Kuidas QuickBooksis 2012 kliendile arvet esitada

Kliendile arve esitamiseks rakenduses QuickBooks 2012 kasutage arvete loomise akent, et tuvastada klient ja määrata summa, mille klient võlgneb. Võite kasutada mitut tüüpi arvevormi või üht, mille olete ise kohandanud.

1Arvete koostamise akna kuvamiseks valige käsk Kliendid→Koosta arveid.

QuickBooks kuvab arvete loomise akna.

2Tuvastage klient ja vajadusel töökoht.

Selleks valige ripploendist Klient:Töö klient või kliendi ja töö kombinatsioon. Ärge muretsege selle "töö" äri pärast, kui te pole sellega tuttav.

Siiski peaksite mõistma, kuidas kliendid töötavad. Peate tuvastama konkreetse kliendi, kellele arveldate. Selleks valite kliendi loendist Klient: Töö. Kui klient on uus klient, kellele te pole veel arvet esitanud ega kliendiloendis kirjeldanud, sisestage loendisse Klient: Tööd kliendi lühike nimi (nt kliendi ärinime lühend).

Seejärel näitab QuickBooks, et klienti pole veel kliendiloendis, ja küsib, kas soovite kliendi lisada; näita, et teete. Kui küsitakse, esitage QuickBooksi nõutav klienditeave.

3Kinnitage või esitage uus arve päise teave.

Pärast kliendi tuvastamist täidab QuickBooks väljad Kuupäev, Arve, Arve saaja ja võimalusel ka väljad Saatmine. Tõenäoliselt ei pea te seda teavet muutma. Peaksite üle vaatama nendes kastides näidatud teabe, et veenduda selle õigsuses.

Näiteks ei esita te tavaliselt kellelegi arvet, kui te pole toote juba tarninud või teenust on juba osutatud. Seetõttu peaksite tõenäoliselt veenduma, et arve kuupäev järgneb toote tarnimise või teenuse osutamise kuupäevale. Samuti võite näiteks kinnitada, et saatmisaadress on õige.

4 Esitage või kinnitage välja Arve teave.

Arved sisaldavad väljateavet, mis salvestab sellised kaubad nagu ostutellimuse numbrid, maksetingimused, tarnekuupäev ja tarneviis. Peaksite veenduma, et kõik, mida QuickBooks nendes väljades näitab, on õige. Kui klient on teile andnud näiteks ostutellimuse numbri, sisestage see ostutellimuse number väljale PO Number.

Kinnitage, et kastis Tingimused näidatud maksetingimused on õiged. Veenduge, et väljal Tarnimine näidatud kuupäev on õige. Kõiki neid välju ei pea iga arve puhul täitma, kuid soovite esitada mis tahes teavet, mis hõlbustab kliendil arve tasumist, arve sidumist tema ostukirjetega ning aru saada, kuidas ja millal kaupa müüakse. tarnitakse.

5 Kirjeldage müüdud esemeid.

See, kuidas teie arve veergude ala välja näeb, sõltub tegelikult sellest, kas müüte tooteid või teenuseid. Teenuse veergude ala näeb välja lihtsam, kuna te ei anna teenuseüksuste kirjeldamisel palju teavet. Veergude alal soovite kirjeldada iga toodet – iga toodet või teenust –, mille kohta arve esitatakse.

Selleks kasutate iga üksuse jaoks ühte rida. Esimene üksus, mille eest soovite arveldada, läheb seejärel veergude ala 1. reale. Iga kauba jaoks sisestate tellitud koguse, kauba koodi ja hinna või määra.

QuickBooks hangib teie üksuste loendist üksuse kirjelduse ja paigutab need andmed veergu Kirjeldus. QuickBooks arvutab ka kauba eest arveldatud summa, korrutades koguse hinna või määraga. Siiski saate muuta nii välju Kirjeldus kui ka Summa. Kui muudate välja Summa, arvutab QuickBooks välja Hind Iga ümber, jagades summa kogusega.

6Kasutage akna Arvete koostamine allosas olevat kasti Klienditeade, et edastada arve allosas kuvatav klienditeade.

Kui olete loonud kohandatud arvevormi malli, mis sisaldab muud jaluse teavet, kuvatakse need jaluse kastid ka arvete loomise akna allservas. Saate neid kasutada jaluse täiendava teabe kogumiseks ja edastamiseks.

7 Arve salvestamiseks klõpsake nuppu Salvesta ja sulge või Salvesta ja uus.

Kui soovite arve salvestada ja sulgeda aken Arvete koostamine, klõpsake nuppu Salvesta ja sulge. Kui soovite arve salvestada, kasutate nuppu Salvesta & Uus ja sisestate seejärel akna Loo arvete tühja versiooni uue arve.