Kuidas QuickBooksis 2021 aja eest arveldada

Enamasti on QuickBooksi arvetel kuvatavad reaartiklid kirjed, mida kirjeldate kaupade loendis ja seejärel kvantifitseerite otse arvel. Mõnes teenindusettevõttes võite siiski müüa sama kauba mitu ühikut. Advokaat võib müüa tunde või osalisi tunde õigusnõustamist ja see aeg võib olla kõik, mida ta müüb. CPA võib müüa tunde nõustamis-, raamatupidamis- või maksude ettevalmistamise töid.

Sellistel juhtudel ei soovi te, et kliendile väljastatakse arve, millel on üks rida, mis sisaldab näiteks „Õigusteenused, 100 tundi, 20 000 dollarit” – välja arvatud juhul, kui te ei soovi oma tegevust jätkata. Selle asemel soovite arvet, mis sisaldab üksikasjalikult kõiki advokaadi tehtud ülesandeid: kinnisvara planeerimine 1,5 tundi, lepingu läbivaatamine 4 tundi, uue kinnisvara üürilepingu koostamine 2 tundi ja nii edasi. Selle üksikasjalikkuse taseme tagamiseks – detail, mis on tegelikult üksuse all – kasutate QuickBooksi aja jälgimise funktsiooni.

QuickBooks pakub kahte meetodit kulutatud aja jälgimiseks, mis esitatakse arvel kaubana. Võite kasutada iganädalast tunnitabelit või ajastada või salvestada üksikuid tegevusi. Kirjeldan lühidalt, kuidas mõlemad aja jälgimise meetodid töötavad; kumbki pole raske. Professionaalsed teenusepakkujad (raamatupidajad, advokaadid, konsultandid, arhitektid jne), kes esitavad arveid ajakulu alusel, peaksid kaaluma ühe nendest funktsioonidest kasutamist, et veenduda, et nad peavad kliendi või kliendi heaks töötamise aja kohta täpset arvestust.

Kuidas kasutada iganädalast tööaja tabelit

Nädala ajatabeli meetodi kasutamiseks valige Kliendid → Sisesta kellaaeg → Kasuta iganädalast ajatabelit. QuickBooks kuvab nädalase ajatabeli akna. Nädala ajatabeli akna kasutamiseks kasutage esmalt kasti Nimi, et tuvastada töötaja, hankija või muu teenust osutav isik.

Peaksite saama valida selle inimese nime ripploendist Nimi. Kui te ei saa ripploendist Nimi isiku nime valida, sisestage see kasti; seejärel, kui seda küsitakse, öelge QuickBooksile, millisesse loendisse (töötaja, hankija või muud nimed) nimi tuleks lisada. Kui olete töö teinud isiku nime lisanud, kasutage iganädalase tööaja tabeli akna veerge, et kirjeldada klienti või tööd, mille jaoks tööd tehti, teenuse koodi, lühikirjeldust või märkust, palgaarvestuse kirjet ( kui kasutate palgaarvestuseks QuickBooksi), klass (kui jälgite klasse) ja seejärel päevas kulutatud tunnid.

Nädala ajatabeli aknasse saate sisestada nii palju ridu, kui soovite. Iga rida kuvatakse arvel eraldi. Märkuste teave kuvatakse arve kirjeldusalas. Sel põhjusel soovite kasutada asjakohaseid ja kirjeldavaid märkusi.

Nädala ajatabeli aken

Üksikute tegevuste ajastus

Kui soovite salvestada teenindustegevusi nende toimumise ajal, valige Kliendid → Sisesta aeg → Aeg/Sisesta üks tegevus. QuickBooks kuvab dialoogiboksi Time/Enter Single Activity, nagu näidatud.

Dialoogiboks Aeg/ühe tegevuse sisestamine

Ühe tegevuse ajastamiseks või salvestamiseks salvestage väljale Kuupäev tegevuse kuupäev. Teenuse osutanud isiku tuvastamiseks kasutage kasti Nimi. Kastis Klient:Töö tuvastage klient või töö, mille jaoks teenust osutati. Valige ripploendist Teenusartikkel sobiv teenuseartikkel ja (kui jälgite töötajat) sobiv palgaartikkel ripploendist Palgaartikkel. Kui jälgite klasse, saate tegevuse klassifitseerimiseks kasutada ka klassi rippmenüüd. Kasutage teenuse lühikirjelduse salvestamiseks märkuste kasti. See kirjeldus kuvatakse arvel, seega olge oma kirjutamisel läbimõeldud.

Pärast teenuse üldteabe kirjeldamist või esitamist on teil teenusele kulutatud aja salvestamiseks kaks võimalust.

• Salvestage aeg käsitsi. Saate käsitsi salvestada tegevusele kulunud aja, kasutades aja sisestamiseks kasti Kestus. Kui kulutasite näiteks 10 minutit, sisestage väljale Kestus 0:10 . Kui kulutasite 3 tundi ja 40 minutit, sisestage väljale Kestus 3:40 .
• Laske QuickBooksil aeg salvestada. Samuti saate lasta QuickBooksil salvestada tegevusele kulutatud aja. Klõpsake tegevuse alustamisel lihtsalt nuppu Start kastis Kestus ja tegevuse peatamisel nuppu Stopp. Kui soovite taimeri peatada (näiteks telefonikõne ajal), klõpsake nuppu Paus.

Pärast seda, kui kasutate dialoogiboksi Aeg/Ühe tegevuse sisestamine, et kirjeldada, mida te sooritate, klõpsake tegevuse teabe salvestamiseks nuppu Salvesta ja uus või Salvesta ja sulge.

Veenduge, et märkeruut Arveldatav (dialoogiboksi paremas ülanurgas) on märgitud. Valides kasti Arveldatav, ütlete QuickBooksile, et ta peaks säilitama selle arveldatava tegevuse kirje, et see hiljem arvele lisada.

Tegevuse ajastuse kirjete edasi-tagasi sirvimiseks saate kasutada dialoogiboksi ülaosas kuvatavaid nuppe Eelmine ja Järgmine. Pange tähele, et saadaval on ka õigekirja nupp. Sisestatud märkmete kirjelduse õigekirja kontrollimiseks klõpsake sellel nupul – see on hea mõte, sest see teave kuvatakse hiljem arvel.

Kuidas arveldatavat aega arvele lisada

Arvele arveldatava aja ja kulu lisamiseks koostage arve tavapärasel viisil, nagu ma eelnevalt kirjeldasin. Pärast kliendi tuvastamist (kui olete kliendi jaoks aja sisestanud) ja kui olete kliendi kulusid jälginud, kuvab QuickBooks sõnumikasti, mis küsib, kas soovite aja või kulude eest arvet esitada. Kui vastate jaatavalt, kuvab QuickBooks siin näidatud dialoogiboksi Arveldatava aja ja kulude valimine.

Dialoogiboks Arveldatava aja ja kulude valimine

Selle dialoogiboksi vahekaardil Aeg kuvatakse kõik ajad, mille olete kliendi jaoks salvestanud. Nende aegade arvele lisamiseks klikkige aja veerus Kasuta. (Veerg Kasuta on kõige vasakpoolsem veerg, millel on linnuke.) Või kui soovite valida kõik ajad, klõpsake nuppu Vali kõik. Seejärel klõpsake nuppu OK. QuickBooks lisab kõik need arveldatavad ajad arvele eraldi ridadena. See joonis näitab, kuidas arveldatava aja teave kuvatakse aknas Arvete loomine.

Arvete koostamise aken, arveldatava aja eest arveldamine

Kui jätate märkeruudu pealkirjaga Prindi valitud aeg ja kulud ühe arve artiklina märkimata, lisab QuickBooks iga kord, kui logite sisse, arve eraldi reale, nagu näidatud. Kui märgite selle ruudu, võimaldab QuickBooks ühendada üksikud ajasalvestused üheks arve reaks. (Kui olete huvitatud, võite selle funktsiooniga veidi katsetada.)

Saate klõpsata vahekaarti Kaubad, Kulud või Läbisõit, et näha kliendi nimel tehtud esemete, tasumata kulude või ärimiilide loendeid. Lisate selliste asjade eest arvetele tasud samamoodi, nagu lisate ajatasud. Saate isegi oma taskukuludele juurdehindlust rakendada. Muide, kui soovite naasta dialoogiboksi Arveldatava aja ja kulude valimine ja vaatate arvete koostamise akent, klõpsake nuppu Lisa aeg/kulud, mis kuvatakse arvete loomise akna ülaosas.