Kuidas QuickBooksis 2019 kliendile arvet esitada

Kliendile QuickBooks 2019 kaudu arve esitamiseks kasutage arvete loomise akent, et tuvastada klient ja määrata summa, mille klient võlgneb. Arvete koostamise akna kuvamiseks vali käsk Kliendid → Koosta arveid. Kui teete seda, kuvab QuickBooks arvete loomise akna, nagu näidatud. Saate kasutada mitut tüüpi QuickBooksi arvemalli.

Pange tähele, et kuvatav arvete loomise aken ei pruugi välja näha täpselt selline , nagu kuvatud. Samuti saate kohandada arve vormi nii, et see vastaks ideaalselt teie ärinõuetele. Kui töötate mõne muu QuickBooksi arvevormi malliga, võivad teie tehtavad konkreetsed toimingud veidi erineda.

1Arvete koostamise akna kuvamiseks valige käsk Kliendid→Koosta arveid.

Kui teete seda, kuvab QuickBooks arvete loomise akna. Pange tähele, et kuvatav arvete loomise aken ei pruugi välja näha täpselt selline, nagu kuvatud. Võite kasutada mitut tüüpi arvevormi. Samuti saate kohandada arve vormi nii, et see vastaks ideaalselt teie ärinõuetele.

2Tuvastage klient ja vajadusel töökoht.

Selleks valige ripploendist Klient:Töö klient või kliendi ja töö kombinatsioon. Ärge muretsege selle "töö" äri pärast, kui te pole sellega tuttav.

Peate tuvastama konkreetse kliendi, kellele arveldate, valides selle kliendi loendist Klient: Töö. Kui klient on uus klient, kellele te pole veel arvet esitanud ega kliendiloendis kirjeldanud, sisestage loendisse Klient: Tööd kliendi lühike nimi (nt kliendi ärinime lühend).

Seejärel näitab QuickBooks, et klienti pole veel kliendiloendis, ja küsib, kas soovite kliendi lisada; näita, et teete. Kui küsitakse, esitage QuickBooksi nõutav klienditeave.

Samuti saate klassifitseerida arve teatud kategooriasse sobivaks, kasutades ripploendit Klass. Ärge muretsege klassi jälgimise kasutamise pärast.

3Kinnitage või esitage uus arve päise teave.

Pärast kliendi tuvastamist täidab QuickBooks väljad Kuupäev, Arve, Arve saaja ja võimalusel ka väljad Tarne. Tõenäoliselt ei pea te seda teavet muutma. Peaksite nendes kastides kuvatava teabe üle vaatama ja veenduma, et see on õige.

Näiteks ei esita te tavaliselt kellelegi arvet, kui te pole toote juba tarninud või teenust osutanud. Seetõttu peaksite tõenäoliselt veenduma, et arve kuupäev järgneb toote tarnekuupäevale või teenuse osutamise kuupäevale. Samuti võite näiteks kinnitada, et saatmisaadress on õige.

4 Esitage või kinnitage arve välja teave.

Arved sisaldavad väljateavet, mis salvestab sellised kaubad nagu ostutellimuse numbrid, maksetingimused, tarnekuupäev ja tarneviis. Peaksite veenduma, et kõik, mida QuickBooks nendes tekstikastides näitab, on õige.

Kui klient on teile esitanud näiteks ostutellimuse numbri, sisestage see ostutellimuse number väljale Ostutellimuse number. Kinnitage, et kastis Tingimused näidatud maksetingimused on õiged. Veenduge, et väljal Tarnimine näidatud kuupäev on õige.

Kõiki neid välju ei pea iga arve puhul täitma, kuid soovite esitada mis tahes teavet, mis hõlbustab kliendil arve tasumist, arve sidumist tema ostukirjetega ning aru saada, kuidas ja millal kaupa müüakse. tarnitakse.

5 Kirjeldage müüdud esemeid.

See, kuidas teie arve veergude ala välja näeb, sõltub tegelikult sellest, kas müüte tooteid või teenuseid. Joonisel on näidatud toodete veergude ala. Teenuse veergude ala näeb välja lihtsam, kuna te ei anna teenuseüksuste kirjeldamisel palju teavet.

Veergude alal soovite kirjeldada iga toodet – iga toodet või teenust –, mille kohta arve esitatakse. Selleks kasutate iga üksuse jaoks ühte rida. Esimene üksus, mille eest soovite arveldada, läheb seejärel veergude ala 1. reale.

Iga kauba jaoks sisestate tellitud koguse, kauba koodi ja hinna või määra. QuickBooks hangib teie üksuste loendist üksuse kirjelduse ja paigutab need andmed veergu Kirjeldus. QuickBooks arvutab ka kauba eest arveldatud summa, korrutades koguse hinna või määraga.

Siiski saate muuta nii välju Kirjeldus kui Kogus. Kui muudate välja Summa, arvutab QuickBooks välja Hind Iga ümber, jagades summa kogusega.

Arvele täiendavate artiklite sisestamiseks sisestage täiendavad read. Iga üksus, mille eest soovite arveldada – iga artikkel, mis peaks arvel olema eraldi kuluna, kuvatakse veergude alal reana. Kui soovite mõne toote eest kliendile arvet esitada, kasutatakse selle toote kohta arve veergude alal ühte rida.

Kui soovite kliendilt kauba eest tasu võtta, kirjeldab arve ala üks rida seda veotasu. Kui soovite esitada kliendile käibemaksu arve, näitab üks veergude ala rida või rida seda käibemaksu.

Allahindlused kujutavad endast keerukaid reaartikleid, mida arvele lisada. Oletame, et soovite anda mõnele kliendile 10% allahindlust. Selleks lisate oma arvele soodusrea artikli. Kuid kuigi QuickBooks sisaldab oma kaupade loendis allahindlust, saab allahindlusprotsenti rakendada ainult arve eelmisele reale. Sel põhjusel pakub QuickBooks ka vahesumma real. Kõigi arvel näidatud varasemate üksuste liitmiseks kasutate vahesumma real. Kõik arvel näidatud tooteartiklid vahesummana näiteks saab ettevõtja anda kliendile nendelt toodetelt 10 protsenti allahindlust.

Peate lisama protsendisümboli, et käskida QuickBooksil arvutada allahindlus, mis võrdub vahesumma protsendiga. Kui jätate protsendisümboli välja, eeldab QuickBooks, et soovite dollari allahindlust, mitte protsendi allahindlust. Näiteks joonisel protsendisümboli väljajätmine muudaks 10-protsendise allahindluse 10-dollarise allahindluse.

6Kasutage akna Arvete koostamine allosas olevat kasti Klienditeade, et edastada arve allosas kuvatav klienditeade.

Kui olete loonud kohandatud arvevormi malli, mis sisaldab muud jaluse teavet, kuvatakse need jaluse kastid ka arvete loomise akna allservas. Saate neid kasutada jaluse täiendava teabe kogumiseks ja edastamiseks.

7 (Valikuline) Kontrollige õigekirja.

Kui klõpsate nuppu Õigekirja, mis kuvatakse arvete loomise akna vahekaardi Vormindamine ülaservas, kontrollib QuickBooks arves kasutatavate sõnade õigekirja. Kui QuickBooks ei leia õigekirjavigu, kuvab see teate, mis ütleb teile, et õigekirjakontroll on lõpetatud. Kui QuickBooks leiab õigekirjavea – tootekoodi lühendid põhjustavad QuickBooksis sageli õigekirjavigu – kuvatakse dialoogiboks Kontrolli õigekirja vormil.

Võite kasutada muudatuse kasti parandada õigekirja viga - kas see tegelikult on õigekirja viga. Saate valida ühe soovitatud asenduste loendikastist Soovitused, klõpsates soovitusel ja seejärel klõpsates nuppu Asenda. Saate asendada kõik kirjavea esinemised, klõpsates nuppu Asenda kõik. Kui sõna, mille QuickBooks ütleb, et see on valesti kirjutatud, on tegelikult õigesti kirjutatud, võite klõpsata nuppu Ignoreeri, et käskida QuickBooksil seda sõna ignoreerida, või nuppu Ignoreeri kõiki, et käskida QuickBooksil ignoreerida kõiki selle sõna esinemisi arve vormis.

Kui kasutate termineid, mis ilmuvad alati valesti kirjutatud sõnadena (vähemalt QuickBooksis), võite klõpsata nuppu Lisa, mis kuvatakse dialoogiboksis Kontrolli õigekirja vormil. Nupul Lisa klõpsamine annab QuickBooksile käsu lisada sõna õigekirjasõnastikku. Kui olete QuickBooksi õigekirjasõnastikku sõna lisanud, ei näe QuickBooks seda sõna valesti kirjutatud.

Pange tähele, et dialoogiboksi Õigekirjasuvandid kuvamiseks võite klõpsata nuppu Suvandid. Dialoogiboksis Õigekirjasuvandid on märkeruudud, mida saate kasutada teatud tüüpi õigekirjakontrolli loogika sisse- või väljalülitamiseks. Saate valida märkeruudu, et käskida QuickBooksil näiteks enne vormi printimist, salvestamist või saatmist alati vormide õigekirja kontrollida. Dialoogiboksis on ka märkeruudud, mis käsivad QuickBooksil ignoreerida teatud tüüpi sõnu, näiteks neid, mis kasutavad numbreid, neid, mis on kõik suurtähtedes ja mis on segatähtedega.

8Arve salvestamiseks klõpsake nuppu Salvesta ja sulge või Salvesta ja uus.

Kui soovite arve salvestada ja sulgeda aken Arvete koostamine, klõpsake nuppu Salvesta ja sulge. Kui soovite arve salvestada, klõpsake nuppu Salvesta ja uus ja sisestage seejärel akna Arvete koostamine tühjas versioonis mõni muu arve.

Klõpsake vahekaarti Saada/saatmine ja seejärel nuppu FedEx või UPS, et avada QuickBooksi saatmishalduri aken, mis võimaldab teil automatiseerida mõningaid samme pakkide saatmisel Federal Expressi või United Parcel Service'i (UPS) abil. Esmakordsel saatmishalduri käivitamisel peate tegema natuke häälestustööd.

Juba koostatud arvete sirvimiseks klõpsake nuppu Eelmine ja Järgmine. Või klõpsake nuppu Otsi ja kasutage otsitava arve kirjeldamiseks dialoogiboksi Arvete otsimine.