Kuidas QuickBooksis lihtsat ABC-süsteemi rakendada

Lihtsa tegevuspõhise kuluarvestuse (ABC) süsteemi juurutamiseks QuickBooksis teete ainult seda, mida te praegu teete. Teisisõnu, jätkake oma tegevuskulude jälgimist, kasutades head ja korralikku kontoplaani. See on 90 protsenti lahingust.

Samuti peate hoolitsema vaid ühe või kahe väiksema lisaeseme eest. Esiteks lülitate sisse QuickBooksi klassi jälgimise funktsiooni. Klassi jälgimine võimaldab teil kategoriseerida tulu- ja kulutehingud nii, et need ei kuulu mitte ainult tulude ja kulude kontodele, vaid ka teatud klassidesse.

Teiseks, kui registreerite kulu, tuvastate ka klassi, kuhu kulu kuulub. Teie tegevustele vastavate tundide kasutamine – näete, et see on kõik, mis on vajalik, eks?

ABC saab väga keeruliseks teha. Veelgi enam, kui lähete välja ja palkate väliskonsultandi – kellegi, kes soovib teilt ühe sellise süsteemi seadistamise eest tasu võtta tuhandeid või isegi kümneid tuhandeid dollareid –, võite saada midagi, mis on väga-väga võimas ja väga-väga. keeruline.

Sellegipoolest ei pea ABC-süsteemid olema nii keerulised, eriti kui soovite lihtsalt oma üldkulude paremat jaotamist, mitte süsteemi, mis vaataks kulutegureid või tegevusi, mis hõlmavad teie üldkulusid. ABC võib olla üsna lihtne. See kehtib eriti väikese või keskmise suurusega ettevõtte kohta. Tegelikult saate tõenäoliselt rakendada hea, esmaklassilise ABC-süsteemi, tehes järgmised neli sammu:

Vaadake oma üldkulusid.

Veenduge, et teil on piisavalt üldkulusid, mille pärast muretseda. Kui tegutsete suure kasumimarginaali ja väga madalate üldkuludega ettevõttes, ei pruugi ABC-l teie jaoks mõtet olla. Täiendav väärtus, mille saavutate üldkulude täpsema jaotamise kaudu, võib olla pigem obsessiiv-kompulsiivse isiksusehäire ilming kui hea raamatupidamisarvestus.

Tehke kindlaks suured üldkulud.

Peate seda tegema, kui otsustate, et soovite eraldada osa oma üldkuludest ABC-meetodi kaudu. Ärge kulutage aega mõne senti-ante summa täpseks eraldamiseks (välja arvatud juhul, kui need on lihtsalt eraldatavad summad, mida saab teha suurema projektiga samal ajal).

Tehke suurim pauk, mida oma raha eest saada saate. Looge ABC-süsteem, mis eraldab minimaalse pingutusega suure osa teie üldkuludest. Ärge muutuge liiga pedantseks.

Tehke kindlaks peamised tegevused, mis kasutavad üldkulusid.

Kujutletava hot dogi boksiäri lihtsa näite puhul on teil ainult üks tegevus: kliendi teenindamine. Teil on kindlasti rohkem tegevusi. Siiski ei pea te looma 80 tegevusest koosnevat loendit.

Tehke kindlaks suured tegevused, mis võimaldavad teil oma üldkulusid eraldada. Mida vähem tegevusi saate selleks kasutada, seda lihtsam on teie raamatupidamine. Leidke käputäis tegevusi, mis võimaldavad teil tootesarjadele üldkulusid õiglaselt ja täpselt jaotada. See on suur pilt.

Järgige tegevusi toodeteni, kasutades asjakohaseid meetmeid.

Kui olete tuvastanud käputäie tegevusi, mis võimaldavad teil üldkulusid toodetega ühendada, kasutage kindlasti asjakohast meedet (tuntud ka kulukäiturina), et siduda üldkulud tootesarjade või teenuseliinidega.

Hot dogi boksiäri näitel ei vajanud üks üldkulu — üür — isegi kulutekitajat. Tarnekulud ei vajanud ka kulutegurit, sest teil oli võimalik seda kulu lihtsa vaatluse abil jaotada.

Palgakulud nõudsid jaotamisel keerukamat õpiku lähenemisviisi. Palgakulude jaotamiseks lõite tegevuse, mida nimetatakse kliendi teenindamiseks, ja seejärel jaotasite selle tegevuse kulu iga tootesarja nõutavate sammude arvu alusel.

ABC-süsteem on tööriist, mida saate kasutada oma üldkulude ja müüdavate toodete või teenuste tasuvuse haldamiseks. Praktiliselt tahad sa keskenduda suurtele üldkuludele ja lõpuks tahad vaid ABC-süsteemi, mis toodab kasulikke numbreid – numbreid, mis aitavad sul oma ärist selgemalt ja loovamalt mõelda.