Kuidas QuickBooks Enterprise Solutionsis kasutajaid lisada

Kui QuickBooksi kasutab rohkem kui üks inimene, soovite seadistada täiendavaid kasutajaid. QuickBooks Enterprise Solutionsi kasutajate lisamiseks toimige järgmiselt.

Valige käsk Ettevõte→Kasutajad→Kasutajate ja rollide seadistamine.

QuickBooks kuvab dialoogiboksi Kasutaja ja rollid. Dialoogiboks Kasutajad ja rollid tuvastab kõik kasutajad, kellele QuickBooksi juurdepääs on seadistatud, ja rollid, mida QuickBooks saab QuickBooksi kasutamisel täita. Dialoogiboksi vahekaardil Kasutajate loend kuvatav loend Kasutajad tuvastab ka selle, kes on praegu süsteemi sisse logitud.

Öelge QuickBooksile, et soovite kasutaja lisada, klõpsates nuppu Uus.

Kui klõpsate sellel nupul, kuvab QuickBooks dialoogiboksi Uus kasutaja.

Tuvastage kasutaja ja sisestage parool.

Peate andma igale kasutajale, kelle jaoks seadistate, kasutajanime. Selleks sisestate väljale Kasutajanimi lühikese nime – võib-olla kasutaja eesnime. Pärast kasutaja tuvastamist sisestate kasutaja parooli nii tekstikasti Parool kui ka Kinnita parool.

Tuvastage kasutaja roll(id).

Kasutage loendiboksi Saadaolevad rollid, et valida rollid (või ülesanded), mida kasutaja täidab. Seejärel lisage valitud roll kasutaja määratud rollide loendisse, klõpsates nuppu Lisa. Kasutajalt rolli eemaldamiseks valige see roll loendikastist Määratud rollid ja seejärel klõpsake nuppu Eemalda.

Dialoogiboksi Uus kasutaja allservas olev Kirjelduskast kirjeldab rolli üksikasjalikumalt, sealhulgas QuickBooksi kasutaja tüüpi, kellele võib tavaliselt valitud roll määrata.

(Valikuline) Muutke rolle vastavalt vajadusele.

Saate täpsustada oma (QuickBooksi abiga) määratud rolle. Selleks valige dialoogiboksis Kasutajad ja rollid vahekaart Rollid, klõpsake rollil, mida soovite muuta, ja seejärel nuppu Redigeeri.

Kui QuickBooks kuvab dialoogiboksi Rolli redigeerimine, valige loendist Piirkond ja tegevused arvestustegevus või -ala ning seejärel kasutage piirkonna juurdepääsutaseme nuppe, et määrata, mida valitud rolliga kasutaja saab teha. Saate märkida, et kasutajal ei peaks olema juurdepääsu, valides raadionupu Puudub.

Saate näidata, et kasutajal peaks olema täielik juurdepääs, valides raadionupu Täielik. Kui kasutajal peaks olema osaline juurdepääs, valige nupp Osaline ja seejärel märkige või tühjendage (vastavalt vajadusele) ruudud Loo, Muuda, Kustuta, Prindi ja Vaata saldo. Rollide muudatuste salvestamiseks ja dialoogiboksi Kasutajad ja rollid naasmiseks klõpsake nuppu OK.

Saate vaadata, mis juurdepääsu igal rollil algselt on, valides loendis Piirkond ja tegevused ühe kirje. QuickBooks kasutab piirkonna juurdepääsutaseme nuppe ja kaste, et kuvada rolli praegused sätted.

Üldjuhul, kui tegemist on raamatupidamise juhtelementidega, soovite anda minimaalse juurdepääsu. Kui keegi ei vaja igapäevaste ülesannete täitmiseks juurdepääsu QuickBooksi andmefailile, peaksite valima nupu Puudub.

Kui keegi vajab pisut juurdepääsu – näiteks tööhinnangute või arvete koostamiseks –, annate teile just selle juurdepääsu ja ei midagi enamat.

Mida rohkem võimalusi annate töötajatele või alltöövõtjatele või raamatupidajatele oma raamatupidamissüsteemis ringi nuudeldada, seda suurem on oht, et keegi võib kogemata või tahtlikult süsteemi vigu sisestada. Lisaks, mida suuremad õigused ja juurdepääsu annate, seda lihtsam on teil kellelgi teilt varastada.

(Valikuline) Vaadake üle oma kasutajaload.

Pärast kasutaja seadistamist peaksite (et olla ettevaatlik) üle vaatama kasutajale antud load. Selleks klõpsake dialoogiboksi Kasutajad ja rollid vahekaarti Kasutajate loend, valige kasutaja ja seejärel klõpsake nuppu Vaata õigusi.

Kui QuickBooks kuvab dialoogiboksi View Permissions, valige kasutaja ja seejärel klõpsake nuppu Kuva, et näha vaatelubade akent, mis kuvab väga üksikasjaliku loendi sellest, mida kasutaja saab teha ja mida mitte.

(Valikuline) Vaadake oma rollimuudatused üle.

Kui muudate rolli õigusi, soovite tõenäoliselt ka need muudatused üle vaadata. Selleks klõpsake dialoogiboksis Kasutajad ja rollid vahekaarti Rollide loend, valige roll ja seejärel klõpsake nuppu Vaata õigusi. QuickBooks kuvab dialoogiboksi Vaata õigused teise versiooni, mis loetleb teie ja QuickBooksi seadistatud rollid.

Valige roll, mida soovite üle vaadata, ja seejärel klõpsake nuppu Vaata õigusi. QuickBooks kuvab akna View Permissions teise versiooni koos üksikasjaliku loendiga sellest, mida selle rolliga inimene saab teha ja mida mitte.

Kui olete kasutaja- ja rolliõiguste ülevaatamise lõpetanud, klõpsake avatud akende sulgemiseks nuppu Sule ja seejärel klõpsake nuppu Tühista või Sule, et sulgeda kõik avatud dialoogiboksid.

Sellest hetkest alates saab uus kasutaja kasutada QuickBooksi; tema õigused piirduvad aga teie täpsustatuga.

Raamatupidajad tahavad sageli näha konkreetsete kasutajate õigusi. See kehtib eriti siis, kui teie CPA auditeerib teid iga-aastaste sulgemiste osana. (Teid võidakse auditeerida, kui pank soovib näiteks auditeeritud finantsaruandeid.)

QuickBooksi aken View Permissions on lihtne viis nende andmete võrgus vaatamiseks ja kui soovite lubade teabe koopiat printida, peate vaid klõpsama akna nuppu Prindi.