Kuidas QuickBooksis 2021 arveid ette valmistada

Pärast kõigi eeltööde tegemist on QuickBooksiga arve koostamine imelihtne. Kui nuppude klõpsamine ja tekstikastide täitmine hakkab teile vanaks jääma, jätke järgmine korduv kommentaar vahele ja kuvage lihtsalt arvete koostamise aken – kas valides Kliendid → Koosta arveid või klõpsates avalehel ikooni Arved. Seejärel täitke see aken ja klõpsake nuppu Prindi. Kui soovite rohkem abi, kui üks lause annab, jätkake samm-sammult juhiste lugemist.

Järgmistes sammudes kirjeldan, kuidas luua kõige keerulisem ja kaasavam arve: tootearve. Mõnda tootearve välja ei kuvata teenuse- või professionaalsel arvel, kuid ärge muretsege selle pärast, kas teie ettevõte on teenindus või professionaalne. Teenuse või professionaalse arve koostamine toimib põhimõtteliselt samamoodi nagu tootearve koostamine; täitke lihtsalt vähem välju. Ja pidage meeles, et alustate 1. ja 2. sammuga, olenemata sellest, millist tüüpi arve loote. Ilma pikema jututa arve loomiseks toimige järgmiselt.

1. Kuvage arvete koostamise aken, valides Kliendid→ Koosta arveid.

Kuvatakse arvete loomise aken, nagu näidatud.

2. Valige rippmenüüst Mall mall või arvevorm, mida soovite kasutada.

QuickBooksil on eelmääratletud arvevormide tüübid, sealhulgas toode, professionaal, teenus ja (olenevalt sellest, kuidas olete QuickBooksi seadistanud ja millist QuickBooksi versiooni kasutate) käputäis muid spetsiaalseid arvemalle. Milline neist vaikimisi kuvatakse, sõltub sellest, mida QuickBooksile oma ettevõtte kohta QuickBooksi seadistamise ajal rääkisite. Samuti saate luua oma kohandatud arve malli (või muuta olemasolevat).

3. Identifitseerige klient ja vajadusel töökoht, kasutades rippmenüüd Tellija: Töö .

Sirvige rippmenüüd Klient: Töö, kuni näete vajalikku klienti või töönime; seejärel klõpsake seda.

4. (Valikuline) Määra arvele klass.

Kui kasutate kulude ja tulude jälgimiseks klasse, aktiveerige rippmenüü Klass ja valige arve jaoks sobiv klass. Selle mugava tehingute kategoriseerimise sisse- või väljalülitamiseks (mis on mõne ettevõtte jaoks liialdatud), valige Redigeerimine → Eelistused, klõpsake vasakul küljel Raamatupidamine, klõpsake vahekaarti Ettevõtte eelistused ja seejärel märkige või tühjendage ruut Kasuta klasside jälgimist. (Joonis ei näita klassimenüüd.)

Arvete koostamise aken

5. Märkige arve kuupäev.

Vajutage mitu korda tabeldusklahvi, et viia kursor tekstiväljale Kuupäev. Seejärel sisestage õige kuupäev vormingus KK/PP/AAAA. Kuupäeva muutmiseks võite kasutada ka järgmisi salakoode:

• • Kuupäeva ühe päeva võrra ettepoole nihutamiseks vajutage + (plussmärk).
  • Kuupäeva ühe päeva võrra tagasi nihutamiseks vajutage – (miinussümbol).
  • Vajutage T, et muuta kuupäev tänaseks kuupäevaks (nagu määrab teie arvuti sisemise kella süsteemiaeg).
  • Kuupäeva muutmiseks kuu esimeseks päevaks vajutage M (kuna M on sõna kuu esimene täht ).
  • Kuupäeva muutmiseks kuu viimasele päevale vajutage H (kuna H on sõna kuu viimane täht ).
  • Vajutage Y, et muuta kuupäev aasta esimeseks päevaks (sest nagu kahtlemata võite arvata, on Y sõna aasta esimene täht ).
  • Vajutage R, et muuta kuupäev aasta viimasele päevale (kuna R on sõna aasta viimane täht ).

Väikese kalendri kuvamiseks võite klõpsata ka välja Kuupäev paremas otsas olevat nuppu. Kuupäeva valimiseks kalendrist klõpsake lihtsalt soovitud kuupäeva. Eelmise või järgmise kuu kuvamiseks klõpsake kalendri vasakus ja paremas ülanurgas nooltel.

6. (Valikuline) Sisestage arve number tekstiväljale Arve #.

QuickBooks soovitab arve numbrit, lisades 1 viimasele kasutatud arve numbrile. Võite selle täiendusega nõustuda või, kui soovite, et see oleks teie moodi, vahekaarti Arve # tekstiväljale ja muuta numbrit mis iganes soovite.

7. Parandage vajadusel arve aadress.

QuickBooks haarab klientide loendist arveldusaadressi. Saate muuta arve aadressi, asendades mõne osa tavalisest arveldusaadressist. Näiteks võite sisestada teise rea, mis ütleb : Tähelepanu: William Bobbins , kui see on selle isiku nimi, kellele arve peaks minema.

8. Vajadusel parandage kohaletoimetamise aadress.

Ma tunnen end purunenud rekordina, kuid tehing on käes: QuickBooks haarab klientide loendist ka tarneaadressi. Seega, kui tarneaadressil on ainult selle ühe arve puhul midagi ebatavalist, saate aadressi muuta, asendades või lisades teabe lahtris Saatja aadress. Pange tähele, et QuickBooks jälgib kõiki teie kliendi jaoks kasutatavaid tarneaadresse, nii et kui kasutasite tarneaadressi varem, võite selle valida rippmenüüst Tarnekoht.

9. (Valikuline ... omamoodi) Sisestage ostutellimuse number tekstikasti PO Number.

Kui klient väljastab ostutellimusi (PO), sisestage selle ostu autoriseeriva ostutellimuse number. (Lihtsalt teadmiseks, PO hääldatakse pee-oh, mitte poh või poo. )

10. Määrake maksetingimused, valides rippmenüüst Tingimused.

11. (Valikuline) Nimetage müügiesindaja.

Rep ei seisa maine eest, nii et ärge pange siia kolmetähelisi toimetuse kommentaare (kuigi mulle meeldiks näha, mida saate kolme tähega teha). Kui soovite jälgida müüki müügiesindaja järgi, kasutage rippmenüüd Rep. Lihtsalt aktiveerige menüü, klõpsates selle noolel ja seejärel valige nimi. Müügiesindajate hulka võivad kuuluda töötajad, kuid nende hulka võivad kuuluda ka teised inimesed, kelle olete oma teistesse loenditesse sisestanud. Müügiesindaja kiireks lisamiseks valige Lisa uus ja kasutage seejärel käepäraseid dialoogibokse, mida QuickBooks kuvab. Müügiesindajate loendiga töötamiseks valige Loendid → Kliendi ja hankija profiilide loendid → Müügiesindajate loend.

12. Täpsustage tarnekuupäev, kui see on midagi muud kui arve kuupäev.

Kuupäeva määramiseks liigutage kursor lihtsalt tekstikasti Tarne ja tippige kuupäev vormingus KK/PP/AAAA. Saate kursorit liigutada, vajutades tabeldusklahvi või klõpsates tekstikasti.

Veel üks kiire punkt: mäletate kõiki neid salakoode, millest arve kuupäeva muutmise etapis 5 räägin? Need töötavad ka tarnekuupäeva muutmisel.

13. Määrake saatmisviis.

Ilmselt võite arvata, kuidas saate saatmisviisi täpsustada, kuid paralleelstruktuur ja kompulsiivne isiksus sunnivad mind jätkama. Seega viige tarneviisi määramiseks kursor rippmenüüsse Via ja valige sealt saatmisviis.

Muide, saate menüüsse lisada uusi saatmisviise, valides Lisa uus ja täites seejärel armsa väikese dialoogiboksi, mille QuickBooks kuvab. Uute saatmisviiside seadistamine on tõesti väga lihtne.

14. Määrake FOB-punkt, kasutades tekstikasti FOB.

FOB tähistab pardal tasuta. FOB-punkt on olulisem, kui esmapilgul tundub – vähemalt ärilises mõttes –, sest FOB-punkt määrab, millal toimub omandiõiguse üleminek, kes maksab kaubaveo ja kes kannab kauba saatmise ajal kahjustamise riski.

Kui saadetis on saatmispunktis pardal tasuta, läheb müüdava kauba omandiõigus ostjale üle kohe pärast kauba lahkumist müüja saatedokist. (Pidage meeles, et olete müüja.) Sel juhul tasub ostja veokulud ja kannab transpordikahjustuste riski. Saate määrata FOB-saatepunkti kui FOB-saatmispunkti või linna nime. Kui tarnekoht on näiteks Seattle, on FOB Seattle sama mis FOB Shipping Point. Muide, enamik kaupu saadetakse FOB-postipunktina.

Kui saadetis on sihtpunktis pardal tasuta , läheb müüdava kauba omandiõigus ostjale üle kohe, kui kaup saabub ostja kaubadokile. Müüja tasub veokulud ja kannab transpordikahjustuste riski. FOB-sihtpunkti saate määrata FOB-sihtpunktiks või linna nimeks. Kui sihtpunkt on näiteks Omaha, on FOB Omaha sama mis FOB sihtpunkt.

15. Sisestage kõik müüdavad kaubad.

Liigutage kursor loendiboksi Kogus/Kaubakood/Kirjeldus/Hind Iga/Summa/Maks esimesele reale. (Olgu, ma tean, et see pole selle jaoks väga hea nimi, aga teate, mida ma mõtlen, eks?) Peate hakkama täitma arvel olevaid ridu. Pärast kursori liigutamist loendikasti reale muudab QuickBooks välja Kauba kood rippmenüüks. Aktiveerige loendikasti esimese tühja rea ​​rippmenüü Kaubakood ja seejärel valige üksus.

Kauba valimisel täidab QuickBooks kirjelduse ja hinna iga tekstikastid mis tahes müügikirjelduse ja müügihinnaga, mille olete kaubaloendisse sisestanud. (Vajadusel saate selle konkreetse arve teavet muuta.) Sisestage tekstiväljale Kogus müüdud kaupade arv. (Pärast selle numbri sisestamist arvutab QuickBooks summa, korrutades koguse iga hinnaga.) Kui vajate arvel muid kaupu, kasutage nende sisestamiseks loendikasti ülejäänud tühje ridu. Kui valisite kauba Kauba loendisse lisamisel märkeruudu Maksustatav, kuvatakse veerus Tax sõna Maks, mis näitab, et kaup maksustatakse. Kui üksus on mittemaksustatav (või tunnete end ilma mõjuva põhjuseta maksudest kõrvalehoidjana), klõpsake veerul Maksud ja valige Mitte.

Saate arvele panna nii palju kaupu, kui soovite. Kui teil pole ühel lehel piisavalt ruumi, lisab QuickBooks arvele nii palju lehti kui vaja. Info arve kogusumma kohta läheb loomulikult alles viimasele lehele.

Dialoogiboksi Arveldatava aja ja kulude valimine kuvamiseks klõpsake vormi ülaosas asuval lindil nuppu Lisa aeg/kulud. Kasutage seda dialoogiboksi, et valida kliendile või töökohale määratud kulud. Kasutage vahekaarti Üksused, et valida töö jaoks ostetud esemed. Kasutage vahekaarti Kulud, et valida hüvitatavad kulud ja sisestada juurdehindluse teave. Kasutage vahekaarti Aeg, et valida arveldatav aeg, mille on salvestanud Taimer, iganädalane ajatabel või aken Aeg/ühe tegevuse sisestamine.

16. Sisestage kõik eriartiklid, mida arve peaks sisaldama.

Kui te pole QuickBooksi üksusefailiga palju töötanud, pole teil aimugi, millest ma räägin.

Mis tahes eriüksuse kirjeldamiseks aktiveerige järgmise tühja rea ​​rippmenüü Kaubakood ja seejärel valige spetsiaalne üksus. Pärast seda, kui QuickBooks on täitnud kirjelduse ja hinna iga tekstikastid, muutke seda teavet (vajadusel). Kirjeldage kõiki teisi eriartikleid – vahesummad, allahindlused, kaubavedu ja nii edasi –, mida arvel kirjeldate, täites loendikasti tühjad read.

Kui soovite kaasata allahinnatud artiklit ja rakendada seda mitmele kaubale, peate kleepima arvele vahesumma kauba pärast laoseisu või muid tooteid, mida soovite allahinnata. Seejärel kleepige allahindlusartikkel vahetult vahesumma üksuse järele. QuickBooks arvutab allahindluse protsendina vahesummast.

17. (Valikuline) Lisage kliendi sõnum.

Klõpsake kasti Kliendisõnum, aktiveerige selle rippmenüü ja valige nutikas kliendisõnum. Kliendisõnumite menüüsse Kliendisõnum lisamiseks valige suvand Lisa uus ja täitke seejärel QuickBooksi kuvatav dialoogiboks. Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu OK.

18. Täpsustage müügimaks.

Kui määrasite klientide loendis maksumäära, kasutab QuickBooks seda vaikemäärana. Kui see pole õige, liigutage kursor loendikasti Maksud, aktiveerige rippmenüü ja valige õige käibemaks.

19. (Tõesti valikuline) Lisage memo.

Soovi korral saate arvele lisada memokirjelduse. Seda teadet ei prindita arvetele – ainult kliendi väljavõttele. Memokirjeldused võimaldavad salvestada selle arvega seotud teavet. Joonisel on täidetud aken Arvete koostamine.

Täidetud arvete loomise aken

20. Kui soovite selle arve printimist edasi lükata, märkige ruut Prindi hiljem, mis kuvatakse nuppude ja kastide lindil akna Loo arvete põhiosa kohal.

21. Salvestage arve, klõpsates akna allosas nuppu Salvesta ja uus või nuppu Salvesta ja sulge.

QuickBooks salvestab ekraanil oleva arve. Kui klõpsate nuppu Salvesta ja uus, kuvab QuickBooks tühja arvete loomise akna, et saaksite luua uue arve.

Varem koostatud arveid saate edasi-tagasi sirvida, klõpsates nuppe Järgmine ja Eelmine (mis näevad välja nagu vasak- ja paremnool).

Arvete loomise akna paremas servas kuvatav paneel Ajalugu sisaldab kahte vahekaarti, mis on arvete loomisel kasulikud. Vahekaart Klient (näidatud eelmisel joonisel) pakub kõrgetasemelist kokkuvõtlikku teavet kliendi kohta. Vahekaart Tehing (pole näidatud) pakub üksikasjalikumat teavet kliendi tegevuse kohta ja nuppe, mida saate klõpsata üksikasjadesse süvenemiseks.

Kui olete arvete loomise lõpetanud, võite klõpsata arvevormi nupul Salvesta ja sulge või vajutage klahvi Esc.