, nagu on arutatud järgmises näpunäites.

6. Kasutage vahekaardi Address Info lahtreid, et sisestada ettevõtte nimi ja kontaktteave, sealhulgas kontakti nimi, telefoninumbrid, faksinumbrid, e-posti aadressid, arveldus- ja tarneaadressid jne.

Ma ei ütle teile, et peaksite sisestama lahtritesse Täisnimi kellegi ees- ja perekonnanime või et teie kliendi telefoninumbrid kirjutaksid kastidesse Põhitelefon ja Töötelefon.

7. Kuvatud kastide komplekti kuvamiseks klõpsake vahekaarti Makseseaded.

Salvestada saab kliendi kontonumbri, tema krediidilimiidi, maksetingimused, eelistatud makse- ja tarneviisid ning isegi krediitkaardi andmed. Pange tähele, et märkeruudud Interneti-maksed näitavad, et klient saab teile maksta krediitkaardi või pangaülekandega, kuid need teenused peavad olema juba seadistatud. Kui te pole teenuseid seadistanud, palub QuickBooks teil need seadistada, kui märgite ühe neist ruutudest.

Vahekaart Makseseaded.

8. (Valikuline) Kui jälgite müügimakse, klõpsake vahekaarti Müügimaksu sätted, et kuvada kastid, mida kasutate selle kliendi käibemaksumäära tuvastamiseks.

Näiteks sisaldab vahekaart Käibemaksu sätted ripploendit Maksukood, mille abil saate näidata, milline käibemaksukood sellele konkreetsele kliendile kehtib. Samuti saate tuvastada tegeliku käibemaksuartikli ja vajaduse korral edasimüüginumbri.

9. Andke kliendi kohta veidi lisateavet.

Kui klõpsate vahekaarti Täiendav teave, kuvab QuickBooks mitu muud kasti, mida saate kasutada klienditeabe kogumiseks ja salvestamiseks. Saate kasutada näiteks ripploendit Klienditüüp, et kategoriseerida klient, kes sobib teatud klienditüübiga. Ja saate kasutada ripploendit Esindaja, et tuvastada kliendi vaikemüügiesindaja. Lõpuks saate klõpsata nupul Määratle väljad, et määrata täiendavad väljad, mida soovite koguda ja kliendi jaoks aru anda.

Vahekaart Lisateave.

10. (Valikuline) Klienditöö kirjeldamiseks klõpsake vahekaarti Tööteave.

Vahekaart Tööteave võimaldab kirjeldada teavet, mis on seotud konkreetse kliendi jaoks tehtava tööga. Tööteabe vahekaarti kasutate siis, kui seadistate mitte ainult kliendi, vaid ka selle kliendi jaoks töökoha.

11. Kui olete kliendi kirjeldamise lõpetanud, klõpsake kirjelduse salvestamiseks nuppu Salvesta ja sulge või Salvesta ja uus.

Seadistage QuickBooksis hankijate loend

Nii nagu kasutate kõigi klientide üle arvestuse pidamiseks klientide loendit, kasutate hankijate loendit hankijate üle arvestuse pidamiseks. Sarnaselt klientide loendiga võimaldab hankijate loend koguda ja salvestada teavet, nagu hankija aadress, kontaktisik jne.

Hankija loendisse hankija lisamiseks toimige järgmiselt.

1. Valige käsk Tarnijad → Tarnijakeskus.

Kui teete seda, kuvab QuickBooks tarnija teabe akna.

Tarnija teabe aken.

2. Uue hankija lisamiseks klõpsake ripploendil Uus tarnija ja seejärel valige Uus tarnija.

QuickBooks kuvab uue tarnija akna.

Uue müüja aken.

3. Andke hankijale nimi kasti Tarnija nimi.

Nagu klientide loendi puhul, kasutate seda nime QuickBooksi müüjale viitamiseks. Sel põhjusel on lühend hea. Tahad lihtsalt midagi hõlpsasti sisestatavat ja meeldejäävat.

4. (Valikuline) Kui maksate müüjale tavapärasest koduvaluutast erinevas valuutas, valige see valuuta ripploendist Valuuta.

Kui ütlesite QuickBooksile, et töötate mitmes valuutas – oleksite seda teinud EasyStep Intervjuu seadistamise käigus –, soovib QuickBooks, et te tuvastaksite, kui saate arveid või maksate müüjale teie koduvaluutast erinevas valuutas.

5. (Tavaline reegel) Ignoreeri algsaldo ja seisuga välju.

Ärge tehke algsaldo ja seisuga midagi. Inimesed, kes ei tea paremini, kasutavad neid lahtreid müüjale võlgnevuse algsaldo ja võlgnevuse kuupäeva sisestamiseks, kuid need kanded tekitavad probleeme alles hiljem. Kunagi tulevikus peab see vaese hinge raamatupidaja selle vea üles otsima ja parandama. Nagu ka uute klientide lisamisel, kehtib tavapärasest reeglist erand, nagu on kirjeldatud järgmises nõuandes.

Kuigi tavaline reegel on, et te ei soovi hankijale algsaldot määrata, on sellel reeglil oluline erand. Registreerite oma võlgnevuste saldo konversioonikuupäeval, määrates iga hankija jaoks algsaldo konversioonikuupäeva seisuga. QuickBooks kasutab nende algsaldode summat teie võlgnevuse kogusumma kindlaksmääramiseks konversioonikuupäeval.

6. Esitage hankija aadressi teave.

Vahekaart Aadressi teave sisaldab hulga hõlpsasti mõistetavaid kaste, mida kasutate hankija nime ja aadressi teabe kogumiseks. Sisestate etteaimatavalt tarnija täisnime väljale Ettevõtte nimi.

Saate klõpsata vahekaardi Aadressi teave nuppe Redigeerimine, et kuvada teine ​​dialoogiboks nimega Redigeeri aadressi teavet, mis võimaldab teil sisestada aadressi tüüpilises aadressi, linna, osariigi ja sihtnumbri vormingus. Nupud Redigeeri kuvatakse aadressiplokkidest Arveldaja ja Saadetud.

7. Esitage vajalik lisateave.

Vahekaart Makseseaded kogub kõige asjakohasema hankija teabe, sealhulgas kontonumbri, krediidilimiidi ja maksetingimused, kuid kui klõpsate vahekaarti Maksusätted, Konto sätted või Lisateave, kuvab QuickBooks käputäie muid kaste, saate teabe kogumiseks ja salvestamiseks kasutada:

• Vahekaart Maksusätted võimaldab teil koguda hankija maksukohustuslase numbri, et saaksite (nagu mõnikord nõuavad föderaalsed maksuseadused) saata müüjale aasta lõpus vormi 1099.
• Vahekaardil Konto sätted saate määrata, milliseid kontosid peab QuickBooks kasutama kontoväljade eeltäitmiseks müüja jaoks tehingu sisestamisel.
• Vahekaardil Lisateave saate hankijat tüübi järgi kategoriseerida ja luua ka muid kohandatud välju.

Kui maksate müüjale esimest korda, on hea juhis hankida tema maksu ID-number. Kui keegi ei anna teile oma maksu-ID numbrit – mistõttu ei saa te talle tehtud maksetest aru anda –, on see tõenäoliselt märk sellest, et midagi on valesti.

Vahekaart Makseseaded.

8. Klõpsake nuppu OK.

Uue tarnija aken sulgub ja te lähete tagasi tarnijakeskusesse.

Kui klõpsate vahekaarti Konto sätted (neljas vahekaart, mis on saadaval aknas Uus tarnija), kuvab QuickBooks kastid, mille abil saate loetleda kontod, mille soovite, et QuickBooks teie eest automaatselt täidaks, kui registreerite mõnele hankijale tšeki või kui te registreerige mõne müüja arve. Kui telefonifirmale saadetud tšekk maksab näiteks telefonikulud, võite öelda, et QuickBooks täidaks selle kulukategooria järgmisel korral, kui sisestate arve või registreerite müüjale tasumiseks tšeki. See ei sisesta summat, kuna (ilmselgelt) summa võib muutuda, kuid selle valiku kasutamisel ei pea te telefonikulude leidmiseks otsima kõigilt oma kontodelt.

Seadistage QuickBooksis põhivarade loend

Kui valite käsu Loendid → Põhivara objektide loend, kuvab QuickBooks põhivara üksuste loendi akna. Saate kasutada seda akent, et näha ostetud põhivara – mööbel, seadmed, masinad, sõidukid ja nii edasi – loendit. See tähendab, et näete seda loendit pärast seda, kui klõpsate ripploendil Üksus, valite Uus ja täitke iga põhivara jaoks aken Uus üksus.

Iga põhivara kirjeldate akna Uue üksuse abil.

Põhivara üksuste loend ei integreerita QuickBooksi pearaamatuga. Põhivara ostmise või võõrandamise salvestate tavaliste vanade QuickBooksi tehingute abil. Konkreetse põhivara ostu võite registreerida lihtsalt tšeki sisestamisega tavapärasel viisil. Ja võite registreerida põhivara võõrandamise, sisestades pearaamatu päeviku kande.

Põhivarade loend toimib seega lihtsalt eraldiseisva loendina, mis võimaldab jälgida ostetud põhivara.

QuickBooksi hinnataseme loendi koostamine

Hinnatase muudab müügihind üles või alla, kui teil näiteks arve. Võite luua hinnataseme, mis võrdub kliendi eelistatud allahindlusega määratud kaupadelt. Kui loote nende kaupade jaoks arve, selle asemel, et kasutada kauba standardhinda (mis kuvatakse Arve koostamise akna veerus Hind), saate valida hinnataseme eelistatud kliendi allahindluse (veerus Hind), et kasutada soodushinnaga eelistusi. klient.

Hinnataseme loomiseks vali käsk Loendid → Hinnatase. Kui QuickBooks kuvab Hinnataseme loendi akna (pole näidatud), klõpsake ripploendit Hinnatase ja seejärel valige Uus. Kui QuickBooks kuvab dialoogiboksi Uus hinnatase, andke hinnatasemele tekstikastis Hinnataseme nimi nimi, kasutage kasti Hinnataseme tüüp ja loendit, et määrata, millistele üksustele hinnatase kehtib, ning seejärel kasutage valikut Hinna ja ümardamise reguleerimine. kastid uue hinnataseme hindade määramiseks. Kui klõpsate nuppu OK, kuvab QuickBooks uuesti hinnataseme loendi akna – seekord teie uue hinnatasemega. Olemasolevaid hinnatasemeid saate muuta ja kustutada, kasutades muid käske, mis muutuvad kättesaadavaks, kui klõpsate nuppu Hinnatase.

QuickBooksi arveldusmäära taseme loendi koostamine

Arvete määr seab summa, mida tasu teenuse objekte. Kui advokaadibüroo võib näiteks müüa vaid tundide kaupa juriidilist nõu, siis üksuse „juriidiline nõustamine” eest esitatakse erinevatele advokaatidele erinevad tariifid. Advokaadil, kes on just lõpetanud õigusteaduskonna, võidakse arveldada ühe tasumääraga, samas kui ettevõtte vanempartneril võidakse arveldada teise, tõenäoliselt palju kõrgema määraga.

Arveldusmäära seadistamiseks vali käsk Loendid → Arveldusmäära tasemete loend. Kui QuickBooks kuvab akna Arveldusmäära tase (pole näidatud), klõpsake ripploendil Arveldusmäära tase ja seejärel valige Uus, et kuvada dialoogiboksi Uus arveldusmäära tase. Saate kasutada dialoogiboksi Uus arveldustase, et määrata arveldusmäär, anda arveldusmäära tasemele nimi ja seejärel määrata arveldustariifi tasemele fikseeritud tunnitasu või erinevatele teenuseüksustele erinevad tunnitasud.

Muide, pärast arveldusmäära tasemete loomist käsuga Arveldusmäära tasemete loend, peate need tasemed ühendama konkreetsete töötajatega, et töötaja aja eest arveldamisel kasutataks õiget määra. Selleks kuva Töötajate keskuse aken, valides käsu Töötajad → Töötajate keskus. Seejärel paremklõpsake töötajal, valige kiirmenüüst Redigeeri töötajat, klõpsake vahekaarti Lisateave, kui QuickBooks kuvab dialoogiboksi Töötaja redigeerimine, ja valige loendikastist Arveldusmäära tase sobiv arveldusmäär.

Seadistage profiililoendid

Kui valite käsu Loendid → Klientide ja hankijate profiilide loend, kuvab QuickBooks käskude alammenüü, mida kasutate mõne miniloendi loomiseks, mida QuickBooks kasutab teie raamatupidamise ja raamatupidamise hõlbustamiseks. Profiilide loendid sisaldavad müügiesindajate, klienditüüpide, hankijate tüüpide, töötüüpide, maksetingimuste, kliendisõnumite, makseviiside, tarneviiside ja sõidukite loendeid. Enamikku profiililoendeid on üsna lihtne kasutada. Kui valite näiteks käsu Müügiesindajate loend, kuvab QuickBooks müügiesindajate loendi akna. Seejärel klõpsake ripploendil Müügiesindaja ja valige Uus. QuickBooks kuvab dialoogiboksi Uus müügiesindaja.

Dialoogiboks Uus müügiesindaja.

Juhuks, kui tunnete endiselt teatud määral raamatupidamisega seotud ärevust, juhin tähelepanu sellele, et sisestate müügiesindaja nime väljale Müügiesindaja nimi. Seejärel sisestate ettevaatust tuulde heites müügiesindaja initsiaalid väljale Müügiesindaja initsiaalid. Kui klõpsate nuppu OK, lisab QuickBooks müügiesindaja teie müügiesindajate loendisse.

Teised profiililoendid töötavad samal lihtsal, vähendatud viisil. Valite alammenüüst profiililoendi, klõpsake nuppu Profiililoend ja valige Uus. Kui QuickBooks kuvab akna, kasutate uue profiililoendi kirjeldamiseks ühte või kahte kasti.